Comment comptabiliser des frais de déplacements ?
Presque toutes les entreprises supportent des frais de déplacements. Ils peuvent correspondre à des frais de transports, des frais de restauration, des frais de stationnement ou encore des frais d’hébergement. Voici le traitement comptable qui leur est applicable ainsi qu’une réponse à la question : comment comptabiliser les frais de déplacement ?
La comptabilisation des frais de voyages et déplacements
La doctrine comptable préconise, lorsque les frais de déplacement correspondent uniquement à des frais de transport, d’utiliser le compte 6251 « Voyages et déplacements ». Lorsque le déplacement comporte d’autres frais, il faut avoir recours à un compte différent.
Voici comment comptabiliser une note de transport :
- On débite le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
- Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».
Puis, lorsque l’entreprise paie la facture :
- On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
- Et on crédite le compte 512 « Banque ».
La comptabilisation des autres frais de déplacements
Les frais de déplacements supportés dans le cadre de l’exécution de missions (qui ne contiennent pas que des dépenses de transports) doivent figurer au débit du compte 6256 « Missions ».
L’ensemble des frais de mission du personnel sont concernés par ce traitement comptable et notamment les frais de transports, les dépenses de nourriture, les notes d’hébergement, etc. On notera que le compte 6256 « Missions » enregistre notamment les frais de transport qui, exposés seuls, doivent figurer dans le compte 6251.
Par ailleurs, les frais de stationnement ponctuels (occupation occasionnelle d’une place de parking) s’inscrivent au débit du compte 6251 « Voyages et déplacements ». Lorsque l’entreprise loue l’emplacement, il convient, bien évidemment, de lui préférer le compte 6135 « Locations mobilières ».
Enfin, et pour information, tous les frais de voiture se rattachent aux comptes de charges adaptés, en fonction de leur nature :
- Les primes assurance s’enregistrent dans le compte 6163,
- L’achat de carburant se comptabilise dans le compte 606,
- Les dépenses courantes d’entretien figurent au débit du compte 6155…
Exemple de comptabilisation de frais de déplacements
Imaginons deux situations différentes pour illustrer nos propos.
Tout d’abord, prenons le cas d’une entreprise qui achète des billets de train pour acheminer certains de ses salariés à une conférence professionnelle. Celle-ci ne dure que quelques heures et les salariés reviennent à l’entreprise immédiatement après. Les billets ont coûté la somme de 500 euros. Pour comptabiliser ces frais de transport, l’entreprise va débiter le compte 6251 et créditer le compte 401.
Changeons maintenant quelques données de l’exemple et imaginons que la conférence dure plusieurs jours. Étant donné la distance qui sépare les salariés de leur domicile, ils dorment dans un hôtel et s’y restaurent. La facture totale s’élève à 5 000 euros (dont 500 euros de train). L’entreprise doit comptabiliser ces frais de déplacements, y compris les billets de train, dans le compte 6256.
A lire également sur le thème des charges :
Conclusion : Les frais de déplacements s’enregistrent dans le compte 6251 lorsqu’ils n’occasionnent pas d’autres dépenses. A défaut, tous les frais de missions, doivent être comptabilisés dans le compte 6256.
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2 commentaires
tdldp
Bonjour
Je suis president d'une SASU, en sous traitance d'un commanditaire (ESN) chez un client final (Maitre d'ouvrage).
A ce titre j'ai engagé des frais de déplacement à l'étranger que je dois facturé à mon commanditaire.
Si j'ai bien compris l'article :
La note de frais que j'ai produite je la comptabilise dans le compte 6256 "missions" et comprend des frais de route, de parking (aeroport), de repas à l'etranger, de transport (métro) à l'etranger engagé.
Je credite la note que je me rembourserais dans le compte 401 "Fournisseurs"
Je débite donc le compte 401 lorsque je me paye les frais et crédite le compte 512 "Banque".
Toutefois je me pose la pertinence de ces actions dans ma situation. En effet les justificatif seront transmis au commanditaire, via une facturation spécifique, puis au maitre d'ouvrage par le commanditaire ... Je ne vois donc pas dans quel compte je credite la facture emise à mon commanditaire. Et le debit associé lorsque mon commanditaire me paye.
Enfin quelle est la situation fiscale en terme de TVA récupérable ? Eligible ou Non ?
Thibaut Clermont
Bonjour,
La comptabilisation des frais de déplacement semble parfaite. Il est possible de récupérer la TVA sur les frais de restaurant en France, mais pas sur les frais de transport.
Les frais refacturés au client seront comptabilisés dans un compte 708 (autres produits) et assujettis à TVA.
Mapa
Bonjour
Je souhaite rembourser les frais de transport d’une personne en contrat de professionnalisation qui doit suivre ses formations à 400km.
Puis je passer en note de frais pour exonération de cotisations?
Lison Jacquet
Bonjour Mapa,
Vous devez passer par une note de frais. Et ils ne sont pas soumis à cotisation.
Bonne journée.