La comptabilisation des aides versées aux entreprises dans le cadre du Covid-19 (coronavirus)

En soutien aux entreprises pendant la crise sanitaire due au Covid-19, l’État a mis en place ou adopté des mesures telles que l’activité partielle, l’aide de 1 500 €, la suppression du délai de carence des arrêts de travail, le prêt PGE… Elles visent à aider les dirigeants et leurs salariés pour leur permettre de maintenir et de relancer leur activité demain. Compta Facile s’est employé à regrouper les mécanismes de comptabilisation de toutes ces aides au sein d’un même article pour simplifier votre saisie comptable.

Allocation de chômage partiel

Le dispositif du chômage partiel permet aux entreprises qui ponctuellement n’ont pas assez de travail à confier à leurs salariés de les placer au « chômage » sans avoir à les licencier. Les salariés doivent toutefois rester à la disposition de l’employeur pour reprendre l’activité. Les salaires sont alors pris en charge par l’Etat et non plus par l’employeur. L’État verse une allocation à l’employeur qui paie ses salariés comme d’habitude.

Dans cette partie, étudions le traitement comptable lors de la réception de cette allocation.

Cette allocation de chômage partiel représente pour l’entreprise un produit. A son encaissement, vous devez l’enregistrer en « 791 – transfert de charges d’exploitation ».

Voici l’écriture à comptabiliser à la date d’encaissement de l’allocation pour le montant de l’allocation :

• On débite le compte « 512 – banque »
• On crédite le compte « 791 – transfert de charges d’exploitation »

En cas d’établissement de situation mensuelle ou de reporting et si vous avez besoin de constater le produit pour compenser la masse salariale vous pouvez enregistrer l’encaissement attendu dans le compte « 443 – Etat-Indemnités Heures Chômage partiel ». Vous solderez ce compte avec le compte « 512 – Banque » dès lors de l’encaissement.

Conseil de comptable : vous pouvez créer un sous-compte « 7911 – allocation chômage partiel », pour bien différencier les différents transferts de charges.

Aide de 1 500 € dédiée aux TPE, indépendants, micro-entrepreneurs et professionnels libéraux

Les entreprises qui subissent une baisse d’activité en raison du coronavirus peuvent se voir accorder une aide allant jusqu’à 1 500 €, sous réserve de respecter les conditions imposées. Voir également notre FAQ sur les mesures gouvernementales proposées pour lutter contre les conséquences de cette crise sanitaire.

Comptablement, cette aide est traitée comme une subvention d’exploitation.

Ici, rappelons seulement l’écriture qui concerne l’encaissement de l’aide de 1 500 €.

A la date de réception de ce produit pour son montant total :

• On débite le compte « 512 – banque »
• On crédite le compte « 74 – subvention d’exploitation »

Cette aide ayant d’abord été accordée pour le mois de mars puis renouvelée pour le mois d’avril, nous vous conseillons de libeller clairement votre écriture, par exemple : AIDE 1 500 EUROS + « MOIS ».

Conseil de comptable : vous pouvez créer un sous-compte « 7401 – subvention aide TPE », pour bien différencier les différentes subventions d’exploitation le cas échéant.

Aide complémentaire de 2 000 € (jusqu’à 5 000 €) accordée par les régions

Pour compléter l’aide de 1 500 € attribuée par l’Etat, les régions peuvent accorder une aide supplémentaire. Chaque région a déterminé le montant et les conditions d’obtention de cette aide.

La comptabilisation de cette mesure complémentaire est identique à l’enregistrement comptable de l’aide de 1 500 € (cf. écriture détaillée dans le paragraphe précédent).

Pour ne pas confondre les écritures de ces deux aides, prenez soin de rédiger des libellés clairs et différenciant. Exemple de libellé pour cette aide complémentaire : AIDE COMPLEMENTAIRE REGION + « MOIS ».

Aide CPSTI RCI COVID-19

Cette aide est destinée aux artisans et aux commerçants relevant du Régime Complémentaire des Indépendants (RCI), son montant peut aller jusqu’à 1 250 €.

L’aide CPSTI RCI COVID-19 est versée pour l’indépendant, si elle est reçue via votre compte professionnel, vous devez vous la reverser sur votre compte personnel. C’est pourquoi elle va transiter en comptabilité dans votre compte courant d’associé.

Voici l’écriture à saisir lors de l’encaissement de l’aide sur votre compte bancaire professionnel :

• On débite le compte « 512 – banque »
• On crédite le compte « 455 – compte courant d’associé »

Voici l’écriture à réaliser lorsque vous reversez cette aide sur votre compte bancaire personnel :

• On débite le compte « 455 – compte courant d’associé »
• On crédite le compte « 512 – banque »

Prêt garanti par l’Etat (PGE)

Le prêt garanti par l’Etat (PGE) est proposé à toutes les entreprises (exceptées les SCI). Il a vocation à renflouer la trésorerie des entreprises pour qu’elles puissent continuer à faire face à leurs dépenses récurrentes.

Rappelons l’écriture liée à la comptabilisation du prêt lors du versement du capital à l’entreprise :

• On débite le compte « 512 – banque »
• On crédite le compte « 164 – emprunt »

Conseil de comptable : créer un sous-compte « 1641 – PGE » et indiquer le montant ou le numéro de contrat du prêt dans le libellé vous permettra de bien isoler les opérations liées à ce prêt. Cela sera particulièrement utile pour le remboursement du prêt et contrôler les intérêts liés à ce dernier.

Voici un article qui traite de la comptabilisation des échéances de remboursement d’emprunt en détails.

Indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS)

Pour les salariés

En cas d’arrêt de travail, la rémunération du salarié arrêté est compensée par le versement des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).

Si aucune subrogation n’a été mise en place, les IJSS sont versées directement au salarié, l’entreprise n’a rien à enregistrer comptablement.

En cas de subrogation, l’employeur reçoit les IJSS et les reverse au moment de la paie à son salarié.

Voici les écritures à saisir en cas de subrogation des IJSS :

A la fin du mois où le salarié a été absent, la créance détenue par l’entreprise envers les organismes sociaux doit être constatée (à saisir en même temps que l’écriture de salaire) :

• On débite le compte « 4387 – Organismes sociaux – Produits à recevoir »
• On crédite le compte « 641 – Rémunération du personnel »

A la date d’encaissement du remboursement des indemnités par la caisse de santé :

• On débite le compte « 512 – Banque »
• On crédite le compte « 4387 – Organismes sociaux – Produits à recevoir »

Pour les travailleurs non-salariés (TNS)

La mise en place de l’arrêt de travail pour la garde d’enfants de moins de 16 ans et de l’arrêt pour les personnes « à risque » a permis aux TNS de bénéficier plus facilement d’arrêts de travail.

Voici l’écriture à comptabiliser au moment de l’encaissement des IJSS :

• On débitele compte « 512 – Banque »
• On créditele compte « 791 – Transfert de charges d’exploitation »

Pour les exploitants individuels

Comme pour les TNS, les nouveaux arrêts proposés dans le cadre du Covid-19 ont permis aux exploitants individuels de bénéficier plus facilement d’arrêts de travail.

Voici l’écriture à comptabiliser au moment de l’encaissement des IJSS :

• On débitele compte « 108 – Compte de l’exploitant » (pour les chefs d’entreprise individuelle)
• On créditele compte « 791 – Transfert de charges d’exploitation »

Voir aussi notre article dédié à la comptabilisation des IJSS.

Charges reportées (loyers, eau, énergie, cotisations sociales, impôts…)

En ce qui concerne le report des charges, il n’y a pas de comptabilisation supplémentaire à effectuer.

Mais les reports risquent de créer une désorganisation car les charges ne sont plus payées aux dates habituelles. Avec l’étalement des paiements, le lettrage sera également plus fastidieux.

Conseils de comptable :

• Pour éviter cette désorganisation, créez un dossier physique ou informatisé regroupant toutes les informations concernant ces reports (lettres, mails…) et tous les courriers détaillant les étalements de règlements de ces charges.
• N’hésitez pas à créer des sous-comptes pour distinguer les dettes payées sans étalements et celles étalées.
• Rédigez des libellés d’écritures très clairs qui stipulent à quel règlement vous en êtes. Exemple : si vous avez convenu avec l’administration fiscale de régler votre solde d’IS en 4 fois, voici un exemple de libellé clair : SOLDE IS 2019 RGLT 3/4.
• Mettez en place parallèlement un budget de trésorerie pour suivre les dettes au mois le mois qui vous servira à piloter votre entreprise et actualiser votre comptabilité. N’hésitez pas en cas de besoin de vous rapprocher d’un expert-comptable.

Sur le même thème :

• Questions d’entrepreneurs/Réponses d’experts : mesures gouvernementales pour les entreprises dans le cadre du coronavirus (Covid-19)
• Coronavirus : le chômage partiel, une mesure exceptionnelle pour les employeurs

Ecrit par
Lison Jacquet

Lison Jacquet, collaboratrice comptable en cabinet d'expertise-comptable depuis 5 ans et rédactrice de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.