La comptabilisation des dépenses d’entretien et de réparations (compte 615)

Les dépenses d’entretien et de réparations suivent différents traitements comptables selon leur nature, leur importance et leur fréquence. Compta-Facile vous propose une fiche détaillée sur la comptabilisation des dépenses d’entretien et de réparations.

1. Principes généraux de comptabilisation des travaux d’entretien et de réparations

Lorsque les frais engagés pour entretenir ou réparer un bien ont pour effet d’augmenter la durée de vie probable de celui-ci pour une période supérieure à 12 mois par rapport à la période initialement prévue, ils doivent être comptabilisés en immobilisation.

Dans le cadre contraire, c’est-à-dire lorsqu’elles permettent de maintenir une immobilisation en état de marche pendant la durée d’utilisation prévue initialement, elles doivent être enregistrées en charges, dans une subdivision du compte 615 « Entretien et réparations ».

Enfin, les dépenses d’entretien et de révision qui n’ont pas pour effet d’augmenter la durée de vie d’une immobilisation mais simplement de vérifier le bon état d’entretien d’un bien et d’y apporter un entretien peuvent suivre, sous conditions, deux traitements comptables différents : inscription à l’actif ou la constitution d’une provision.

2. Comptabilisation des dépenses courantes d’entretien et de maintenance

Constituent des dépenses courantes d’entretien et de maintenance les dépenses qui :

• ne remplacent pas l’un des composants d’une immobilisation ;
• ne font pas l’objet d’un programme de gros entretien ;
• ne représentent pas des pièces de rechange d’une immobilisation.

Ces dépenses doivent être comptabilisées en charge (et plus particulièrement en compte de charges externes) lorsqu’elles sont encourues.

Voici comment comptabiliser une facture d’entretien :

• On débite les comptes :
  • 6152 « Entretien  et réparation sur biens immobiliers » ou 6155 « Entretien et réparation sur biens mobiliers »,
  • 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Voici comment comptabiliser une facture de maintenance :

• On débite les comptes :
  • 6156 « Maintenance »,
  • 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Fiscalement, ces dépenses sont déductibles dans la mesure où elles maintiennent un élément d’actif dans un tel état qu’il pourra être utilisé jusqu’au terme du délai initialement prévu dans le plan d’amortissement.

3. Comptabilisation des autres dépenses d’entretien

A. Comptabilisation des dépenses de remplacement

Les éléments qui composent un bien et qui devront faire l’objet d’un remplacement à intervalle régulier au cours de l’utilisation du bien doivent être identifiés dès l’origine, lors de l’acquisition du bien. Ils doivent être évalués séparément et avoir leur propre plan d’amortissement.

Lorsque leur renouvellement survient, il est nécessaire :

• d’immobiliser le nouvel élément et de l’amortir sur sa durée d’utilisation prévue (lorsqu’elle est supérieure à 12 mois),
• de sortir l’élément remplacé de l’actif de l’entreprise.

En pratique, il pourra par exemple s’agir, du remplacement de pièces usagées d’une machine.

B. Comptabilisation des dépenses de gros entretien

Sont concernées ici les dépenses d’entretien faisant l’objet de programmes pluriannuels de gros entretien ou de grandes visites. Les dépenses de gros entretien peuvent suivre, en comptabilité, deux traitements différents :

1- L’approche par composants

Cette technique consiste à isoler d’une part la structure (élément principal de l’immobilisation ne faisant par l’objet d’un remplacement ou d’un entretien) de ses composants (éléments entretenus lors de l’utilisation de l’immobilisation principale). Les dépenses d’entretien futures vont être estimées à l’intérieur du prix d’acquisition à la date d’acquisition du bien et vont figurer distinctement à l’actif. Elles vont constituer un composant amorti sur la période séparant deux révisions.

Fiscalement, l’approche par composant n’est pas reconnue. Lorsque cette approche est retenue en comptabilité, il y a lieu de procéder à des retraitements extra-comptables : réintégration de la quote-part d’amortissement excédentaire du composant « révision », déduction lors de chaque renouvellement des dépenses de gros entretien immobilisés et réintégration de la valeur nette comptable du composant lorsqu’il est renouvelé avant la fin de sa période d’amortissement. Après le premier renouvellement, les dotations aux amortissements du composant renouvelé doivent être réintégrées et les anciennes dotations excédentaires doit être déduites au rythme d’amortissement de la structure.

2- L’approche par provision pour gros entretien

Les dépenses pouvant faire l’objet de provision pour gros entretien sont celles qui ont pour unique but de vérifier le bon état de fonctionnement d’un bien et d’y apporter un entretien, sans prolonger la durée de vie du bien au-delà de celle prévue initialement.

Voici comment comptabiliser une provision pour gros entretien à la clôture d’un exercice comptable :

• On débite le compte 6815 « Dotations aux provisions pour risques et charges d’exploitation »,
• Et on crédite le compte 1572 « Provision pour gros entretien ou grandes révisions ».

La provision doit être constituée à hauteur de la quote-part des dépenses futures d’entretien rapportée de façon linéaire à l’usage passé de la date d’acquisition du bien jusqu’à la date d’entretien probable.

Fiscalement, les provisions pour grosses réparations sont déductibles sous réserve qu’elles répondent bien aux conditions de déductibilité générales des provisions. Les dépenses doivent être probables, excéder par leur nature et leur importance des travaux courants d’entretien et de réparation et être évaluées avec précision à la clôture de l’exercice.

C. Comptabilisation des dépenses d’amélioration

Les dépenses d’amélioration doivent être comptabilisées en immobilisation lorsqu’elles :

• permettent à l’entreprise de bénéficier d’avantages économiques futurs supplémentaires par rapport à ceux déterminés juste avant la dépense,
• sont évaluables de façon fiable.

En pratique, il peut s’agir du remplacement d’un élément usagé d’une immobilisation par un élément neuf ou de la transformation d’un élément existant pour le perfectionner.

Leur traitement comptable s’alignera sur celui des composants : les dépenses seront ainsi rattachées à l’immobilisation principale et comptabilisées dans le compte de la classe 2 initialement mouvementé.

Lorsque l’amélioration occasionne le remplacement d’un élément immobilisé, celui-ci doit être isolé et sorti de l’actif (il conviendra de passer une écriture de mise au rebut d’immobilisation).

Remarque : les éléments de faible valeur devant faire l’objet d’une immobilisation peuvent, sous conditions, être laissés en charge. Pour plus d’informations : la comptabilisation des éléments de faible valeur.

Conclusion : les dépenses courantes d’entretien et de maintenance doivent être comptabilisées dans une subdivision du compte 615. Les dépenses de remplacement d’un composant d’un bien immobilisé doivent faire l’objet d’une inscription à l’actif. Les dépenses de gros entretiens peuvent, au choix de l’entreprise, être immobilisées ou faire l’objet d’une provision. Enfin, les dépenses d’amélioration doivent faire l’objet d’une immobilisation.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.