La comptabilisation des indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques, qu’elles soient versées à un salarié, un dirigeant ou un chef d’entreprise, suivent un schéma de comptabilisation particulier. Compta-Facile vous propose une fiche sur le traitement comptable des indemnités kilométriques (IK).
Les indemnités kilométriques : présentation
Les indemnités kilométriques correspondent à des sommes versées aux salariés d’une entreprise ou à ses dirigeants et destinées à compenser l’utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre de leurs fonctions professionnelles.
Le régime des indemnités kilométriques est encadré. Ainsi, le déplacement doit être :
- Justifié et exposé dans l’intérêt de l’entreprise
- Motivé par des raisons strictement professionnelles
Remarque : le trajet domicile-travail n’ouvre pas droit au versement des indemnités kilométriques.
Le calcul des indemnités kilométriques est fondé sur un barème publié chaque année par l’administration fiscale. A titre d’exemple, voici le barème applicable en 2018 pour les automobiles (il dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue en kilomètres, dénommée « d » dans le tableau) :
| Puissance | < 5000 km | de 5001 à 20000 km | >20000 km |
| 3 CV et moins | d × 0,410 | (d × 0,245) + 824 | d × 0,286 |
| 4 CV | d × 0,493 | (d × 0,277) + 1 082 | d × 0,330 |
| 5 CV | d × 0,543 | (d × 0,305) + 1 188 | d × 0,364 |
| 6 CV | d × 0,568 | (d × 0,32) + 1 244 | d × 0,382 |
| 7 CV | d × 0,595 | (d × 0,337) + 1 288 | d × 0,401 |
Ce barème couvre les frais de voiture c’est-à-dire, non seulement les dépenses de carburant ; mais également les dépenses d’entretien du véhicule, d’assurance. Il tient également compte de l’usure du véhicule (amortissement). Lorsqu’un salarié est indemnisé avec ce mode, il ne peut se faire rembourser ces frais par l’entreprise. Il pourra, bien évidemment, se faire rembourser ses tickets de stationnement et ses reçus de péages (Cf. comptabiliser une note de frais).
Les kilomètres effectués doivent être justifiés et être récapitulés dans une note de frais, avec notamment :
- la date du déplacement,
- le motif du déplacement,
- le lieu de la mission,
- et la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).
Fiscalement, lorsque les frais de voyages et de déplacements exposés par certains membres du personnel excèdent 15 000 euros, une déclaration spéciale doit être souscrite et transmise à l’administration fiscale Elle devra être fournie avec déclaration de résultats. Il s’agit de l’imprimé n° 2067 pour les sociétés ou d’un cadre prévu sur l’annexe n° 2031 ter pour les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu.
Les indemnités kilométriques : comptabilisation
Comptabilisation des indemnités kilométriques d’un salarié
Voici comment comptabiliser les indemnités kilométriques dues à un salarié :
- On débite le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
- Et on crédite le compte 421 « Personnel – rémunérations dues ».
Remarque : en pratique, cet enregistrement est inclus dans les écritures de comptabilisation de la paie et des charges sociales.
Comptabilisation des indemnités kilométriques d’un dirigeant de société
Voici comment comptabiliser les indemnités kilométriques dues à un dirigeant de société (gérant de SARL/EURL, Président de SA/SAS/SASU, etc.) :
- On débite le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
- Et on crédite le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ».
Remarque : lorsque l’intéressé est associé dans la société et qu’il y dispose d’un compte courant, il est envisageable de créditer ce dernier (455 « Associés – Comptes Courants ») plutôt que le compte 467.
Comptabilisation des indemnités kilométriques d’un chef d’entreprise
Voici comment comptabiliser les indemnités kilométriques dues à l’exploitant d’une entreprise individuelle (chef d’entreprise) :
- On débite le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
- Et on crédite le compte 108 « Compte de l’exploitant ».
Conclusion : les indemnités kilométriques versées aux salariés (et assimilés salariés) ainsi qu’aux dirigeants et chefs d’entreprise sont comptabilisées au débit du compte 6251, qui enregistre plus globalement les frais de déplacements.
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10 commentaires
Dani
Bonjour,
je suis confronté à un problème de comptabilisation de tickets de gasoil. En fait, le gérant d'une SARL a payé le carburant par la CB de la société. Dans les relevés bancaires, je les ai comptabilisés ainsi : D 6061 et C 512.
Or la société ne dispose pas de véhicule , c'est le gérant qui utilise sa voiture personnelle pour des missions. Dans ce cas dois-je contrepasser la première écriture ainsi (pour passer à l'indemnité kilométrique) : D 6251 et C 6061.
Dans le cas où les frais de IKM sont supérieurs à ceux enregistrés de carburant, dois je rajouter une écriture de type : D 6251 et C 455.
Et si c'est le contraire je réintègre extra comptablement les dépenses du carburant?
Merci de votre réponse.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Effectivement, le gérant n'est pas en droit de faire passer ses tickets de Gazole lorsqu'aucun véhicule n'est possédé ou loué par la société. Il doit avoir recours, dans ce cas, au mécanisme des indemnités kilométriques. Dans votre cas, la dépense (Carte Bleue) doit être enregistrée directement dans le compte d'associé du gérant (D 455 et C 512). Ensuite, le gérant doit établir ses notes de frais en récapitulant les kilomètres effectués à titre professionnel avec son véhicule personnel (date, motif du déplacement, nombre de kilomètres...). Vous comptabiliserez cette note de frais (D 6251 et C 455). Normalement, l'indemnité kilométrique sera plus importante que le ticket de carburant étant donné que le barème fiscal prend en compte, non seulement le carburant mais également l'usure du véhicule, son assurance et son entretien. Dans ce cas, seule la différence devra être remboursée au gérant (D 455 et C 512). A défaut (indemnités kilométriques inférieures), le gérant devra réinjecter de l'argent sur le compte pro. Attention : assurez-vous que le compte courant soit toujours créditeur... Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Druard
Bonjour,
J'ai créé une SASU dont je suis le président cette année et je compte me faire rembourser les indemnités kilométriques.
Si j'ai bien compris, le barème de 2015 sert pour 2014. Si je souhaite me faire rembourser mes indemnités kilométriques de 2015, je devrais attendre plus ou moins mars pour avoir le nouveau barème et donc le montant exact.
Je pourrais donc me rembourser en une fois mes indemnisés kilométriques de 2015 en mars 2016, mes indemnités kilométriques apparaîtrons alors dans l'exercice 2016, c'est bien cela?
Si je souhaite un remboursement mensuel, je dois faire une provision mensuelle et régulariser l'année suivante, l'écriture sera la même ?
Merci d'avance de votre retour.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Quoiqu'il en soit et, avant toute chose, toutes les charges doivent être rattachées à l'exercice comptable auquel elles se rapportent. Vos indemnités kilométriques 2015 doivent figurer, si vous clôturer vos exercices comptables le 31 décembre de chaque année, dans le bilan 2015.
Vous pouvez effectivement vous verser des provisions tout au long de l'année (basées sur le taux applicable l'année précédente). Celles-ci seront régularisées une fois le taux définitif connu.
En général, vous constaterez les indemnités kilométriques qui vous reviennent chaque mois (débit du compte 6251 "Voyages et déplacements" par le crédit du compte 4551 "Associés - comptes courants") et vous vous les réglerez au cours du mois suivant (débit du compte 4551 "Associés - comptes courants" et crédit du compte 512 "Banque"). Puis vous procéderez à la régularisation annuelle et constaterez un complément d'IK à vous verser.
En espérant avoir répondu à vos question. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Michel
Bonjour et merci de votre article.
J'ai une question, dans les faits, je viens d'arriver en octobre dans la société et, j'ai dépassé les 5000km le mois dernier. Lors du mois de novembre je vois que le barème baisse, jusque là rien d'anormal. Ma question est : comment régulariser les 5.000 premiers km qui ont été validé à 0,49 euros ? Et pour les km suivant ? Va t'il y avoir une régularisation ?
De même, comment ou quand se rajoute l'indemnité supplémentaires ? En fin d'année ou est-elle calculée au prorata ?
Merci d'avance pour votre réponse
Thibaut Clermont
Bonjour,
Le barème est établi par année et il ne change pas en cours d'année. Ce qui change, ce sont les modalités d'indemnisation en fonction du nombre de km parcourus. Lorsque vous vous êtes basé sur 5.000 km et que vous en effectuez plus, il conviendra, en effet, de procéder à une régularisation des 5.000 premiers km parcourus (qui sera donc en votre défaveur puisque vous serez moins indemnisé). Si cela est possible pour vous, le plus simple est d'effectuer un versement à l'issue des km réellement parcours.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
YLAN GAHNASSIA
Bonjour et merci de vos conseils.
Je suis en EI, BNC, j'effectue mes trajets avec mon véhicule personnel. Puis-je déduire mes frais de carburant de ma comptabilité ? Dois-je garder tous les tickets ou bien y-a-t-il possibilité d'utiliser un barème d'indemnités kilométriques ?
Vous remerciant de ces précisions,
Cordialement,
YG
Thibaut Clermont
Bonjour,
Vous pouvez effectivement utiliser un barème pour procéder à une évaluation forfaitaire de vos frais de voiture (le même que pour celui des salariés). En revanche, cela implique que vous payiez depuis votre compte personnel toutes les dépenses liées au fonctionnement du véhicule (entretien, carburant, assurance) car le barème couvre l'ensemble de ses éléments ; y compris la dépréciation du véhicule.
Par ailleurs, votre véhicule doit être inscrit au registre des immobilisations. Pour plus d'informations : Bofip frais de voiture.
Bonne fin de journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Loussouarn
Bonjour,
Si je dépasse 5000 km (je suis à 8000 km), est-il obligatoire de passer à l'autre base de calcul [(0,337 x d) + 1 288] ou peut-on garder le mode de calcul <5000km ?
Merci pour votre réponse.
Thibaut Clermont
Bonsoir,
Si vous dépassez le nombre de kilomètres prévus dans le barème, vous devez obligatoirement appliquer l'autre formule de calcul.
Bon weekend. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Hertleer
Bonjour,
Je dois enregistrer le remboursement des frais kilométriques effectués par le responsable de l'entreprise avec sa voiture personnelle. Il a fait une note de frais regroupant 3 mois. Un virement sur son compte personnel a été effectué pour le montant de cette note de frais mi-décembre.
J'ai enregistré la somme au débit du compte 6251 et au crédit du compte 108. Est- ce correct ? Comment dois-je enregistrer le virement du compte "Banque" de la société au compte personnel du responsable ?
Merci
Thibaut Clermont
Bonjour,
Quelle est la forme juridique de l'entreprise ? Le compte 108 est réservé aux exploitants d'entreprises individuelles. Lors du paiement, vous devez débiter le compte de bilan initialement crédité, puis créditer le compte 512 "Banque".
Bonne fin de journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Thomas
Bonjour Thibaut,
Mon client (dirigeant d'une societe) a parcouru, à la fin de l'année, 25 000 Kms. Je ne me pose pas de question, je multiple ce chiffre par le taux et je passe donc une OD : 625 au credit et pour le débit j’hésite, j'ai mis cela en 455. En effet, il y avait plus de charges que prévu avant.
Cordialement.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Pour quelle raison votre OD est-elle dans le sens inverse ? Le dirigeant a-t-il perçu des avances sur notes de frais ? Si c'est le cas et que, suite aux calculs définitifs d'indemnités kilométriques sur l'année, il a trop perçu, il doit impérativement rembourser les sommes sans plus attendre.
Sur le traitement comptable, si le dirigeant est associé, vous devez comptabiliser les avances sur frais au débit du compte 4551 "Associés - Comptes courants". Puis, lors du calcul des indemnités kilométriques, vous débitez le compte 6251 et créditez le compte 4551.
Bonne soirée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Sonia
Bonjour Thibaut,
En création d'entreprise, je dois établir un budget prévisionnel en évaluant, entre autres, la quote-part d'utilisation personnelle et professionnelle de mon véhicule. Je ne peux pas évaluer les kilomètres à parcourir tant que je n'ai pas lancé mon activité. Avez-vous des solutions à me proposer ?
Merci et bonne journée
Thibaut Clermont
Bonjour,
Pourquoi souhaitez-vous effectuer cette distinction ? Afin de calculer la quote-part qui sera réintégrée fiscalement ? Vous allez créer une entreprise individuelle ? En général, cette quote-part n'est pas significative et quasiment jamais prise en compte dans un prévisionnel financier. Vous pouvez utiliser une clef de répartition globale si vous le souhaitez (par exemple 75% à usage professionnel et 25% à usage personnel) mais cela est rarement rencontré dans un business plan sauf si la part d'utilisation personnelle est prépondérante. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Alliance
Bonjour,
Je suis Présidente d'une SAS.
Je souhaite me rembourser les frais kilométriques.
Au lieu de faire :
débit compte 6251 / crédit compte 4551
Puis : débit compte 4551 / crédit compte 512
Ne puis je pas utiliser le raccourci : débit compte 6251 / crédit compte 512?
Thibaut Clermont
Bonsoir,
Vous pouvez comptabiliser cette écriture uniquement si vous être autorisé à opter pour la comptabilité super-simplifiée. Autrement, il vous faudra enregistrer, d'un côté, l'achat, et de l'autre, le paiement.
Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Thierry
Bonsoir,
Mon patron me propose de passer au IK, mais j’ai plusieurs interrogation.
Je vais effectuer environ 8000km par an avec mon véhicule personnel, il faut dont utiliser la méthode de calcul comprise entre 5001km et 8000km.
Je déclare et le fait rembourser mensuellement les frais.
Faut-il utiliser la première régle de remboursement jusqu’au 5000km puis changer de méthode une fois dépasser, ou faut il utiliser la seconde directement, soit ((d x 0,337) + 1288)?
Pour les 1288, faut-il faire une régularisation en fin d’année ou faut il les redevoir dès le premier mois ?
Merci.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Vous devez appliquer la formule correspondante dès le 1er kilomètre (d x 0,337) + 1288 y compris pour les 5 000 premiers kilomètres.
Plusieurs modalités de fonctionnement sont possibles : avec des versements d'acomptes en cours d'année et le versement d'un solde de régularisation en fin d'année (afin de tenir compte du nombre de km réellement parcourus) ou versement des indemnités en fonction du nombre de kilomètres effectués réellement tous les mois.
N.B : les 1.288 euros correspondent à une sorte d'indemnisation fixe, elle n'est jamais remise en question sauf si vous changez de tranche d'indemnisation en cours d'année.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.