La comptabilisation des cautions et dépôts de garantie
Les cautions versées ainsi que les dépôts de garantie suivent un traitement comptable particulier. Compta-facile vous propose une fiche complète abordant leur comptabilisation.
1. Comptabilisation du versement de cautions et de dépôts de garantie
Les cautionnements et dépôts de garantie versés à des tiers sont enregistrés en immobilisations financières. Ils représentent des sommes demeurant indisponibles jusqu’à la réalisation d’une condition suspensive. Il pourra s’agir, par exemple, de loyer d’avance en garantie, de cautions particulières.
Voici l’écriture de comptabilisation d’une caution ou d’un dépôt de garantie :
- On débite le compte 2751 « Dépôts » ou le compte 2755 « Cautionnements » ;
- Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations ».
Remarque : les dépôts se rapportent à des choses mobilières tandis que les cautionnements concernent des obligations. Par ailleurs, le compte 275 « Dépôts et cautionnements versés » peut être utilisé pour comptabiliser une retenue de garantie dans le cadre d’une opération d’affacturage (sous certaines conditions).
Certains plans comptables professionnels prévoient la création d’un sous compte 2756 « Fonds de garantie » afin d’enregistrer les fonds de garantie des emprunts.
Exemple : une entreprise signe un bail commercial le 01/07/N prévoyant le versement d’un loyer mensuel de 10 000 euros HT (à échoir). Une caution égale à 3 mois de loyer est également demandée. Voici l’écriture de comptabilisation de la caution : débit du compte 2755 « Cautionnements » par le crédit du compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations » pour la somme de 30 000 euros.
2. Comptabilisation de la dépréciation des dépôts et cautionnements
Lorsque le recouvrement des cautions et dépôts de garantie s’avère compliqué, il peut être déprécié. Voici comment comptabiliser la dépréciation :
- On débite le compte 68662 « Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations financières » ;
- Et on crédite le compte 2975 « Provisions pour dépréciation des dépôts et cautionnements ».
3. Comptabilisation d’une perte de caution ou de dépôt de garantie
Lorsque le recouvrement de la caution ou du dépôt de garantie est définitivement perdu, il convient de sortir l’immobilisation financière de l’actif :
- On débite le compte 6756 « Valeurs comptables des éléments d’actifs cédés – immobilisations financières » ;
- Et on crédite le compte 275 « »Dépôts et cautionnements versés ».
Dans ce dernier cas, dans l’hypothèse où les dépôts et cautionnements avaient fait l’objet d’une dépréciation, il conviendra de la reprendre :
- On débite le compte 2975 « Provisions pour dépréciation des dépôts et cautionnements » ;
- Et on crédite le compte 78662 « Reprises sur provisions pour dépréciation des immobilisations financières ».
Conclusion : Les dépôts et cautionnements versés doivent être comptabilisés au débit du compte 275. En cas de doute quant à leur recouvrement, ils peuvent faire l’objet d’une dépréciation. En cas de perte définitive, ils doivent être sortis du patrimoine de l’entreprise.
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16 commentaires
Math
Bonjour.
Merci pour votre article et plus généralement pour votre site. Je comprends votre logique de l'utilisation du compte 404 pour l'enregistrement du dépôt mais je n'en vois pas vraiment l'utilité, d'autant plus qu'en l'état, le versement ne me semble pas complètement enregistré. Ne faut-il pas plutôt directement enregistrer le versement du dépôt en créditant le compte 512 dans le journal de banque ?
Thibaut Clermont
Bonjour. Pour être puriste, la logique comptable voudrait que l'on enregistre :
- d'une part la facture du dépôt de garantie (débit du compte 275 et crédit du compte 404) dans un journal d'achat ;
- d'autre part le paiement de cette facture (débit du compte 404 et crédit du compte 512) dans un journal de banque.
Mais, en pratique, de nombreuses personnes comptabilisent directement l'écriture suivante : débit du compte 275 et crédit du compte 512.
J'espère avoir répondu à votre question. Bonne soirée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Math
Merci de votre retour, c'est plus clair.
Cordialement.
Brahim
Merci pour cet article !
Marie-Charlotte
Bonjour. Je me permets de vous contacter car j'ai besoin de vos lumières. Que se passe-t-il au niveau comptable dans le cas inverse, c'est-à-dire lorsque nous recevons une garantie de la part d'un fournisseur ? Merci pour votre aide. Marie-Charlotte
Thibaut Clermont
Bonjour. Pour comptabiliser un dépôt de garantie reçu, il convient tout simplement de :
J'espère avoir répondu à votre question. Bon après-midi. Cordialement, Thibaut Clermont.
Mike
Bonjour,
Comment comptabilise-t-on le remboursement de la caution ? Doit-on passer par un 775 (ou 776) pour la restitution et un 675 pour solder le 275, ou bien peut-on directement comptabiliser au crédit du 275 le remboursement ? Merci d'avance. Mike
Thibaut Clermont
Bonjour,
En pratique, il existe les deux traitements. Certains logiciels de comptabilité soldent le compte 275 par le débit du compte 6756 "valeur nette comptable des immobilisations financières cédées" et constatent le remboursement de la caution en créditant le compte 7756 "produits des cessions d'immobilisations financières". Mais ce traitement comptable ne fait apparaître généralement aucune plus-value (les cautions sont fréquemment remboursées pour leur valeur d'origine). De ce fait, dans la plupart des cas, le compte 275 "dépôts et cautionnements versés" est crédité directement. Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Isabelle
Bonjour,
L'EDF nous demande lors des renouvellements des contrats, un dépôt de garantie, calculé en fonction de la consommation annuelle. Le montant de ce dépôt a été enregistré dans le compte EDF 606110, et non dans les comptes 2751 et 404. Y a t' il des conséquences pour le bilan ? Merci beaucoup.
Thibaut Clermont
Bonjour,
En effet, ce traitement comptable erroné n'est pas sans conséquences sur votre bilan. Il a été comptabilisé en charges (il est donc venu minorer votre résultat comptable et résultat fiscale imposable) alors qu'il aurait dû être comptabilisé dans un compte de bilan (sans impact sur le compte de résultat). Il est nécessaire de l'enregistrer dans un compte 275 "Dépôts et cautionnements versés" dans la mesure où il sera remboursé lors de la résiliation future de votre contrat d'électricité. Si ce dépôt n'est pas remboursable, vous pouvez effectivement le comptabiliser en charges. En espérant avoir répondu à vos questions. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Zebio
Bonjour,
Ayant déposé une caution de 250€ HT pour un local commercial, comment dois-je l'enregistrer ?
J'ai compris qu'à priori je devais passer les écritures suivantes : Débit du compte 2755 "Cautionnement" par le crédit du compte 404 "Fournisseurs d'immobilisations" pour 250 euros. Lors du règlement : débit du compte 404 "Fournisseurs d'immobilisations" par le crédit du compte 512 "Banque".
Ai-je correctement comptabilisé mes loyers ? Voici les écritures :
- Crédit du compte 401 "Fournisseurs" pour 300
- Débit du compte 6132 "Locations immobilières" pour 250 euros
- Débit du compte 4456611 "TVA déductible sur autres biens et services" pour 50 euros.
Qu’adviendra-t-il du dépôt de garantie si je ne suis plus en mesure de payer mon bailleur ?
Cordialement
Thibaut Clermont
Bonjour.
Votre traitement comptable est correct en ce qui concerne l'enregistrement de la caution (débit du compte 2755 et crédit du compte 404 pour 250 euros). Même chose concernant le règlement et le traitement comptable des loyers (pour plus d'informations à ce sujet : comptabiliser des loyers immobiliers).
Si vous n'êtes plus en mesure de régler votre loyer, le bailleur pourra effectivement conserver votre caution afin d'apurer votre dette. Dans votre comptabilité, vous pourrez procéder à l'enregistrement suivant :
- Débit du compte 401 "Fournisseurs"
- Crédit du compte 2755 "Cautionnements".
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Zebio21
Merci pour votre réponse, du coup c'est ce que j'avais enregistré donc c'est parfait !
Par contre, j'avais laissé un autre post concernant mes cotisations TNS qui visiblement a été modéré, serait-il possible d'en parler directement par mail ?
Cordialement
Thibaut Clermont
Bonjour.
Votre post a peut être été classé en "indésirable" automatiquement par notre logiciel. Pouvez-vous synthétiser votre demande dans l'article concerné ? Je veillerai à y répondre.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Jonas
Bonjour,
Je vous remercie pour la qualité de votre site et de vos conseils qui me sont très utiles.
Je dois enregistrer une facture fournisseur émise au cours de l'année N pour une prestation de services qui sera exécutée à l'année N+1. Cette facture comprend le dépôt d'une garantie exigible à l'année N+1.
Saisie envisagée :
1) Année N (date réception facture) : débit du compte 275 / crédit du compte 404
2) Année N+1 (jour de l'exigibilité du dépôt et versement) : débit du compte 404 / crédit du compte 512
3) Année N+1 (jour retour garantie) : crédit du compte 275 / débit du compte 512
N'y a-t-il pas un équivalent de "charge constatée d'avance" pour les factures fournisseur émises en année N exigeant un dépôt de garantie en N+1 ?
Cordialement,
Jonas
Thibaut Clermont
Bonjour,
Non, il n'existe pas d'équivalent des CCA au niveau des immobilisations.
Votre traitement comptable me semble correcte.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Rosy
Bonjour,
Je vous remercie pour ces éclaircissements. Je viens de reprendre la comptabilité d'une SARL et j'ai donc dû reprendre les immobilisations. Or, je n'ai pas de détails des comptes 275000 sur la liste que l'ancien comptable m'a communiqué. Dois-je reprendre ces comptes dans mon logiciel d'immos même si je n'ai pas le détail ?
Je vous remercie de votre aide.
Cordialement
Thibaut Clermont
Bonjour,
Oui, vous devez effectivement reprendre ces immobilisations étant donné qu'elles appartiennent à l'entreprise. Il vous faut demander le détail du compte 275 à l'ancien expert-comptable.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Aurélien
Bonsoir,
J'ai reçu un dépôt de garantie pour lequel j'ai crédité le compte 775600. Au départ de mon locataire, je lui remettrai cette somme en débitant le compte 275000. Est ce bien ça?
Par contre si je conserve une partie ou l'intégralité du dépôt de garantie, que dois-je faire de ce dépôt immobilisé?
Merci de votre aide.
Cordialement,
Thibaut Clermont
Bonjour,
Le traitement comptable exposé dans cet article vaut pour les dépôts de garantie versés. Dans votre cas, il s'agit d'un dépôt de garantie reçu.
Lorsque vous recevez le dépôt de garantie : vous débitez le compte 512 "Banque" et créditez le compte 1687 "Autres dettes".
Puis, lorsque vous le rembourserez : vous débiterez le compte 1687 "Autres dettes" pour le solder et vous créditerez le compte 512 "Banque". L'éventuel surplus vous sera acquis et devra être porté en produit (cependant, pour vous indiquer son traitement comptable, il me faut connaître la nature du dépôt de garantie ainsi que la forme juridique de votre entreprise ; mais il s'agira bien d'un compte de la classe 7.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Alexandra S.
Bonjour.
Nous avions versé un dépôt de garantie à un des nos fournisseurs. A la fin de chaque année nous recevons un relevé de capitalisation des intérêts annuels qui se rajoutent à la somme de notre garantie. Seront-elles correctes les écritures suivantes pour cette opération :
1) comptabilisation d’intérêts annuels
Débit 27685 "Intérêts courus sur dépôts et cautionnements"
Crédit 7627 "Revenus des créances immobilisées"
2) augmentation de la somme totale de garantie
Débit 2755 "Cautionnement versé"
Crédit 27685 "Intérêts courus sur dépôts et cautionnements"
Merci par avance.
Cordialement,
Alexandra
Thibaut Clermont
Bonjour,
Votre traitement comptable est correct, que ce soit pour le calcul des intérêts courus que pour leur incorporation au montant nominal du dépôt de garantie.
Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Linda
Bonjour,
J'ai fait un dépôt de garantie pour un bail commercial. Je me demande si je devais le rentrer en comptabilité tous les ans ?
En vous remerciant.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Votre dépôt de garantie ne doit être comptabilisé que l'année de son versement. Il est ainsi immobilisé. Les années ultérieures, si le dépôt est revalorisé (au même titre que les loyers), seule la hausse (c'est-à-dire le complément appelé par le bailleur) doit être immobilisée dans le même compte.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Amanda
Bonjour,
Un dépôt de caution de 4000eu pour la location d'un local commercial doit il être inclus dans les charges ou dans les amortissements ?
Thibaut Clermont
Bonjour Amanda
Un dépôt de caution s'enregistre en immobilisation mais ne s'amortit pas.
Pauline
Bonjour,
J'ai besoin d'un conseil, j'ai du faire un chèque à un fournisseur pour notre demande d'ouverture de compte client. comment doit on comptabiliser ce chèque? Par avance merci.
Lison Jacquet
Bonjour Pauline,
A quoi correspond ce chèque ? Est-ce une caution, des frais de traitement ou une avance sur achat ?
Car la comptabilisation diffère en fonction de la nature de cette dépense.
Bonne journée à vous.
Marie
Bonjour,
Avec le statut de Loueur en Meublé Non Professionnel (LMNP) je suis imposée sur mon chiffre s'affaire avec un abattement de 50%. Aucun fais n'est déductible. Comment comptabiliser le dépôt de garantie par chèque que j'encaisse pour qu'il ne fasse pas partie de mon CA, car je vais le restituer dans un an ou plus. Je tiens juste un registre de recettes, sans être obligée de tenir une vraie comptabilité. Faut il juste l'immobiliser sur mon registre ?
Vous en remerciant par avance,
Cordialement
Marie
Thibaut Clermont
Marie,
Oui vous devez immobilier le dépôt. Concernant le statut, je vous invite à vous renseigner sur l'option fiscale de déclaration des revenus locatifs, dit "régime réel". Ce régime vous permet de déduire de nombreuses charges, il est souvent plus intéressant que les 50% d'abattements propre au régime micro-BIC. Au besoin notre partenaire https://www.amarris-immo.fr/ peut vous accompagner sur ce sujet.
barbara
Bonjour,
Je viens d'enregistrer une écriture de paiement de caution 165 c et 411d de locataire dans journal de vente j'aurai plus vu ça en od ensuite dans le journal banque jai fait 165 c 512 d pour l'encaissement de la caution
je fais la clôture et j'ai un compte pas équilibré car c normal il y a pas de caution rendu comment faire l'équilibrage
merci de votre aide car je sature
Lison Jacquet
Bonjour,
Vous pouvez en effet enregistrer votre écriture soit dans un journal de ventes, soit dans un journal d'OD, peu importe.
Vous avez un problème d'équilibre car votre seconde écriture est erronée. Voici la bonne écriture :
512 débit
411 crédit (et non pas 165) (vous devez solder ce compte lorsque le locataire vous verse la caution)
Bonne journée à vous !