Le logiciel de comptabilité est-il obligatoire ?

Afin de lutter contre la fraude et notamment la fraude à la TVA, il était prévu de rendre obligatoire l’utilisation de logiciels de comptabilité sécurisés à compter du 1er janvier 2018. Ces derniers auraient du répondre à de nombreuses conditions fixées par l’administration fiscale à compter de cette date. Cependant, le nouveau gouvernement a assoupli ce dispositif juste avant son entrée en vigueur. C’est donc l’occasion pour Compta-Facile de faire un point sur l’obligation d’avoir recours à un logiciel de comptabilité et de répondre à la question : est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de comptabilité ?

Le logiciel de comptabilité devait être obligatoire à compter du 1er janvier 2018…

Afin de lutter contre la fraude à la TVA, la Loi de Finances pour 2016 avait instauré, pour les entreprises l’obligation, d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité et/ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés.

Cette mesure visait :

• Toutes les entreprises personnes physiques (entreprises individuelles) ou personnes morales (sociétés) de droit privé ou de droit public ;
• Assujetties à la TVA mais pas forcément redevables (y compris celles bénéficiant d’exonération de TVA ou de la franchise en base de la TVA, comme les micro-entreprises) ;
• Et qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse.

L’administration fiscale imposait des conditions assez étendues. Le logiciel de comptabilité devait répondre à des normes :

• D’inaltérabilité (impossibilité de modifier les données par écrasement),
• De sécurisation (restitution obligatoire des données dans leur état d’origine),
• De conservation (centralisation et conservation des données pendant au moins 6 ans),
• Et d’archivage (archivage des données selon une périodicité inférieure ou égale à l’exercice comptable).

… Mais le logiciel de comptabilité ne sera finalement pas obligatoire

Face à l’inquiétude soulevée par cette nouvelle obligation (et notamment celle exprimée par les petites entreprises et notamment les micro-entreprises et auto-entreprises), le Ministre de l’Action et Comptes publics a diffusé un communiqué de presse le 15 juin 2017 dans lequel il promettait des assouplissements. Ces promesses ont été suivies d’effets :

La Loi de Finances pour 2018 a, en effet, recentré le dispositif de lutte anti-fraude sur les seuls logiciels et systèmes de caisse, à l’exclusion donc des logiciels de comptabilité et de gestion. Les logiciels de comptabilité sont placés hors du champ d’application de cette obligation.

En pratique, les micro-entrepreneurs placés sous la franchise en base de TVA n’auront pas, pour la plupart d’entre eux, à s’équiper d’un logiciel de comptabilité « anti-fraude ». Ils doivent, en revanche, continuer à remplir leurs registres obligatoires. En revanche, les micro-entrepreneurs redevables de la TVA qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation (essentiellement les opérations réalisées avec des particuliers) et qui enregistrent ces opérations au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse (les petits commerces de détail par exemple) doivent s’assurer que leur logiciel réponde bien aux conditions imposées par l’administration fiscale à compter du 1er janvier 2018.

La liste des produits certifiés par la norme NF 525 est accessible en cliquant sur le lien ci-contre : logiciels et systèmes de caisse anti-fraude [Cochez la case « par marque » et sélectionnez « NF logiciel gestion de l’encaissement (NF 525) »]

Toutefois, le logiciel de comptabilité demeure largement conseillé et même indispensable

Il convient enfin de souligner que le logiciel de comptabilité demeure indispensable pour les entreprises qui doivent tenir une comptabilité. En effet, l’obligation de tenir une comptabilité représente généralement l’élément déclencheur d’un investissement dans un logiciel comptable. Cette obligation concerne notamment :

• Toutes les sociétés commerciales (SARL, EURL, SAS, SASU, SNC, SA, SCA, SCS et SEL assimilées à des sociétés commerciales),
• Tous les entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale ou artisanale, à l’exception de ceux qui relèvent du régime « micro »,
• Certaines sociétés civiles, certaines associations et certains comités d’entreprise.

On notera ici que les professionnels libéraux exerçant leur activité en nom propre peuvent se limiter à appliquer les règles de la comptabilité de trésorerie (ou opter pour les règles de la comptabilité commerciale).

Au-delà de ces éléments, le logiciel de comptabilité est porteur d’avantages qu’il est important de connaître. Il permet notamment de gagner du temps et de limiter de risque d’erreur. Par ailleurs, il représente  un formidable outil de gestion et de pilotage des entreprises.

Conclusion : les logiciels de comptabilité homologués devaient être rendus obligatoires à compter du 1er janvier 2018. Toutefois, ils ne le seront finalement pas. En pratique, un logiciel de comptabilité demeure indispensable.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.