Comment utiliser un logiciel de comptabilité ?

Lorsqu’une entreprise assume au moins une partie de sa comptabilité en interne, elle doit s’équiper d’un logiciel de comptabilité. L’utilisation d’une telle solution de gestion nécessite certaines précautions. Par ailleurs, certaines astuces permettent de gagner du temps. Compta-Facile vous dévoile tous les conseils en la matière en répondant à la question : comment utiliser un logiciel de comptabilité ?

Paramétrer correctement le logiciel de comptabilité

Pour réduire les différents risques d’erreurs qui existent, il faut profiter de toutes les fonctionnalités du logiciel de comptabilité. Effectuer un paramétrage complet et correct permettra de l’utiliser efficacement. Cela se matérialise notamment par :

• Le remplissage exhaustif de toutes les données relatives à l’entreprise (dénomination sociale, siège, numéro SIRET, régime d’imposition à la TVA, taux de TVA applicables, régime de taxation des bénéfices, date d’ouverture et de clôture de l’exercice comptable, etc.) ;
• La configuration de profils adaptés aux responsabilités de l’utilisateur en question (restrictions en matière de droits d’accès notamment) ;
• Le choix du plan de comptes applicable à l’entreprise et la personnalisation de certains libellés de comptes ;
• La création et la personnalisation de comptes de tiers auxiliaires (clients, fournisseurs et salariés) centralisés dans des comptes généraux ;
• L’ouverture de journaux auxiliaires destinés à recueillir les enregistrements comptables (journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de caisse, journal des opérations diverses, etc.) ;
• La planification de sauvegardes automatiques selon une fréquence définie à l’avance (semaine, mois, trimestre, semestre…)

Optimiser le processus de saisie du logiciel de comptabilité

Une fois que les paramétrages ont été réalisés, l’entreprise va devoir saisir ses pièces comptables dans la solution de gestion qu’elle utilise. Ce travail est généralement rébarbatif et ne génère, à priori, que très peu de valeur ajoutée. Toutefois, il faut avoir à l’esprit que les données saisies sont importantes. Elles représentent, en effet, la matière première des états financiers de l’entreprise. Cela étant dit, certaines astuces permettent de gagner du temps lors de l’utilisation du logiciel de comptabilité.

L’import – export de données

En premier lieu, il est important de vérifier s’il est possible d’intégrer automatiquement des données dans le logiciel de comptabilité depuis une autre solution de gestion. Il peut notamment s’agir :

• De déverser automatiquement toutes les écritures de ventes depuis un logiciel de facturation,
• D’intégrer les écritures d’achats et de ventes depuis un logiciel de gestion commerciale,
• De comptabiliser automatiquement les écritures de TVA depuis le module de télédéclaration de la taxe,
• Et de récupérer les relevés bancaires à l’aide d’un procédé spécifique mis en place avec l’établissement bancaire…

Plusieurs possibilités existent : l’intégration immédiate lorsque les logiciels de gestion sont accessoires au logiciel de comptabilité (c’est-à-dire qu’ils constituent des modules du logiciel comptable) ou l’intégration par export – import au moyen de la génération d’un fichier.

La création de guides de saisie

En pratique, il est extrêmement rare de parvenir à automatiser l’ensemble du processus de saisie comptable. Un minimum de mouvements devront être traités manuellement. Pour faciliter ce travail fastidieux, il est possible de créer des guides de saisie personnalisés. Ces derniers vont décliner automatiquement les comptes de gestion mouvementés (ainsi que le compte de TVA) en fonction du compte de bilan renseigné (compte client débité ou compte fournisseur crédité).

Il est également possible, dans la plupart des cas, de prévoir un calcul automatique de la TVA et du montant hors taxes, en fonction du montant « toutes taxes comprises » renseigné par l’utilisateur.

La mise en place d’un lettrage automatique

Les entreprises devant appliquer les règles de la comptabilité commerciale comptabilisent les créances dès qu’elles sont acquises et les dettes dès qu’elles sont engagées, peu importe que le paiement intervienne immédiatement ou non. Cette particularité multiplie le nombre d’écritures comptables et nécessite, pour chaque facture, de la rapprocher de son dénouement financier, c’est-à-dire de son paiement. Ce rapprochement s’appelle un lettrage. Il est, par défaut, effectué manuellement.

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut permettre de gagner du temps dans l’exécution d’un lettrage. Il comporte généralement une fonction de lettrage automatique qui peut s’avérer intéressante lorsque l’entreprise utilise judicieusement ses comptes auxiliaires et qu’elle édite des factures de montants différents (rarement identiques).

Préparer efficacement la clôture des comptes

Les échanges avec l’expert-comptable

Le logiciel de comptabilité doit permettre d’exporter les données afin, notamment, que l’expert-comptable de l’entreprise puisse les exploiter et les retravailler.

Ce professionnel pourra, par exemple, enregistrer les opérations de fin d’année (opérations d’inventaire), réviser les comptes et retransmettre les données à l’entreprise qui réalisera, à son tour, une importation de fichiers.

La clôture de l’exercice comptable

Le logiciel de comptabilité gère les ouvertures et les clôtures des différents exercices comptables. Il comprend également une fonction d’archivage des données.

Une solution de gestion offre la possibilité de travailler sur l’exercice comptable suivant sans avoir clôturé de façon définitive l’exercice en cours. Cette fonctionnalité est pratique car elle permet de ne pas laisser s’écouler un laps de temps trop important entre la fin d’un exercice et le démarrage de la saisie sur le nouvel exercice.

Lorsque l’expert-comptable révise les comptes, certains logiciels autorise le blocage de l’exercice en cours afin d’interdire l’inscription de nouveaux enregistrements dans les comptes.

Enfin, une fois l’exercice comptable clôturé, la comptabilité reste tout de même accessible en mode « consultation ». Cela signifie qu’aucune écriture ne pourra être enregistrée mais que celles existantes pourront être consultées à l’écran, voire imprimées.

Les sauvegardes informatiques

Une bonne utilisation d’un logiciel comptable impose d’effectuer régulièrement des sauvegardes. Cependant, sauvegarder n’est pas suffisant en soi. Il faut également tester les fichiers au cours de restaurations de sauvegardes. L’outil de maintenance du logiciel joue un rôle clé à ce sujet. A minima, une sauvegarde complète doit au moins être effectuée une fois par an, après que les comptes aient été clôturés.

En pratique, on conseille généralement de conserver les sauvegardes à deux endroits différents ou sur des supports distincts. Il pourra s’agir d’un disque dur et d’un Cloud par exemple.

Conclusion : pour bien utiliser un logiciel comptable, il est, tout d’abord, indispensable de le paramétrer complètement et convenablement. Ensuite, il faut se servir de toutes les fonctionnalités qu’il propose : import/export, guides de saisie, lettrage automatique. Au passage, il est nécessaire d’effectuer fréquemment des sauvegardes. Enfin, il convient de préparer la clôture de l’exercice et notamment les échanges avec l’expert-comptable.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.