Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ?

Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ? Quels sont les critères à prendre en compte dans le processus de choix du logiciel de gestion commerciale ? Compta-Facile vous apporte ici les réponses à ces questions.

A quoi sert un logiciel de gestion commerciale ?

Utilité d’un logiciel de gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale permet de structurer, d’organiser et d’automatiser le fonctionnement de l’entreprise. Il assure la gestion complète des services « achats » et « ventes » de l’entreprise. Correctement paramétré, il permet de :

• diminuer  le temps consacré à la création des documents commerciaux (évite les phénomènes de ressaisie des informations) ;
• réduire le risque d’erreur lié à la saisie manuelle (erreur dans le prix, le code du produit, la TVA, etc.) ;
• gagner en réactivité commerciale (les devis sont établis plus rapidement) ;
• suivre en temps réel l’évolution des stocks et ainsi anticiper toute rupture ;
• gagner en efficacité (génération de relance en cas de retard de paiement de clients) ;
• avoir une vision globale de l’activité commerciale et de la rentabilité de l’entreprise (à travers la génération de tableaux de bord).

Fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale dispose d’un nombre important de fonctionnalités, plus ou moins étendus selon les besoins de l’entreprise et la gamme qu’elle choisit :

• Réalisation des devis,
• Établissement des bons de commandes, bons de livraisons et factures de ventes (et intégration dans la comptabilité),
• Suivi des commandes clients et des règlements,
• Gestion des achats, des niveaux de stocks et des inventaires,
• Intégration automatique des factures d’achats dans la comptabilité,
• Gestion du portefeuille d’articles et de la tarification…

Comment bien choisir son logiciel de gestion commerciale ?

L’investissement dans un logiciel de gestion commerciale nécessite, au préalable, d’identifier précisément, d’une part les besoins de l’entreprise et, d’autre part, son budget.

Modalités de tenue de la comptabilité de l’entreprise

Il est important d’étudier les interactions et liaisons possible entre le logiciel de gestion commerciale et le logiciel de comptabilité (de l’entreprise ou celui de l’expert-comptable), et notamment leur compatibilité. Les logiciels de gestion commerciale les plus performants proposent notamment un déversement automatique des données dans le logiciel de comptabilité (intégration automatique ou intégration à l’aide d’un export de fichier des factures de ventes et d’achats).

Ergonomie et simplicité d’utilisation du logiciel gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale ne sera pris en main efficacement que s’il est simple d’utilisation et épuré. La navigation doit être intuitive et la saisie éventuellement guidée. Il est appréciable que les opérations récurrentes soient automatisées.

Critères de personnalisation

Il faut veiller à ce que les documents commerciaux générés par le logiciel de gestion commerciale se personnalisent facilement avec les éléments propres à l’entreprise (logo, mentions obligatoires, etc.). En effet, ces documents constituent également un support de communication pour l’entreprise et ils doivent respecter certaines mentions obligatoires.

Accès à une hot-line

Il est important de vérifier qu’une hot-line (assistance téléphonique) soit dédiée aux utilisateurs du logiciel de gestion commerciale et de s’assurer que celle-ci soit réactive. Une formation pourra être proposée par l’éditeur du logiciel (attention, elle est généralement payante, en plus de la licence d’utilisation).

Contraintes techniques et budgétaires

Il convient de déterminer notamment : le nombre d’utilisateurs prévus, le matériel utilisé (installation en monoposte, sur un réseau ou recours au mode SaaS), le volume de données à traiter et les fonctionnalités précises attendues.

Les plus petites structures qui assument en interne les tâches comptables et administratives auront, la plupart du temps, recours à un logiciel de facturation couplé à un logiciel de comptabilité (généralement, les achats et les stocks y sont gérés de manière moins automatisée  que dans les grandes structures ; ne serait-ce que par contrainte de budget).

A l’inverse, les structures plus importantes préféreront utiliser un logiciel de gestion commerciale compatible avec leur logiciel de comptabilité ; solution forcément plus complète mais plus onéreuse.

Mises à jour du logiciel de gestion commerciale

Enfin, il est important de se renseigner sur la périodicité des mises à jour. Tout éditeur doit effectuer une veille légale et mettre à jour en conséquence ses logiciels en fonction des évolutions de la législation (et notamment, par exemple, de tout changement en matière de mentions obligatoires sur les factures).

Période d’essai gratuite

Pour vérifier que le logiciel de gestion commerciale corresponde au mieux aux besoins de l’entreprise, rien de mieux que de le tester gratuitement. Certains éditeurs proposent des périodes d’essais de leurs logiciels (ces derniers pouvant subir quelques restrictions en termes de fonctionnalités étant donné qu’il s’agit d’une version d’essai gratuite).

Protection des données en ligne

Lorsque l’entreprise opte pour une solution en ligne, elle doit s’assurer que l’éditeur stocke ses données sur des espaces sécurisés.

Conclusion : choisir son logiciel de gestion commerciale est une étape cruciale dans le processus de création ou de fonctionnement d’une entreprise.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.