La comptabilisation des notes de restaurant

Une entreprise peut rencontrer des frais de restauration, qu’ils soient engagés par les salariés ou les dirigeants lors de missions ou pour recevoir des clients et prospects. Un traitement comptable spécifique devra être appliqué, selon la nature de la dépense. Compta-Facile présente ici la méthode de comptabilisation des notes de restaurant.

Comptabiliser les dépenses de restauration supportées lors d’une mission

Les notes de restaurant, et plus globalement les frais de mission du personnel (transport, nourriture, logement…) doivent être enregistrées dans un compte de charges externes (compte de la classe 62), et plus particulièrement dans le compte 6256 « Missions ».

En pratique, voici comment comptabiliser une note de restaurant, lorsqu’elle est directement facturée et payée par l’entreprise directement :

• On débite :
  • Le compte 6256 « Missions »,
  • Le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Lors du paiement de la note :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte de trésorerie concerné (compte 512 « Banque » ou compte 53 « Caisse » par exemple).

Fiscalement, les dépenses de réception et de restaurants ouvrent droit à récupération de la TVA. Pour cela, elles doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Par ailleurs, lorsque le montant global ne dépasse pas 150 euros hors taxes, le restaurateur n’a pas l’obligation de délivrer une facture avec l’identification précise de l’entreprise. Nous conseillons d’y inscrire, de façon manuscrite, le nom et l’adresse de l’entreprise et d’y mentionner le nom des personnes ayant participé au repas (cela permettra de justifier le caractère « professionnel » de la dépense). Lorsque le repas est plus coûteux, le restaurateur doit remettre à l’entreprise une facture en bonne et due forme, comprenant toutes les mentions imposées par la Loi. Enfin, pour être déductibles des résultats imposables, les frais de repas doivent être nécessaires à l’exercice de l’activité, justifiés et d’un montant raisonnable.

Comptabiliser une note de restaurant en cas d’invitation clients

Lorsque des clients d’une entreprise (ou des prospects) sont invités par cette dernière à se restaurer ensemble, c’est également un compte de charges externes qu’il faut utiliser. En pratique, on préférera le compte 6257 « Réceptions » au compte 6256.

voici comment comptabiliser une facture de restaurant résultant d’une invitation de clients ou de prospects :

• On débite :
  • Le compte 6257 « Réceptions »,
  • Le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Puis, lorsque la note est réglée :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque » ou le compte 53 « Caisse ».

Fiscalement, des règles identiques à celles présentées au premier paragraphe s’appliquent étant précisé ici qu’il convient d’indiquer, pour les notes de faible montant, l’identité des personnes bénéficiaires du repas d’affaires (nom client ou du prospect et nom des salariés ou du dirigeant) au dos du ticket.

Conclusion : les notes de restaurant doivent être comptabilisées dans le compte 6256 « Missions » ou dans le compte 6257 « Réceptions » selon la nature de la dépense. La TVA est généralement déductible, sous réserve que certaines conditions soient bien respectées. La dépense l’est également, si les frais sont nécessaires et d’un montant non disproportionné.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.