Comment choisir son logiciel de caisse (logiciel point de vente) ?

Comment choisir son logiciel de caisse ? Cette question, beaucoup de commerçants se la posent. Voici les conseils de Compta-Facile pour choisir le logiciel de caisse qui convient le mieux à ses besoins.

A quoi sert un logiciel de caisse ou un logiciel point de vente ?

Utilité d’un logiciel de caisse

Un logiciel de caisse est une solution adaptée aux commerces de détails et notamment aux activités suivantes : bar, restaurant, magasin (chaussures, habillement, articles de sport), salon de coiffure, épicerie, boucherie, boulangerie, etc. Il sert de preuve en matière comptable et fiscale.

Il existe de nombreuses solutions de gestion de la caisse, les principales d’entre elles étant EBP, Ciel, Sage et CEGID. Elles sont parfois déclinées par type d’activité.

Fonctionnalités d’un logiciel point de vente

Un logiciel de caisse comprend généralement deux volets :

• un premier qui est assimilé à un logiciel de gestion commerciale ;
• un second qui représente une interface de vente (logiciel couplée à une caisse enregistreuse permettant de gérer les encaissements au comptoir).

L’étendue de ses fonctionnalités dépend de la gamme choisie (et donc implicitement de son prix). Il permet généralement de :

• gérer les fichiers « clients », « fournisseurs », « articles » et « stocks »,
• gérer les stocks et leur évolution en fonction des ventes et des ré-approvisionnements,
• générer des tickets de caisse et des tickets récapitulatifs (tickets « Z » mensuels, trimestriels ou annuels),
• suivre et analyser les ventes de l’entreprise : montant du panier moyen, indication de statistiques de ventes par vendeur.

Comment bien choisir son logiciel de caisse (logiciel point de vente) ?

Avant toute chose, il est nécessaire pour l’entrepreneur de faire le point sur :

• Ses besoins précis (en fonction de son métier, la taille de son entreprise, son matériel, la typologie de ses gammes d’articles, etc.),
• Et son budget (montant qu’il est prêt à investir pour l’acquisition de son logiciel de caisse).

Adéquation entre les fonctionnalités du logiciel et l’activité de l’entreprise

C’est le point le plus important à étudier ; un épicier n’a pas les mêmes besoins qu’un restaurateur. Il convient d’étudier la solution proposée par l’éditeur et de vérifier son adéquation avec les besoins générés par l’activité. Un restaurateur devra opter pour un logiciel de caisse qui prend les commandes à distance, permet de générer des notes, de gérer les menus ainsi que les stocks. Un épicier devra choisir celui qui permet de gérer ses stocks, lire les codes barres, organiser l’inventaire, etc.

Respect de la législation

Le logiciel de caisse doit être à jour de la législation en vigueur et de ses évolutions (changement de taux de TVA ou ajout de mentions légales par exemple). L’éditeur de logiciel doit effectuer une « veille » et proposer des mises à jour en temps réel du logiciel de caisse (par téléchargement automatique de préférence). Il devra, par exemple, être livré avec l’attestation demandée par l’administration fiscale en cas de contrôle. Depuis le 1er janvier 2018, tous les logiciel de caisse doivent être homologués.

Ergonomie du logiciel de caisse

Il est essentiel de sélectionner un logiciel de caisse avec lequel l’entrepreneur et son équipe se sentent à l’aise quant à son utilisation. Une ergonomie claire et épurée doit être privilégiée. Il est capital que la navigation soit fluide.

Le rapport qualité-prix

Il ne faut se leurrer : la qualité a un prix. Il est toujours possible de trouver moins cher, mais cela passe généralement (et malheureusement) au détriment de la qualité. Sur ce point, nous conseillons simplement de ne pas fonder son jugement uniquement en fonction du prix mais d’effectuer un rapport qualité / prix.

Coût global du logiciel de caisse

Il convient d’analyser le coût total de l’équipement. En effet, certains éditeurs proposent un tarif attractif mais il ne tient pas compte des frais de mise à jour, du coût de l’éventuelle hot-line, des coûts de maintenance, etc.

Notoriété de l’éditeur du logiciel de caisse

Il faut s’assurer que l’éditeur soit sérieux, reconnu dans son domaine et surtout qu’il héberge ses données sur un espace sécurisé (notamment en cas de recours au mode SaaS). Il vaut mieux qu’il implante ses serveurs en France ou tout au moins dans l’Union Européenne. Son ancienneté s’apprécie également. Le nombre de commerçants qu’il équipe peut également constituer un gage de fiabilité.

Conclusion : le choix d’un bon logiciel de caisse est essentiel, tant pour la bonne organisation de l’entreprise que pour sa mise en conformité avec la législation.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.