Bail commercial et charges : quelles obligations pour le propriétaire-bailleur ?

La mise en place d’un bail commercial engendre de nombreuses obligations, notamment pour le bailleur du local qui doit assumer une partie des charges afférentes au lieu loué. Lesquelles exactement ?

Bail commercial : quelques rappels…

Le contexte

Lorsqu’un entrepreneur souhaite créer son entreprise, il doit s’interroger sur le lieu qu’il va choisir pour exploiter son activité. Outre l’achat, il peut choisir d’avoir recours à la location si le local envisagé est disponible.

Le principe

Un bail commercial est donc un contrat de location par lequel le bailleur d’un local le met à disposition d’un locataire, en échange du paiement d’un loyer.

L’application du statut des baux commerciaux

La signature d’un bail commercial donne lieu, sous réserve de diverses conditions, à l’application du « statut des baux commerciaux », qui a été mis en place afin d’assurer une meilleure protection du locataire.

Une protection ?

Parmi les différentes mesures protectrices du locataire figurent notamment :

• la durée du bail, fixée à 9 ans, qui permet au locataire d’avoir une visibilité importante sur la pérennité de son activité ;
• le droit au renouvellement du bail, qui permet au locataire de percevoir une indemnité (appelée « indemnité d’éviction ») dans l’éventualité où le bailleur refuserait le renouvellement du contrat.

Et concernant les charges ?

Le statut des baux commerciaux vient également définir le régime des charges afférentes au local et régler l’épineuse question de la répartition de leur prise en charge entre bailleur et locataire.

Bail commercial et charges : la question de la répartition

Charges : de quoi parle-t-on ?

La notion de « charges » englobe divers postes de dépenses, parmi lesquels :

• les charges d’entretien courant et de réparation du local, comme les menues réparations, les dépenses de chauffage, de consommation d’électricité, d’eau, etc., qui incombent, sauf clause contraire du bail, au locataire ;
• les grosses réparations ainsi que les charges relatives au paiement des impôts et redevances liées à la propriété et à l’occupation du local, dont la prise en charge est prévue avec précision par la Loi.

L’importance des dates

Le régime des charges liées à la location d’un local commercial diffère selon que le bail a été conclu ou renouvelé avant ou à compter du 5 novembre 2014.

Dans cette fiche, nous ne traiterons que de la répartition des charges telle qu’elle est prévue pour les baux conclus ou renouvelés à compter du 5 novembre 2014.

L’obligation d’inventaire des catégories de charges

Il est impératif que le contrat de bail comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liées à la location, et leur répartition entre bailleur et locataire.

Le cas des ensembles immobiliers

Lorsqu’un ensemble immobilier comporte plusieurs locataires, il est obligatoire que le contrat de location précise la répartition des charges ou du coût des travaux entre les différents locataires occupant cet ensemble, qui doit être fonction de la surface exploitée.

Concernant les charges non-imputables au locataire

Dans le cadre des dispositions applicables depuis le 5 novembre 2014, il est prévu que le bailleur ne peut pas faire supporter à son locataire certaines charges, en raison de leur nature.

Lesquelles ? Il s’agit des charges suivantes :

• les dépenses relatives aux grosses réparations du bien, soit celles des gros murs et des voûtes, du rétablissement des poutres et des couvertures entières, des digues et des murs de soutènement et de clôture, ainsi que les honoraires liés à la réalisation de ces travaux ;
• les dépenses de travaux ayant pour objet de remédier à la vétusté ou de mettre le bien loué ou l’immeuble dans lequel il se trouve en conformité avec la règlementation applicable, dès lors qu’ils relèvent des grosses réparations mentionnées ci-dessus ;
• les honoraires payés par le bailleur qui sont liés à la gestion des loyers du local ou de l’immeuble loué ;
• dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances ainsi que le coût des travaux relatifs à des locaux vacants ou imputables à d’autres locataires ;
• les impôts, taxes et redevances dont le bailleur est le redevable légal, comme la contribution économique territoriale (incluant la cotisation foncière des entreprises et la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises).

Attention, il est toutefois précisé que le locataire peut être amené à supporter la taxe foncière et ses taxes additionnelles, ainsi que les impôts et taxes liés à des services dont il bénéficie directement ou indirectement, comme la taxe de balayage, la redevance d’enlèvement des ordures ménagères, etc.

Concernant les charges récupérables sur le locataire

A l’exception des charges mentionnées ci-dessus, le bailleur a donc la possibilité de prévoir la prise en charge par son locataire de l’ensemble des autres charges, sous réserve d’en mentionner avec précision les catégories et de respecter la règle de répartition applicable.

Gare à la rédaction du bail ! Il faut donc apporter un soin particulier lors de la rédaction du bail afin de mentionner les charges récupérables avec précision… sous peine de ne pas pouvoir en réclamer le remboursement !

Bail commercial : les obligations d’information pesant sur le bailleur

En début de bail

Lors de la conclusion du contrat de bail, le bailleur a l’obligation de communiquer à son locataire :

• un état prévisionnel des travaux qu’il envisage de réaliser dans les 3 années suivantes, ainsi que le budget prévisionnel correspondant ;
• un état récapitulatif des travaux qu’il a réalisés dans les 3 années précédentes, en précisant leur coût.

A noter. Le bailleur doit renouveler cette information tous les 3 ans, dans le délai de 2 mois à compter de chaque échéance triennale.

Bon à savoir. Si le locataire le réclame, le bailleur doit lui communiquer tout document qui justifie du montant des travaux effectués et prévus.

En cours de bail

Le bailleur a également l’obligation :

• d’informer son locataire de tout nouvel impôt, charge taxe et redevance ;
• de lui délivrer, chaque année, un état récapitulatif de l’inventaire des catégories de charges, incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges ; notez que cette communication doit être faite, au plus tard :
  • le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi ;
  • ou, dans les immeubles en copropriété, dans un délai de 3 mois à compter de la reddition des charges sur l’exercice annuel.

Là encore, le bailleur doit communiquer au locataire qui le demande tout document qui justifie du montant des charges, impôts, taxes et redevances qu’il lui réclame.

Et dans un ensemble immobilier ?

Dans le cas d’un ensemble immobilier rassemblant plusieurs locataires, le bailleur a en outre l’obligation d’informer chacun de ses locataires de tout élément susceptible de modifier la répartition des charges entre locataires.

En conclusion

La répartition des charges afférentes au local commercial loué entre bailleur et locataire obéit à des règles strictes. N’hésitez pas à faire le point avec votre conseil avant de vous lancer dans la mise en location de votre local commercial !

Sources :

• Article L 145-40-2 du Code de commerce (inventaire et information triennale du bailleur)
• Article R 145-35 du Code de commerce (charges non imputables au locataire)
• Article R 145-36 du Code de commerce (état récapitulatif annuel)
• Article R 145-37 du Code de commerce (information triennale)

Ecrit par
Editions juridiques - Weblex

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