Contrôler les comptes de son entreprise

L’une des tâches les importantes en comptabilité consiste à contrôler les comptes de son entreprise. L’objectif de cette démarche est de produire une comptabilité de qualité et d’aboutir à la présentation d’états financiers (bilan, compte de résultat et annexe) sincères et réguliers, donnant une image fidèle du patrimoine de l’entreprise et de son résultat.

Qu’est-ce que le contrôle des comptes en comptabilité ?

Contrôler les comptes comptables de son entreprise revient à effectuer un certain nombre de vérifications et de travaux sur chaque compte qui compose le plan de comptes de l’entreprise, c’est-à-dire sur tous les comptes qu’elle a utilisés pendant l’exercice.

Il s’agit d’analyser et de justifier non seulement des comptes qui ont été mouvementés au cours de cette période mais aussi de ceux qui présentent un solde « à-nouveaux » issu de l’exercice comptable précédent et qui ont été repris.

Au sens large, le contrôle des comptes est inclus dans le processus de révision des comptes.

Quand faut-il contrôler les comptes de son entreprise ?

Le cas occasionnant le plus fréquemment un contrôle des comptes de son entreprise est celui de la clôture de l’exercice : lorsque l’entreprise le clos, elle doit établir des comptes annuels ou, plus communément dit, « faire son bilan comptable« . C’est à ce moment que le processus de contrôle des comptes est indispensable.

Mais, sans attendre la date de clôture, il est possible de mener des travaux de contrôle de comptes tout au long de l’année et notamment lorsqu’il est effectué une situation comptable intermédiaire. Cela demeure d’ailleurs très largement conseillé et permet de ne pas être submergé à l’approche de la date de clôture annuelle.

Enfin, dans certains cas, les comptes doivent être contrôlés sous l’effet d’une disposition (fiscale). C’est le cas, par exemple, lorsque aucun exercice comptable n’est clos au cours d’une année.

Qui peut contrôler les comptes de son entreprise ?

En général, c’est le dirigeant lui-même qui effectue le contrôle des comptes de son entreprise : le chef d’entreprise, le gérant, le président, le directeur général, etc.). Dans les plus grandes d’entre elles, c’est le directeur administratif et financier (DAF) ou le chef comptable qui s’en charge.

Il est également possible de déléguer ces travaux à un expert-comptable dont l’étendue de la mission va dépendre des besoins de l’entreprise. Cette délégation est donc ajustable et va être matérialisée dans un document appelé lettre de mission. Ce document comprendra également le montant des honoraires, la durée de la mission ainsi que les modalités à suivre pour mettre fin à la mission (résiliation).
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Comment contrôler les comptes de son entreprise ?

Avant toute chose, il convient de souligner qu’un contrôle des comptes d’entreprise ne peut être efficace que si la saisie comptable a été effectuée avec sérieux et que tous les mouvements affectant l’entreprise ont bien été traduits dans les comptes. Le caractère exhaustif des comptes doit être assuré (il s’agira de vérifier, par exemple, la présence de 12 factures mensuelles dans les comptes de charges ou à défaut, d’en justifier la différence).

Pour cela, vous pouvez consulter les articles que nous avons rédigés à ce sujet :

• bien saisir ses factures,
• bien saisir son relevé bancaire,
• classer et numéroter ses pièces comptables,
• bien utiliser les comptes auxiliaires clients et fournisseurs.

Par ailleurs, le contrôle des comptes implique que toutes les écritures d’inventaires aient bien été comptabilisées et donc que les travaux de préparation du bilan aient bien été effectués en amont (inventaire des immobilisations, inventaire des stocks, ajustement de certains postes du bilan et du compte de résultat, calcul et enregistrement des différents impôts et taxes, etc.).

Identifier les opérations formant le solde des comptes

Contrôler les comptes de son entreprise revient tout d’abord à identifier tous les mouvements comptables (débit et/ou crédit) qui contribuent à former le solde de chaque compte. A l’issue de l’opération, celui-ci est décomposé en éléments clairement identifiables.

Il pourra s’agir, par exemple, pour les comptes fournisseurs et les comptes clients, de rechercher les factures non réglées. En pratique, la justification des soldes des comptes d’une entreprise est assez simple puisque la plupart des logiciels de comptabilité permettent d’éditer des extraits de comptes en mode « opérations non lettrés » pour faire ressortir immédiatement la composition du compte (cela implique toutefois que l’entreprise ait procédé à un lettrage au préalable, manipulation qui ne peut être effectuée que sur certains comptes : les comptes de tiers clients/fournisseurs et les comptes de personnel).

Mais identifier la composition du solde d’un compte n’est pas suffisant, encore faut-il le rapprocher de ses éléments justificatifs.

Rapprocher chaque opération de sa pièce justificative

Cette tâche consiste à se procurer les justificatifs comptables des opérations contribuant à former le solde d’un compte et à les rapprocher des montants figurant dans les comptes afin d’en vérifier la concordance effective.

Ces justificatifs peuvent émaner des tiers avec lesquels l’entreprise est en interaction ou directement de l’entreprise elle-même. Il s’agira, par exemple :

• Pour les documents externes
  • des factures (immobilisations, biens ou services) envoyées par les fournisseurs de l’entreprise,
  • des extraits de comptes obtenus de la part de tiers (fournisseurs, organismes sociaux, État) dans le cadre de demandes de confirmation,
  • des tableaux d’amortissement de prêts émanant des banques ou des échéanciers de crédit-bail et de location longue durée,
  • des relevés bancaires établis et adressés par l’établissement financier à l’entreprise,
• Pour les documents internes
  • des factures émises par l’entreprise à l’intention des clients de l’entreprise,
  • des déclarations faîtes aux organismes fiscaux et sociaux (TVA, CVAE, Impôt sur les sociétés, etc.),
  • des différents procès verbaux ayant une incidence sur les comptes de l’entreprise (PV d’approbation des comptes annuels de l’exercice précédent, PV d’augmentation ou de réduction du capital, etc.),
  • de l’inventaire des immobilisations signé des responsables concernés recensant l’état de chaque immobilisation (toujours dans le patrimoine de l’entreprise, sortie pour cause de cession ou de mise au rebut),
  • de l’inventaire des stocks détaillant tous les biens en stocks en unité et en valeur (ou les en-cours) pour chaque catégorie.

S’assurer de la bonne imputation comptable des opérations

Toutes les opérations qui affectent le patrimoine de l’entreprise ou son résultat sont enregistrées dans les comptes. L’enjeu ici est de vérifier leur imputation comptable c’est-à-dire de s’assurer que le compte utilisé par l’entreprise est le bon (ou, autrement dit, qu’il traduise correctement l’effet de l’opération).

Vérifier la réalité de certains postes

La substance de certains biens présents dans les comptes de l’entreprise peut être vérifiée. Il s’agira, par exemple, de s’assurer que :

• les immobilisations présentes dans l’inventaire soit effectivement toujours présentes dans l’entreprise (observation physique),
• les espèces figurant dans le compte caisse existe bel et bien (comptage),
• les stocks sont physiquement présents dans l’entreprise,
• etc.

Enfin, la réalité de certaines opérations peut être vérifiée en analysant leur dénouement sur l’exercice suivant (paiements des factures fournisseurs, encaissements des factures clients, règlement des salaires, etc.). Il est d’usage d’insérer, par exemple, dans le dossier de travail comptable annuel un extrait des comptes fournisseurs non lettrés postérieurement à la date de clôture tenant compte des règlements intervenus entre temps afin de vérifier que toutes les factures ont bien été soldées.

Conclusion : contrôler les comptes de son entreprise consiste à analyser la formation des soldes des comptes comptables, à les justifier en les rapprochant de leurs pièces justificatives et à effectuer des travaux divers.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.