Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation ?

La facturation est un domaine qui touche toutes les entreprises. Certaines choisissent de gérer ce processus au moyen d’une solution « maison » c’est-à-dire à l’aide de tableurs ou de facturiers papier tandis que d’autres optent pour un logiciel de facturation (qu’il soit installé en monoposte ou accessible sur Internet en mode SaaS). Compta-Facile dévoile les 5 avantages d’un logiciel de facturation :

1. La centralisation des données clients
2. Le respect des règles encadrant la facturation
3. La réduction du risque d’erreurs
4. Une gestion plus efficace de l’entreprise
5. Un gain de temps significatif

Avantage n° 1 : Centraliser la base de données « clients »

C’est le premier avantage du logiciel de facturation. Il va, en effet, permettre à l’entreprise de centraliser toutes les fiches « clients » de l’entreprise en répertoriant des informations essentielles du partenaire : son adresse, les conditions tarifaires qu’il a négociées, le taux de TVA applicables, les modalités de facturation, etc.

Lorsqu’il est correctement paramétré, ce logiciel assure l’unicité de l’information ; cela signifie qu’il permet d’éviter l’apparition de doublon (fiches clients ayant une appellation quasi-identique mais des conditions tarifaires différentes par exemple). Attention toutefois, il faut, dans la mesure du possible, éviter à devoir saisir une nouvelle fois les informations dans un autre logiciel et notamment dans un logiciel de comptabilité ou un logiciel de gestion commerciale.

Avantage n° 2 : Respecter les règles liées à la facturation

La facturation est un processus assez complexe, régi par des règles en constante évolution. Utiliser un logiciel de facturation permet d’être en conformité avec toutes les obligations législatives et réglementaires en vigueur. Ce type de solution permet notamment de :

• N’oublier aucune des mentions obligatoires imposées par la Loi (identification des entreprises, date d’émission, taux de TVA, délai de paiement,  taux des pénalités de retard…) ;
• Respecter les principes de numérotation des factures (attribution d’un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans aucun trou) ;
• Ne pas supprimer des factures à posteriori (et plutôt d’établir un avoir pour annuler la facture correspondante) ;
• Bien classer ses factures (un stockage en ligne permettra notamment d’avoir accès aux factures depuis n’importe quel matériel informatique).

Il faut avoir à l’esprit que l’entreprise s’expose à des sanctions importantes si elle omet certaines mentions dans ses factures ou insère des mentions incomplètes et/ou inexactes.

Avantage n° 3 : Ne plus faire d’erreurs

Le logiciel de facturation est un programme informatique qui automatise le processus. De ce fait, de nombreuses données sont reportées et calculées automatiquement sans intervention humaine. Cela limite grandement le risque d’erreur ; citons notamment :

• Le report automatique du taux de TVA applicable au client, en fonction des données figurant dans sa fiche,
• L’insertion automatique de son adresse telle qu’elle figure dans sa fiche,
• L’application automatique d’une remise consignée dans la fiche client,
• Le calcul automatique du montant hors taxes du, en fonction des quantités vendues, de la TVA et du montant TTC.

Par ailleurs, il atténue le risque d’oubli de facturation puisque le logiciel conserve des traces de toutes les opérations effectuées (présence d’un devis comportant une date d’acceptation, signature d’un bon de livraison, etc.).

Avantage n° 4 : Mieux suivre l’évolution des affaires

La plupart des logiciels de facturation (mais pas tous) comportent un module permettant de suivre le recouvrement des créances c’est-à-dire le paiement des factures de vente. Cette fonctionnalité est indispensable. Elle automatise la gestion du poste « clients » et notamment celle des impayés à l’aide de messages d’alerte ou de notifications apparaissant à l’écran afin de signaler les factures non payées à l’échéance prévue. Une fois encore, cela suppose que le paramétrage du logiciel de facturation ait correctement été effectué. Certaines solutions offrent la possibilité de relancer automatiquement les clients qui n’ont pas réglé leur(s) facture(s) dans les temps, par email.

Par ailleurs, d’autres modules peuvent venir enrichir le logiciel de facturation et faciliter le suivi de l’évolution des affaires. Il s’agit de solution d’édition de tableaux de bord mettant, par exemple, en avant le chiffre d’affaires facturé sur une période, le chiffre d’affaires encaissé sur la même période, le (ou les) produit(s) le(s) plus vendu(s), le délai de paiement moyen des clients, etc.

Avantage n° 5 : Gagner du temps

Enfin, le dernier avantage procuré par l’utilisation d’un logiciel de facturation (et non l’un des moindres) est qu’elle fait gagner à l’entreprise un temps précieux que cette dernière pourra consacrer à d’autres tâches, plus créatrice de valeur et de business ; le développement des affaires notamment. Ce gain de temps est généré par :

• La création de modèles de documents permettent d’établir des factures rapidement ;
• La transformation rapide des documents (devis > bon de commande > bon de livraison > facture) ;
• L’envoi quasi-instantané des éléments par voie dématérialisée (transmission des factures, relance pour retard de paiement, etc.) ;
• Le lien potentiel existant avec le logiciel de comptabilité et permettant de déverser automatiquement toutes les factures dans les comptes.

Conclusion : le logiciel de facturation présente une multitude d’avantages. Il permet de centraliser les données « clients », de respecter toutes les obligations légales, de gagner un temps précieux, d’accroître la fiabilité des informations et de mieux gérer son entreprise.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.