La comptabilisation des avantages en nature

Cet article proposé par Compta-Facile s’attarde sur les modalités de comptabilisation des avantages en nature concédés par un employeur au profit de son ou ses salariés, à des fins privées et à titre gratuit ou moyennant une faible participation du salarié.

Le traitement social des avantages en nature n’est pas abordé ici, seul l’aspect comptable est évoqué. Pour plus d’informations sur le fonctionnement : les avantages en nature

La comptabilisation d’avantages en nature n’est pas obligatoire dans certains cas

En principe, les entreprises doivent comptabiliser les avantages en nature octroyés à leurs salariés.

Cependant, sous réserve que l’entreprise tienne un état particulier qui recense les avantages en nature alloués au cours de l’exercice par catégorie (pour chaque bénéficiaire si les avantages sont particuliers ou globalement s’ils sont collectifs), il est possible de ne pas les comptabiliser. L’administration fiscale exige simplement que cet état soit tenu à sa disposition.

Doivent notamment être mentionnés dans cet état particulier la date, la nature et le montant des paiements pour chaque bénéficiaire.

Remarque : même s’ils ne sont pas mentionnés explicitement dans la comptabilité, les avantages en nature doivent figurer sur une ligne particulière dans la déclaration annuelle des salaires (DADS) ainsi que dans la déclaration des honoraires (DAS2) établies chaque année.

La comptabilisation d’avantages en nature est conseillée

Il existe deux méthodes permettant de comptabiliser les avantages en nature : la méthode du dédoublement de compte et la méthode de la constatation en compte de produit.

Comptabilisation des avantages en nature par la méthode du dédoublement de compte

L’avantage en nature est, dans cette méthode, enregistré pour mémoire au débit et au crédit d’un compte de charge. A titre indicatif, les comptes 6417 et 6418 sont régulièrement utilisés en pratique :

• On débite le compte 6417 « Avantages en nature »,
• Et on crédite le compte 6418 « Avantages en nature ».

Exemple : une entreprise paie un loyer de 1 000 euros par mois à son salarié (qui ne verse aucune participation).

Lorsque l’entreprise reçoit la facture :

• Elle débite le compte 6132 « Locations immobilières » pour 1 000 euros,
• Et elle crédite le compte 401 « Fournisseurs » pour 1 000 euros.

Lorsqu’elle procède au paiement :

• Elle débite le compte 401 « Fournisseurs » pour 1 000 euros,
• Et elle crédite le compte 512 « Banque » pour 1 000 euros.

Et elle constate l’avantage en nature :

• Elle débite le compte 6417 « Avantages en nature » pour 1 000 euros,
• Et elle crédite le compte 6418 « Avantages en nature » pour 1 000 euros.

Comptabilisation des avantages en nature par la méthode du compte de produit

Lorsque les avantages en nature sont significatifs dans une entreprise, il peut être préférable de les faire figurer directement en charges de personnel (et non dans leur compte de charge par nature), au débit du compte 6417 « Avantages en nature ». La contrepartie de cette écriture (crédit) est :

• Soit le compte de charge par nature concerné (exemple : 6132 pour un loyer immobilier) lorsque la charge a été supportée ;
• Soit le compte 708 « Produits des activités annexes » ou une subdivision du compte 791X « Prestations fournies sous forme d’avantages en nature au personnel » lors la charge n’a pas été supportée ou qu’elle ne l’a été que partiellement.

Cette écriture permet de neutraliser la charge constituée par l’avantage en nature et de la faire « migrer » en charges de personnel.

Précision : dans l’hôtellerie, il est nécessaire d’utiliser le compte 726 « Production consommée ».

Exemple : une entreprise dispose d’un local à usage d’habitation qu’elle met à la disposition d’un salarié. Le loyer mensuel est évalué à 1 000 euros. Le salarié n’effectue aucune contribution. L’entreprise prend également à sa charge l’assurance habitation du local à hauteur de 50 euros par mois. Voici les écritures qu’elle devra comptabiliser.

Comptabilisation de la facture de l’assurance :

• Débit du compte 616 « Assurance » pour 50 euros,
• Crédit du compte 401 « Fournisseur » pour 50 euros.

Comptabilisation du paiement de l’assurance :

• Débit du compte 401 « Fournisseur » pour 50 euros,
• Crédit du compte 512 « Banque » pour 50 euros.

Constatation de l’avantage en nature :

• Débit du compte 6417 « Avantages en nature » pour 1 050 euros,
• Crédit du compte 616 « Assurance » pour 50 euros,
• Crédit du compte 708 « Produits des activités annexes » ou une subdivision du compte 791X « Prestations fournies sous forme d’avantages en nature au personnel » pour 1 000 euros.

En pratique, cet enregistrement de l’avantage en nature se comptabilise dans l’écriture de paie chaque mois.

Attention : cet article s’est attardé sur le traitement comptable des avantages en nature. Il ne faut pas oublier que l’entreprise doit déclarer aux organismes sociaux ces derniers (des cotisations sociales étant dues sur les avantages en nature).

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.