Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation permet de gérer tout ou partie du processus de facturation d’une entreprise. Ses fonctionnalités sont plus ou moins étendues selon la gamme choisie par l’entreprise. Elles peuvent aller de la simple gestion des devis et des factures à la gestion intégrale des opérations : établissement des devis, transformation en factures, envoi automatisé des documents, suivi des clients, gestion des relances et édition de tableaux de bord. Compta-Facile fait un point complet et répond à la question : quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de facturation ou, autrement dit, à quoi sert-il ?

La fonctionnalité principale du logiciel de facturation : gérer les devis et les factures

Le logiciel de facturation est un outil informatique permettant de faciliter la gestion commerciale des devis et des factures d’une entreprise. Il simplifie grandement le processus grâce à l’automatisation de la gestion des flux et du traitement des documents : un devis se transforme en bon de commande, qui évolue ensuite en bon de livraison et qui finit par être converti en facture. Le logiciel de facturation remplace notamment le facturier papier où toutes les informations doivent être renseignées à la main, source d’erreur en tout genre.

La gestion des factures, à minima

Il existe de très nombreuses solutions de facturation, qu’elles soient utilisables en ligne ou sur un matériel informatique. Les éditeurs de logiciel proposent généralement différentes gammes afin de couvrir au mieux les besoins des entreprises (un consultant n’ayant, par exemple, pas les mêmes besoins en matière de facturation qu’une entreprise d’e-commerce). Ainsi, un logiciel de facturation permet, à minima, d’établir des factures en bonne et due forme. La facturation comprend notamment :

• L’identification précise du client et de l’entreprise émettrice,
• L’incrémentation automatique des numéros de factures (attribution d’un numéro unique et suivi chronologique),
• Le calcul automatique des sous-totaux et des totaux,
• L’insertion de toutes les mentions obligatoires prescrites par la loi…

Parfois, il permet d’envoyer de façon dématérialisée les factures au client concerné, s’il a communiqué au préalable son adresse email.

Au mieux, la gestion complète du processus de facturation

Les logiciels de facturation les plus complets permettent de gérer l’intégralité du processus de facturation d’une entreprise. Comme cela a été présenté ci-dessus, il va être question de suivre les opérations allant de l’établissement du devis jusqu’au paiement de la facture correspondante :

Une intervention est nécessaire, à chaque étape, pour transformer le document concerné (validation du devis, acceptation du bon de commande, signature du bon de livraison…).

Par ailleurs, un lien peut, dans certains cas, être établi avec le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Grâce à ce lien, toutes les factures contenues dans le logiciel de facturation se déversent dans le logiciel comptable. Les données s’incrémentent automatiquement et les écritures comptables s’enregistrent sans intervention humaine (ou avec une intervention limitée).

Les autres fonctionnalités du logiciel de facturation

Un logiciel de facturation peut aussi être enrichi d’autres fonctionnalités, comme le suivi des encaissements ou la gestion des affaires. D’autres développements peuvent, dans certains cas, être effectués sur mesure.

Le suivi des clients

Le logiciel de facturation permet à l’entreprise de se constituer une base de clients comportant de nombreuses informations à leur sujet : coordonnées, conditions tarifaires applicables, taux de TVA en vigueur, etc. C’est le logiciel qui centralise en général toutes ces informations et qui garantie l’unicité de l’information.

Sur le plan financier, il peut permettre de suivre le dénouement des opérations c’est-à-dire l’encaissement des créances clients. Il met en évidence les retards de paiement et gère les impayés en générant des relances. Certains logiciels gèrent même les relances de façon automatique.

Le suivi des affaires

La facturation a un lien direct avec l’activité d’une entreprise. Elle en dégage une notion essentielle que représente le chiffre d’affaires : c’est la somme des totaux « hors taxes » figurant sur toutes les factures qu’a établies une entreprise. En ce sens, le logiciel de facturation peut permettre de suivre l’évolution des affaires grâce à l’édition de tableaux de bord simplifiés.

Les informations qui vont y figurer sont, en général, relativement basiques : chiffre d’affaires facturé, chiffre d’affaires encaissé, délai de paiement client moyen, top 10 ou 5 des ventes, etc.

Conclusion : un logiciel de facturation permet au minimum de faire des devis et d’éditer des factures. D’autres modules accessoires peuvent l’enrichir. Ces derniers n’en demeurent pas moins essentiels, comme le suivi des clients ou le suivi des affaires.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.