Comment changer de logiciel de facturation ?

Que ce soit pour des raisons qui lui sont propres ou en vertu de contraintes lui sont imposées, une entreprise peut être amenée à changer de logiciel de facturation. Cette démarche, très délicate, doit respecter un certain nombre d’étapes pour être couronnée de succès. Compta-Facile s’attarde ici au changement de logiciel de facturation et répond aux questions :

• Pourquoi changer de logiciel de facturation ?
• Comment se préparer à un changement de logiciel de facturation ?
• Quelles sont les étapes pour changer de logiciel de facturation ?

Pourquoi changer de logiciel de facturation ?

Le changement de logiciel de facturation peut être initié par l’entreprise elle-même ou bien lui être imposé par un facteur externe. Les motifs divergent selon le cas.

Motivations internes d’un changement de logiciel de facturation

Le changement de logiciel de facturation peut avoir différentes motivations internes :

• L’évolution des besoins de l’entreprise ou l’inadaptation du logiciel actuel à ses besoins ;
• Le mécontentement exprimé par l’entreprise vis-à-vis de l’utilisation de son logiciel ;
• L’intégration du processus de facturation dans un progiciel de gestion intégré (PGI) ;
• L’application d’une décision de groupe dans laquelle la société mère impose sa propre solution de gestion à ses filles.

Motivations externes d’un changement de logiciel de facturation

En pratique, deux motivations externes peuvent contraindre une entreprise à changer de logiciel de facturation :

• La liquidation de l’entreprise qui édite le logiciel ou l’arrêt de la commercialisation du produit ;
• L’évolution des systèmes d’exploitation de l’entreprise (et plus globalement les évolutions technologiques).

Comment se préparer à un changement de logiciel de facturation ?

Réussir son changement de logiciel de facturation nécessite une bonne préparation en amont. Deux règles très simples s’appliquent : attendre la bonne période et se faire aider.

Choisir la bonne période pour changer de logiciel de facturation

Le logiciel de facturation est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. Il permet d’automatiser, de fiabiliser et de sécuriser le processus de facturation. Changer une solution de gestion aussi importante n’est pas une décision à prendre à la légère. Il faut absolument choisir une période propice au changement.

Cela peut être, par exemple, le passage à un nouvel exercice comptable ou encore la fin d’une période à forte activité (en cas d’activité saisonnière) et l’entrée dans une période relativement calme. L’idéal est de cumuler les deux. Cette solution présente deux intérêts :

• Les factures établies au titre de l’exercice comptable sont effectuées sur le même logiciel ;
• L’entreprise, ses dirigeants et ses conseillers auront du temps à consacrer aux imprévus et ne devront pas gérer les problèmes générés par la transition dans l’urgence.

Se faire aider par son expert-comptable

Lorsque l’entreprise a recours à un expert-comptable, il est fondamental qu’elle lui demande son avis avant de se lancer dans une migration. Ce professionnel sera en mesure de l’accompagner dans cette démarche de changement de logiciel de facturation.

L’expert-comptable pourra notamment aider l’entreprise à identifier une solution qui convient à ses besoins et qui est également compatible avec le logiciel de comptabilité qu’elle utilise (ou que lui utilise), par exemple. Enfin, il vérifiera les différentes possibilités d’exports de données afin de réinjecter les informations automatiquement dans le nouveau logiciel.

Quelles sont les étapes à suivre pour changer de logiciel de facturation ?

La procédure de changement de logiciel de facturation se caractérise par d’importantes étapes. Les voici.

Vérifier les possibilités d’exports de l’ancien logiciel

Le logiciel de facturation utilisé avant le changement peut contenir un module d’export de données. Cette fonctionnalité est intéressante puisqu’elle va permettre de regrouper toutes les informations que le logiciel contient (son paramétrage notamment) dans des fichiers informatiques qui seront ensuite injectés automatiquement dans le nouveau logiciel. Un gain de temps considérable est généré, ainsi qu’une diminution du risque d’erreur lié à la saisie manuelle.

Dans le cas contraire, l’entreprise perdra toutes ses données et devra les saisir de nouveau dans la nouvelle solution choisie. L’idéal étant, bien évidemment, que l’ancien logiciel soit doté d’un tel module.

Déterminer les besoins précis de l’entreprise

L’entreprise doit évaluer avec précision l’étendue de ses besoins dans la procédure de choix du nouveau logiciel de facturation. Pour cela, elle doit répondre à une multitude de questions dont les plus importantes sont :

• A-t-elle besoin de gérer uniquement sa facturation ? Ou également sa gestion commerciale ?
• Quel budget l’entreprise a-t-elle à consacrer à cette nouvelle acquisition ?
• Quels sont les souhaits en matière d’utilisation (nombre d’utilisateurs, personnalisation des documents…) ?
• La solution est-elle compatible avec le logiciel de comptabilité (déversement automatique des factures) ?
• L’entreprise souhaite-t-elle avoir un accès sur Internet (mode SaaS) ou installer directement le logiciel sur son matériel informatique, autrement dit, envisage-t-elle de l’acheter ou de le louer ?

L’entreprise pourra concevoir spécialement à cet effet une check-list complète.

Prendre le temps de sélectionner le nouveau logiciel

Les entreprises engagées dans une démarche de changement de logiciel ne doivent pas vouloir aller trop vite. Elles doivent, au contraire, prendre le temps d’étudier les diverses solutions qui s’offrent à elles. Il est opportun d’établir un cahier des charges et de veiller à le respecter mais les objectifs fixés doivent être réalistes.

La comparaison de plusieurs logiciels de facturation présents sur le marché est indispensable, tant sur le plan des caractéristiques générales de l’offre (tarifs, présence d’un SAV, coût des mises à jour du logiciel et de la maintenance) qu’au niveau des fonctionnalités précises du logiciel (gestion des devis, édition des factures, suivi du recouvrement, gestion des impayés, etc.). Si l’éditeur le permet, une phase de test est particulièrement intéressante pour l’entreprise. Par ailleurs, une analyse des coûts de transfert s’impose.

Si l’entreprise s’oriente vers un logiciel de facturation en ligne, elle doit connaître le lieu d’implantation des serveurs de l’éditeur. Il vaut mieux qu’il stocke ses données en France ou dans un pays membre de l’Union Européenne, et pas à l’étranger.

Former le personnel à l’utilisation du nouveau logiciel

Le nouveau logiciel de facturation est sélectionné. C’est un bon point mais cela ne suffit pas : il convient de s’assurer que les responsables qui vont l’utiliser le fassent correctement, c’est-à-dire conformément à l’usage prévu à l’origine. C’est pourquoi il faut maintenant former le personnel à l’utilisation de la nouvelle solution. Cela permettra de clarifier de nombreux points, notamment en matière d’installation ou de paramétrage.

Les formations dispensées devront être adaptées au public qu’elles visent et, le cas échéant, aux autorisations que les personnes détiennent en matière d’utilisation du logiciel.

Injecter les données dans le nouveau logiciel de facturation

C’est l’une des étapes les plus délicates d’un changement de logiciel de facturation. Si l’ancien logiciel le permettait, un fichier d’export a pu être généré. Ce dernier s’insère directement dans la nouvelle solution de gestion. Des retraitements s’avèrent parfois nécessaires.

A l’occasion de ce transfert, il peut être opportun de nettoyer les données afin d’en supprimer une partie ou encore d’en harmoniser certaines (suppression de données inutiles, correction d’informations inexactes, simplification de fiches « produits » ou « clients », etc.).

Dans la mesure du possible, il convient de conserver l’ancien logiciel de facturation afin de pouvoir consulter les anciens documents en cas de besoins et de rebasculer sur l’ancien système en cas de problème.

Conclusion : d’importantes précautions doivent être prises en cas de changement de logiciel de facturation. L’entreprise doit faire un point sur ses besoins et elle doit prendre le temps de sélectionner une solution adaptée à ces derniers. Enfin, elle a tout intérêt à se préparer et à anticiper au mieux les problèmes qui pourraient apparaître.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.