Comment paramétrer un logiciel de comptabilité ?
Lorsqu’une entreprise fait l’acquisition d’un logiciel comptable, la question du paramétrage se pose rapidement. Or, celui-ci est essentielle. Compta-Facile vous dévoile comment paramétrer un logiciel comptable.
Définir et personnaliser son plan comptable
Les logiciels comptables, ou les logiciels de comptabilité en ligne, contiennent un plan comptable général (PCG) qui doit être adapté à l’entreprise, en fonction de ses spécificités.
Choix le bon plan de comptes
Tout d’abord, il convient de sélectionner le plan comptable qui correspond au type d’entité en question. Les associations, par exemple, ont des plans comptables particuliers. Il en est de même concernant les notaires ou les sociétés commerciales.
Personnaliser les comptes généraux
Selon les modalités de fonctionnement de l’entreprise, certains postes du plan de comptes pourront être personnalisés ; et notamment la racine du compte ainsi que son libellé. A titre d’exemple, lorsqu’une société a ouvert différents comptes courants au nom de ses associés, elle pourra personnaliser son compte général 4551 « Associés – comptes courants » en :
- 45511 « Compte courant de M. A »
- 45512 « Compte courant de Mme B »
- Etc.
Créer des comptes de tiers auxiliaires
Lorsque l’entreprise effectue des transactions avec de nombreux tiers (clients et fournisseurs principalement), il est fortement recommandé d’avoir recours à la création de comptes auxiliaires. Ainsi, au lieu que les mouvements soient regroupés au sein d’un seul et unique compte (le compte 401 ou le compte 411), ils seront sous-répartis dans des comptes auxiliaires, eux-même rattachés à un compte général. Si, par exemple, une entreprise a plusieurs dizaines de clients dont l’entreprise Dupont et l’entreprise Durant, elle pourra créer les comptes auxiliaires suivants :
- 9DUPON rattaché au compte général 411 pour le client Dupont et
- 9DURAN rattaché au compte général 411 pour le client Durant.
Paramétrer des guides de saisie automatique
Les modèles d’écritures pré-paramétrables permettent de gagner un temps précieux lors de la saisie. Une simple manipulation depuis un journal permet de les appeler. Ils permettent d’automatiser les tâches et de limiter les risques d’erreur pour les écritures récurrentes comme les loyers, l’électricité, les frais de télécommunication, les achats ou les ventes de marchandises, etc.
Avoir recours au lettrage automatique
Le lettrage permet de rapprocher les factures avec leur paiement. Il permet de s’assurer que toutes les factures clients soient bien recouvrées et que toutes les factures fournisseurs soient bien payées. Lorsque l’entreprise émet des factures de montants différents, il peut être opportun de pratiquer un lettrage automatique.
Favoriser des sauvegardes automatiques
La protection des données comptables est primordiale pour l’entreprise. Cette dernière doit utiliser correctement l’outil de maintenance du logiciel comptable en effectuant des sauvegardes régulièrement (ou en les planifiant automatiquement si le logiciel le permet).
Configurer différents profils d’utilisateurs
Lorsque l’entreprise est importante et qu’elle compte bon nombre de collaborateurs, elle doit s’assurer que tous n’aient pas accès aux données importantes. Elle doit définir des droits d’accès pour empêcher, par exemple, que n’importe qui ne puisse valider des écritures et clôturer des journaux…
Préparer la communication avec l’expert-comptable
Le logiciel de comptabilité doit permettre d’exporter les données qu’il contient afin de les injecter dans celui de l’expert-comptable de l’entreprise. Cette modalité d’exportation de données doit parfois être paramétrée en amont mais il convient de s’assurer qu’elle sera bien compatible avec le logiciel utilisé par l’expert-comptable.
A lire également sur le thème du logiciel de comptabilité :
- Quelles sont les fonctionnalités de base d’un logiciel comptable ?
- Pourquoi s’équiper d’un logiciel de comptabilité ?
- Quels sont les avantages et les inconvénients d’un logiciel de comptabilité ?
- Qui est concerné par le logiciel de comptabilité ?
- Comment choisir son logiciel de comptabilité ?
- Quels sont les critères à prendre en compte pour comparer des logiciels ?
- Comment changer de logiciel de comptabilité ?
- Comment faire sa comptabilité en ligne ?
Conclusion : le paramétrage d’un logiciel comptable est généralement très simple. Cette opération consiste à définir différents profils d’utilisateurs et à définir un plan de comptes. Il est ensuite question de créer des guides de saisie automatique et de favoriser le lettrage automatique. Enfin il faut effectuer des sauvegardes régulièrement et les tester.
Donnez-lui une note !
Merci pour votre vote.
A lire aussi...
Savoir lire un bilan comptable est important ; le comprendre et l'interpréter est essentiel. Compta-Facile fait un tour d'horizon complet du bilan comptable : de quoi se compose-t-il ? Comment procéder à une lecture correcte […]
Décryptage des obligations, différences et évolutions entre l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise.
Il est difficile de décider d’investir dans un projet immobilier plutôt qu’un autre lorsqu’ils correspondent tous deux à vos attentes. Et pourtant il existe des indicateurs financiers simples qui conforteront votre choix. Ici nous allons parler de l’indicateur principal, la rentabilité locative. Compta-Facile vous explique ce qu’est la rentabilité et comment la calculer ?
Les élections législatives de 2024 pourraient considérablement transformer le paysage immobilier français. Leur impact dépendra des programmes immobiliers défendus par les partis politiques, mais aussi du contexte économique, social et réglementaire.
Aucun commentaire.