La comptabilisation des refacturations de frais
Une entreprise peut être amenée, accessoirement aux prestations ou aux ventes qu’une entreprise facture à ses clients, à effectuer des refacturations de frais. Nous aborderons dans cet article proposé par Compta Facile les aspects comptables liés aux refacturations de frais et apporterons la réponse à la question : comment comptabiliser des refacturations de frais ?
1. Principe de comptabilisation des refacturations de frais
La refacturation de frais constitue un produit à comptabiliser dans un compte de classe 7, et plus précisément dans un compte de classe 708 « Produits des activités annexes ».
En contrepartie, les frais que l’entreprise a dû supporter avant de les refacturer doivent être dans les comptes de charges appropriés (classe 6) suivant leur nature. Il est possible de créer également un compte de charges spécifiques pour enregistrer les frais refacturés dans le but d’effectuer plus simplement le rapprochement avec les refacturations.
Ce dernier doit être spécifique et ne surtout pas être le même que celui utilisé en comptabilité pour enregistrer la vente ou la prestation.
L’utilisation d’un compte dédié aux refacturation de frais permet de suivre correctement les refacturations de frais et de permettre à l’entreprise de calculer correctement sa marge.
2. Comptabilisation des refacturations de frais
Voici comment procéder à la comptabilisation des refacturations de frais :
- on débite le compte 411 « Clients » pour le montant TTC refacturé au client,
- et on crédite en contrepartie :
- le compte 708 « Produits des activités annexes », ou un sous-compte destiné aux refacturations de frais, pour le montant hors taxes,
- et le compte 44571 « TVA collectée » pour le montant de la TVA collectée.
Lorsque la refacturation de frais est effectuée directement sur la facture de vente ou de prestation auquel elle se rattache, l’écriture ci-dessus peut être intégrée dans la comptabilisation de la vente ou de la prestation.
Concernant la comptabilisation des frais supportés par l’entreprise avant de les refacturer, la comptabilisation est la suivante :
- on crédite le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant TTC des frais,
- et on débite en contrepartie :
- le compte de classe 6 approprié, ou un sous-compte destiné aux dépenses de frais faisant l’objet d’une refacturation, pour le montant hors taxes,
- et le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour le montant de la TVA déductible.
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9 commentaires
Lisa
Merci infiniment pour votre site, j'y trouve beaucoup de réponses.
tchimou
bonjour pierre ce sujet m’intéresse car j'ai des frais a refacturer. j'aimerais savoir quelles sont les conditions pour faire la refacturation?
est ce qu'il faut un contrat entre la société qui supporte la charge totale et la société qui supporte la partie refacturée. est ce que ce contrat doit être certifié au greffe etc.
MERCI
Pierre Facon
Bonjour,
Effectivement, il vaut mieux contractualiser les refacturations de frais. Ce contrat ne concerne pas le greffe.
flavien tody
lorsque la refacturation est margee, comptabilise-t-on de la meme maniere que sans marge?
Exemple:
Frais supportes HTVA : 1000
Refacturation HTVA : 1100 soit une marge de 10%.
Pierre Facon
Oui on comptabilise de la même manière. La différence entre les frais supportés et les frais refacturés constituera un surplus de résultat.
paul ammal
Bonjour,
J'aurais voulu savoir la méthode de comptabilité dans le cas d'une entreprise dont l'activité principale est la refacturation de frais de transport (son fournisseur s'occupe du transport et l'entreprise refacture le transport au client).
S'agissant d'une prestation de services ne faut-il pas utiliser le compte 706?
Thibaut Clermont
Bonjour,
Si je comprend bien, l'activité de transport est l'activité principale de votre société ? Si tel est le cas (et que cette activité constitue bien l'objet social figurant dans les statuts de votre société), il convient effectivement d'utiliser un compte 706 "Prestations de services" afin de comptabiliser les facturations liées à vos prestations de transport. Bonne journée. Cordialement. Thibaut CLERMONT.
Elodie
Bonjour,
lorsque j'ai comptabilisé en charge des frais HT + la TVA en 4456 mais que je refacture ces frais à un client au Etats-Unis, on est bien d'accord que je lui refacture en 708 pour le montant TTC?
Thibaut Clermont
Bonjour,
A mon sens, si les frais refacturés au client prennent la forme de débours ou de dépenses engagés pour le compte de la société cliente, vous ne pouvez déduire la TVA grevant l'achat (d'ailleurs, sous certaines conditions, c'est sa propre dénomination sociale qui doit figurer sur les factures d'achats directement). Votre démarche n'est pas tout à fait "transparente" vis à vis de votre client puisque vous vous octroyez une marge de l'ordre de 20% (montant de la T.V.A...). Je vous invite à faire valider cela par votre Expert-Comptable. Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Pascal
Bonjour,
je souhaiterai utiliser la méthode de créer un compte de charge spécifique afin de mieux suivre le rapprochement avec la refacturation. Je gère plusieurs sociétés et je voudrai créer un compte de charge pour chaque societe.
ex: compte 6xxxxx refacturation à société 1, compte 6xxx0xx refacturation à societe 2 etc.
Cela est-il possible? Si oui quel compte de charge préconisez vous à utiliser? Je pensais à un #608 mais je ne suis pas sûre...
merci beaucoup de votre aide,
Sophie
Thibaut Clermont
Bonjour,
Les factures d'achats de frais sont-elles :
- libellées au nom de votre société ou
- libellées directement au nom de votre client, payées par votre société puis remboursées par votre client ?
Dans le premier cas, vous pouvez soit enregistrer les frais dans les comptes de charges appropriées (à priori, solution que vous ne souhaitez pas retenir) soit les comptabiliser dans un compte spécialement dédié à cet effet. Il est, bien évidemment, autorisé de subdiviser vos comptes en fonction de vos clients (tant que la racine comptable est correcte). Attention toutefois, le compte de charge à utiliser est fonction du compte de produit que vous utiliser pour comptabiliser votre refacturation de frais. En fonction de votre activité (achat/revente, transformation) vous pourrez utiliser un compte de la classe 60. Ici, en théorie, la refacturation est soumise à TVA dans les conditions de droit commun.
Dans le second cas, sous certaines conditions (notamment l'établissement d'un mandat, la refacturation des frais au centimes d'euro près, une mention spéciale sur vos factures de refacturation de frais ainsi qu'un état détaillé des frais annexé à la facture), il est possible d'exonérer de la TVA la refacturation. Parallèlement, les TVA grevant les achats ne sera pas déductible. Cela exige un suivi rigoureux au niveau de votre comptabilité et l'utilisation d'un compte de passage (compte de la classe 4 - 467 par exemple). Ce compte pourra être lettré et devra, dans tous les cas, être soldé.
J'espère avoir répondu à votre question. Bonne fin d'après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Pascal
Bonjour, merci beaucoup pour votre réponse rapide.
Je m'aperçois que ne n'ai pas été assez spécifique: je parle du cas de refacturation inter-sociétés. il s'agit d'un groupe avec une société mère et plusieurs filiales. Parfois les fournisseurs se trompent d'entité et facture à l'une une prestation qui aurait du être facturé à une autre, parfois une des sociétés prend en charge des prestations telles que l’électricité pour la location de biens et je refacture en conséquence.
Il s'agit de prestations et non de biens. Principalement de électricité, loyer, marketing ou honoraires.
La refacturation est soumise à TVA dans les conditions de droits communs.
Bien évidemment nous avons établi des conventions entre chaque entités.
Maintenant d'un point de vue comptable et surtout de contrôle aussi bien budgétaire que de process, je trouve plus approprié de créer un compte 6080001 refacturation à un tel afin de ne pas polluer le compte de charge réel et surtout pour qu'à la fin du mois je n'ai plus qu'à sortir un GL du compte 608 pour savoir ce que je me dois de refacturer sans en oublier.
Du coup est ce que comptablement et légalement je peux créer par exemple:
6080001 refacturation à société 1
6080002 refacturation à société 2
et derrière créer les comptes de produits correspondants:
7080001 refacturation à société 1
7080002 refacturation à société 2
Merci beaucoup de votre aide,
Sophie
Thibaut Clermont
Bonsoir,
En théorie, lorsque vos fournisseurs se trompent d'entité au niveau de la facturation, il est nécessaire de leur réclamer un avoir sur la structure facturée à tort et de demander l'édition d'une nouvelle facture au nom de la société réellement concernée. Cela reste, bien évidemment, de la théorie puisque la plupart des fournisseurs refusent d'établir ce fameux avoir.
Dans la mesure où vous avez établi des conventions signés, vos opérations sont relativement couvertes.
Pour les opérations qui concernent exclusivement une autre société du groupe, à mon sens, vous pouvez effectivement utiliser le schéma que vous avez indiqué.
En revanche, pour les refacturations de prestations qui concernent partiellement l'entité facturée, il conviendrait plutôt d'enregistrer les factures d'achats directement dans les comptes de charges concernés (exemple : si le loyer concerne à la fois la société et d'autre, utilisez un compte 6132 avec une racine distincte pour la part afférente aux filiales ex : 6132001 6132002).
N'hésitez pas à faire valider cela par votre expert-comptable. Bonne soirée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Julien
Bonjour,
Dans le cadre de mon activité. Je refacture des frais consulaires sans marge. En effet mon service est de 39€ttc + les frais consulaires en fonction du visa demandé. Je souhaiterais créer un compte de classe 6 que je débiterai lors de l'achat de ces frais et créditerai lors de la refacturation. Est-ce possible ? Car je ne veux que cette refacturation soit assimilée à du CA.
Merci pour vos réponses
Julien
Thibaut Clermont
Bonjour,
Ces frais ont-ils la nature de débours ? Sont-ils engagés au nom et pour le compte de vos clients ?
A mon sens, l'utilisation d'un compte de charges (débité et crédité) n'est pas approprié.
S'il s'agit effectivement de débours refacturés à l'euro près à vos clients, vous pouvez, par exemple, utiliser une subdivision du compte 467 "Autres comptes débiteurs ou créditeurs". Il conviendra de veiller à ce que ce compte soit soldé (ou justifié) à la clôture de l'exercice en procédant à un lettrage par exemple. Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Sylvie
Bonjour,
Je suis sous-traitant en bâtiment et je refacture à l'entreprise principale des frais de location de levage.
Dois-je les enregistrer dans le 706 comme les factures de chantier ou dans le 7083 locations diverses.
Merci d'avance pour vos réponses.
Thibaut Clermont
Bonjour. Les dépenses ont-elle la nature de débours ? Est-ce qu'il s'agit de frais supportés par votre entreprise et refacturés à l'euro près à votre client ? Dans l'affirmative, vous pouvez utiliser un compte de passage (compte 467) : lors de l'achat, ce compte est débité pour son montant TTC ; lors de la refacturation, ce compte est crédité pour son montant TTC. Cette solution présente l'avantage de ne pas gonfler artificiellement votre chiffre d'affaires. En revanche, si vous refacturez des frais par montant forfaitaire (ou que vous refacturez des frais d'utilisation d'une machine que vous possédez ou que vous louez), vous devez enregistrer la charge normalement et constater le produit (vous devrez également calculer la TVA sur la refacturation). Dans ce dernier cas, si les refacturations de frais de location présentent un caractère accessoire, vous pourrez utiliser le compte 7083 "locations diverses". Si elles ont un lien direct avec votre activité (et qu'elles présentent un caractère récurrent), il faudra utiliser un compte 706. Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.