La comptabilisation des tickets de péages et frais d’autoroute

Les entreprises qui, dans le cadre de déplacements professionnels, utilisent des autoroutes rencontrent des frais qui sont déductibles de leurs résultats imposables, et notamment des péages faisant l’objet de reçus. Elles peuvent également avoir recours à des formules de télépéage (SANEF, ASF, VINCI etc.) générant un dépôt de garantie, un abonnement et une location de badge. Compta-Facile présente les traitements comptables applicables à chacun d’entre eux et répond à la question : comment comptabiliser des tickets et reçus de péages ainsi que des factures de télépéage ?

Comptabiliser le reçu délivré à une barrière de péage

Écritures comptables à enregistrer

Le passage au poste de péage génère une transaction qui doit faire l’objet d’une traduction dans les comptes de l’entreprise. C’est le ticket délivré à la barrière de péage et remis après le paiement qui doit être comptabilisé selon la trame suivante, dans un journal d’achats :

• On débite :
  • Le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
  • Le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Lorsque le paiement est effectué en espèces, on comptabilise l’écriture suivante, dans un journal de caisse :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte 53 « Caisse ».

Si la note est réglée par carte bancaire (dans un journal de banque) :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Lorsque les tickets de péage sont nombreux, il nous paraît envisageable de les regrouper au sein d’une facture globale ou d’une note de frais, en les additionnant. Tous les justificatifs doivent être conservés, annotés (voir ci-dessous), agrafés au document principal et conservés pendant au moins 6 ans.

Conditions de déduction de la TVA

Depuis 2001, les péages sont soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Les entreprises sont autorisées à la récupérer lorsqu’elle figure effectivement sur la facture ou le reçu (une mesure de simplification assimile le reçu à une facture). Pour cela, elles doivent obligatoirement remplir la partie du reçu prévue à cet effet (il s’agit, en général du verso) :

• Nom ou raison sociale de l’usager,
• Adresse ou lieu du siège social,
• Numéro d’immatriculation du véhicule ayant franchi les barrières,
• Nom de l’utilisateur du véhicule,
• Objet du déplacement.

De plus, la dépense doit être nécessaire à l’exploitation et engagée dans son intérêt.

Les notes, reçus et factures de péages doivent être conservées pendant une durée de 6 années à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Comptabiliser les factures de télépéage (badges et abonnements)

Les entreprises, comme les particuliers, peuvent opter pour des formules de télépéage. Ainsi, un ou plusieurs badges peuvent leur être remis et leur permettent de circuler sur le réseau autoroutier sans avoir à s’acquitter de frais à chaque passage de barrières. Tous les reçus de péages sont ainsi regroupés et récapitulés sur une seule facture, généralement mensuelle, qui fait l’objet d’un prélèvement le mois suivant.

Ces offres de télépéage sont marquées par :

• Le versement d’un dépôt de garantie préalablement à l’envoi d’un badge,
• La facturation d’un abonnement (mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel),
• La récapitulation des passages aux barrières et la facturation des sommes dues.

Le versement du dépôt de garantie doit faire l’objet de la comptabilisation suivante :

• On débite le compte 275 « Dépôts et cautionnements versés »,
• Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations ».

Lorsqu’il est prélevé :

• On débite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Puis, la facture récapitulative mensuelle de télépéage génère l’écriture comptable suivante :

• On débite :
  • Le compte 6251 « Voyages et déplacements » pour le montant correspondant aux péages autoroutiers,
  • Le compte 6135 « Locations mobilières » lorsque le badge fait l’objet d’une location,
  • Le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Enfin, lorsque la facture est prélevée :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Les modalités de gestion de la facturation par les concessionnaires d’autoroutes peuvent occasionner certaines régularisations comptables à la clôture de l’exercice. Elles peuvent notamment générer :

• Des factures non parvenues : lorsque des barrières de péages ont été franchies avant la clôture de l’exercice mais que la facturation n’intervient qu’après cette date ;
• Des charges constatées d’avance : lorsque l’abonnement ou la location du badge sont facturés d’avance et pour une période qui dépasse l’exercice comptable.

Conclusion : les frais de péages et d’autoroute doivent généralement être comptabilisés dans le compte 6251 « Voyages et déplacements ». Pour être déductibles, ils doivent être exposés dans l’intérêt de l’entreprise et dans le cadre de son activité.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.