Comptabilisation de la paie et des charges sociales
Nous allons étudier dans cet article la comptabilisation de la paie et des charges sociales.
Dès lors qu’une entreprise emploie un ou plusieurs salariés, des écritures supplémentaires doivent être enregistrées en comptabilité. La plupart du temps, la comptabilisation de la paie et des charges sociales intervient mensuellement.
Nous allons utiliser la méthode suivante :
- dans un premier temps, l’enregistrement de l’écriture comptable allant du salaire brut au salaire net que nous appellerons « comptabilisation de la paie »,
- et dans un second temps, l’enregistrement de l’écriture comptable des charges patronales que nous appellerons « comptabilisation des charges sociales ».
La comptabilisation de la paie
Il convient donc, dans la comptabilisation de la paie, d’enregistrer l’écriture comptable qui comportera le montant brut des salaires et sa répartition entre les charges salariales, le salaire net à payer, les acomptes versés et d’éventuels autres éléments.
Généralement, on utilise le récapitulatif de paie du mois et tout autre état centralisateur pour procéder à la comptabilisation de la paie.
Voici un schéma de comptabilisation de la paie possible :
- On débite :
-
- le compte 6411 « Salaires et appointements » pour le montant brut des salaires,
- le compte 6413 « Primes et gratifications » pour le montant brut des primes éventuelles (prime de bilan ou prime de pouvoir d’achat par exemple) ou des indemnités de stage,
- le compte 6414 « Indemnités et avantages divers » pour le montant brut des charges annexes sur les salaires,
-
Le montant total porté au débit doit correspondre au montant brut total des rémunérations et des indemnités de la période.
- Et on crédite :
-
- le compte 431 « Sécurité Sociale » pour le montant total des charges salariales liées à l’Urssaf, à la CSG/CRDS et à l’assurance chômage,
- le compte 437 « Autres organismes sociaux » pour le montant total des autres charges salariales (retraite, prévoyance…),
- le compte 425 « Personnel avances et acomptes » pour le montant total des acomptes payés aux salariés,
- le compte 4421 « Prélèvement à la source (impôt sur le revenu) » pour le montant total prélevé sur la paie du salarié et reversé au Trésor Public,
- le compte 421 « Salaires nets à payer » pour le montant total des salaires nets restant à payer,
- le compte 427 « Personnel oppositions » si il y a éventuellement eu des saisies sur salaires par exemple.
-
Voici quelques remarques sur cette écriture :
- généralement, il convient de créer un compte 437 par organisme collecteur plutôt que tout regrouper dans un seul compte 437. Par exemple, un compte 4372 « XXX, retraite », un compte 4373 « YYY, mutuelle », un compte 4374 « Tickets restaurants« , un compte 4375 « Chèques vacances ANCV« , etc.,
- il est possible de créer un compte 421 par salarié si cela est nécessaire.
La comptabilisation des charges sociales
Nous entendons par comptabilisation des charges sociales l’enregistrement en comptabilité des charges patronales, qui ne sont pas enregistrées avec la première écriture vue dans le point 1.
Le récapitulatif de paie ou l’état des charges sociales de la période sont généralement utilisés pour la comptabilisation des charges sociales.
Voici les schémas de comptabilisation des charges sociales possibles :
Pour les charges patronales Urssaf :
- On débite le compte 6451 « Cotisations à l’Urssaf » pour le montant brut des cotisations patronales,
- Et on crédite le compte 431 « Sécurité Sociale » en contrepartie.
Pour les charges patronales liées à l’assurance chômage :
- On débite le compte 6451 « Cotisations à l’Urssaf » ou 6454 « Assedics » pour le montant brut des cotisations patronales,
- Et on crédite le compte 431 « Sécurité Sociale » en contrepartie.
Les cotisations liées à l’assurance chômage étant désormais déclarées sur le bordereau Urssaf et payées à l’Urssaf, il est possible d’utiliser les mêmes comptes que pour les charges patronales Urssaf.
Pour les charges patronales liées aux autres cotisations (retraite, mutuelle…) :
- On débite les comptes 645 concernés pour le montant des cotisations patronales,
- Et on crédite les comptes 437 concernés en contrepartie.
Comptabilisation des paiements liés à la paie
Il convient également, au niveau de la paie, de comptabiliser tous les paiements qui interviennent : règlements des salaires et des acomptes versés, règlements des charges sociales…
Ces comptabilisations sont relatives simples, voici les schémas de comptabilisation :
Pour le règlement des salaires et des acomptes :
- On débite le compte 421 « Salaires nets à payer » ou le compte 425 « Personnel avances et acomptes » pour le montant payé,
- Et on crédite le compte 512 « Banque » ou 53 « Caisse » (en cas de paiement en liquide, limité à 1 500 euros) en contrepartie.
Pour le règlement des charges sociales :
- On débite le compte 43 concerné pour le montant payé à l’organisme,
- Et crédite le compte 512 « Banque » en contrepartie.
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11 commentaires
Diomandé
merci,cette rubrique m'a été instructif
Julie
Bonsoir.
Lors de réductions forfaitaire des cotisations patronales mentionnées sur le bulletin de salaire, comment doit-on les comptabiliser et quel compte utiliser ?
Vous remerciant de votre réponse.
Thibaut Clermont
Bonjour. En général, ces réductions viennent diminuer les charges collectées par l'URSSAF. Elles doivent donc être comptabilisées dans le compte 6451 "Cotisations à l'URSSAF" et le compte 431 "Sécurité Sociale", en moins des charges effectivement dues. Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Raph
Cette rubrique nous a été d'une grande aide, merci !
Fabienne
Bonjour,
Vos explications sont claires et concises, et m'ont été d'une grande utilité.
Merci !
greco
Bonjour,
Au moment de la passation de l'OD de paye, comment faire pour comptabiliser la formation professionnelle et la taxe d'apprentissage mentionnées dans la fiche de paye ?
Doit on débiter les comptes 633300 et 633500 ? Si oui, quel compte doit on créditer ?
Merci de votre aide
Thibaut Clermont
Bonjour,
Oui, effectivement vous devez utiliser les comptes 6333 et 6335. La contrepartie est constituée par le crédit du compte 4486 "État – charges à payer" si les sommes seront versées au Trésor Public ou le crédit du compte 4386 "Organismes sociaux – charges à payer" si elles seront reversées aux organismes de formation.
Pour plus d'informations : comptabilisation de la taxe d'apprentissage, comptabilisation de la formation professionnelle.
Bonne fin de journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
lagarde
Bonjour,
Nous utilisons les logiciels CIEL pour la gestion de notre comptabilité et de notre paie. Les deux logiciels communiquent entre eux et les écritures de paie sont donc automatiquement basculées dans ma comptabilité. Je n'interviens donc que pour saisir les écritures de règlements (salaires, cotisations sociales).
Je m'aperçois que mon compte de charge 645.... retraite est différent de mon compte de tiers 437.... retraite. En effet les montants mensuels inscrits dans chacun de mes comptes ne sont pas les mêmes.
Par exemple en mars 2015 : compte 645... débité de 234,50€ et compte 437.... crédité de 407,17€
Est-ce bien normal ?
Thibaut Clermont
Bonjour,
La différence provient peut être du montant des cotisations sociales salariales qui sont, par définition, à la charge du salarié (et non de l'employeur et donc qui ne figurent pas en compte de charge 645*).
Quel est le schéma d'enregistrements comptables effectué par CIEL ? Est-il le même que celui exposé dans cet article ? Ou toutes les écritures sont-elles regroupées en une unique écriture ?
A vous lire, Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Carole
Merci pour ces détails, vous m'avez beaucoup éclairé.
Léa
Bonjour,
J'utilise le logiciel EBP PRO et j'effectue une saisie par journal.
Dans quel journal dois-je saisir la paie et les charges sociales ?
Merci.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Vous pouvez saisir ces opérations dans un journal d'opérations diverses (OD) ou, si vous souhaitez isoler ces opérations, dans un journal spécialement créé à cet effet c'est-à-dire un journal des salaires et charges sociales (SAL).
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Christophe PERRIN
Bonjour
Pourriez-vous m'expliquer pourquoi vous créditez les comptes 43 et 42 alors que sur d'autres sites internet et dans ma compta des années passées ce sont les comptes 64 qui sont crédités avec le 421 pour équilibrer le 641 dans le journal d'OD ?
Thibaut Clermont
Bonjour,
Dans votre cas, les comptes 645 sont surement crédités afin de neutraliser les charges sociales salariales, non imputables à l'entreprise.
La méthode recommandée dans la pratique comptable est bien celle qui est présentée dans cet article.
Bonne fin de journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Faucheux
Bonjour,
Pourriez vous m'expliquer comment enregistrer une indemnité de rupture conventionnelle ? Merci
Thibaut Clermont
Bonjour,
Une publication séparée a abordé le traitement comptable de l'indemnité de licenciement.
Bonne lecture ! Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Dacquay
Bonjour,
Cette rubrique sera-t-elle encore d'actualité au 1er janvier 2019 compte tenu du prélèvement à la source ?
Vous remerciant par avance de votre réponse.
Cordialement.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Oui, tout à fait, ce dossier a été mis à jour suite à l'entrée en vigueur du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.
Une ligne supplémentaire apparaît dans l'écriture de comptabilisation de la paie : compte 4421 "Prélèvement à la source (impôt sur le revenu)".
Bonne soirée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.