Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité ?

La gestion de la comptabilité d’une entreprise, quand elle est prise en charge totalement ou partiellement en interne, nécessite de s’équiper d’un logiciel comptable. Compta-Facile présente ici quelles sont les fonctionnalités de base qu’un logiciel de comptabilité doit proposer.

La gestion des journaux comptables

Le logiciel de comptabilité utilisé doit permettre de créer des journaux comptables et ne pas se limiter à l’utilisation de journaux de base.

En fonction de votre activité, vous devez pouvoir créer des journaux spécifiques. Il doit être au moins possible de créer des journaux de trésorerie (banque et caisse), des journaux d’achats et de ventes, et des journaux destinés à enregistrer les autres écritures (paie, TVA, opération de clôture…). Si vous avez un expert-comptable, vous pouvez également créer un journal d’opérations diverses. Il intégrera les écritures du professionnel.

La gestion des comptes généraux

Cette fonctionnalité est un peu similaire à ce que nous avons vu ci-dessus mais nous nous plaçons ici au niveau des comptes généraux.

Votre logiciel de comptabilité ne doit pas vous obliger à utiliser un plan comptable de base, vous devez avoir la possibilité de modifier les comptes généraux existants et d’en créer autant qu’il le faut.

L’utilisation des comptes auxiliaires

L’utilisation des comptes auxiliaires est une fonctionnalité très importante dans un logiciel de comptabilité, cela vous permet notamment :

• de ne pas utiliser qu’un seul compte comptable pour suivre vos fournisseurs, il sera possible de créer un compte fournisseur auxiliaire par partenaire,
• et même chose au niveau des comptes clients.

L’ensemble de ces comptes auxiliaires est ensuite rattaché au compte centralisateur lié, il s’agit des comptes 401 « Fournisseurs » et 411 « Clients » dans notre cas.

Dans les entreprises de taille importante, d’autres comptes peuvent également être auxiliarisés : le compte de rémunération du personnel par exemple, un compte auxiliaire sera créé par chaque salarié.

Le lettrage des comptes auxiliaires

Pour suivre efficacement les créances et les dettes de l’entreprise, et « archiver » les mouvements soldés (par exemple une dette fournisseur et son règlement), le logiciel de comptabilité doit permettre de lettrer les comptes auxiliaires.

Une fois le lettrage effectué, vous pourrez ainsi éditer le grand-livre (client, fournisseur ou autre) en ne retenant que les mouvements non lettrés. Cet état est très pratique pour suivre les comptes de vos clients ou, inversement, suivre les factures que vous devez encore payer, et détecter d’éventuels problèmes (facture impayée, erreur de comptabilisation, doublons…).

Les modèles d’enregistrements comptables

Un logiciel de comptabilité qui permet l’utilisation de modèles d’enregistrements comptables est très intéressant, notamment lorsque l’utilisateur n’est pas un comptable aguerri.

L’expert-comptable peut alors créer des modèles d’enregistrements comptables en fonction de l’activité de l’entreprise et des mouvements récurrents. La personne qui procède ensuite à l’enregistrement des pièces comptables n’aura qu’à aller chercher le modèle, puis à indiquer la date, la référence de l’opération (et tout autre renseignement nécessaire) et les montants figurant sur la facture dans les lignes proposées par le modèle.

Les éditions d’états comptables

Pour travailler sur votre comptabilité, vous devez être en mesure d’éditer des états comptables avec votre logiciel de comptabilité.

Normalement, vous devez être en mesure d’éditer :

• Le bilan et le compte de résultat provisoire,
• Le grand-livre général,
• Les grands-livres auxiliaires,
• La balance comptable générale,
• Les balances auxiliaires,
• Les balances âgées, qui permettent d’échelonner les créances et dettes en fonction de leur échéance, fonction très utile pour établir des budgets de trésorerie,
• Et la liste des comptes généraux et des comptes de tiers.

Il est intéressant de pouvoir borner l’édition au niveau des dates et/ou des comptes à éditer.

Les ouvertures / clôtures d’exercices et l’archivage des données

Le logiciel de comptabilité doit gérer efficacement les ouvertures et clôtures d’exercices comptables, ainsi que l’archivage des données.

Idéalement, vous devez avoir la possibilité de :

• Travailler sur l’exercice suivant sans devoir clôturer définitivement l’exercice en cours,
• Consulter la comptabilité des exercices clôturés définitivement,
• Bloquer l’exercice en cours afin d’interdire tout nouvel enregistrement comptable (important lorsque l’expert-comptable établi les comptes annuels),
• Procéder aux éditions obligatoires au titre de chaque exercice et à l’archivage des données.

Conseil : il est recommandé de stocker les sauvegardes d’exercices clôturés et les éditions comptables obligatoires sur plusieurs supports pour des questions de sécurité.

La sauvegarde des données

Pour des raisons de sécurité, votre logiciel de comptabilité doit vous permettre de réaliser des sauvegardes de votre comptabilité.

Conseil : il convient de prévoir périodiquement des tests de restauration des sauvegardes afin de vérifier que le processus fonctionne correctement, faute de quoi les sauvegardes sont inutiles. Il est également recommandé de dupliquer les sauvegardes et de les conserver sur des supports stockés en dehors de l’entreprise.

Les possibilités d’import et d’export de données

Il est intéressant d’avoir un logiciel de comptabilité qui permet d’importer et d’exporter des données vers d’autres applications. Cela permet notamment :

• D’intégrer un fichier d’écritures comptables que votre expert-comptable vous envoie (au lieu d’enregistrer manuellement ces écritures),
• D’exporter tout ou partie de votre comptabilité à l’expert-comptable,
• D’exporter des données de votre logiciel de comptabilité dans d’autres applications de gestion utilisées par l’entreprise,
• Et, inversement, d’importer des données de l’entreprise dans votre logiciel de comptabilité (fichier des ventes par exemple).

Il faut au minimum que votre logiciel de comptabilité permette d’importer et d’exporter des données en format excel ou texte.

La génération du fichier des écritures comptables (FEC)

Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises doivent être en mesure de produire à l’administration fiscale, en cas de vérification de comptabilité, un fichier des écritures comptables, regroupant l’ensemble des enregistrements effectués dans le système comptable.

La conformité à la réglementation fiscale

La loi de Finances pour 2017 prévoyait d’obliger les entreprises dotées d’un logiciel de comptabilité enregistrant les règlements de clients à vérifier à ce qu’il réponde à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivages des données définies par l’administration fiscale. La loi de Finances 2018 a toutefois supprimé cette mesure. Le logiciel de comptabilité n’est donc pas obligatoire. En revanche, les dispositions s’appliquent bien à tous les logiciels et systèmes de caisse depuis le 1er janvier 2018.

Conclusion : le choix d’un logiciel de comptabilité nécessite de réfléchir préalablement aux fonctions de base dont vous aurez besoin et de les lister, ce qui vous permettra d’affiner votre recherche. Mais, quoiqu’il en soit, il est préférable de comparer différentes solutions comptables avant de s’engager avec un éditeur.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.