Auto-entreprise ou micro-entreprise, quel logiciel choisir ?

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Bon nombre d’entrepreneurs se posent la question : « quel logiciel choisir pour mon auto-entreprise ou ma micro-entreprise ? ». Mais, avant de se lancer tête baissée dans le choix d’un logiciel pour auto-entrepreneur, il convient de bien cerner le périmètre de ses obligations comptables et fiscales et de définir correctement l’étendue de ses besoins. Compta-Facile vous présente une fiche spéciale répondant à la question : quel logiciel choisir pour un auto-entrepreneur ?

Remarque préalable : cette publication concerne le micro-entrepreneur soumis au régime fiscal du micro (micro-BIC ou micro-BNC) au même titre que l’auto-entrepreneur (qui bénéficie, en plus, du régime du micro-social).

Auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs, prenez connaissance de vos obligations légales avant de choisir un logiciel

Obligations comptables

En tant qu’auto-entrepreneurs, vous bénéficiez d’allègements extrêmement importants en matière de comptabilité. Ainsi, vous ne devez pas enregistrer d’écritures comptables dans des journaux spéciaux comme les sociétés commerciales ou les entreprises individuelles classiques. Vous ne devez donc pas tenir de comptabilité commerciale ou de comptabilité de trésorerie. De plus, vous êtes dispensé de bilan comptable : compte de résultat, bilan et annexe.

-> Il est donc inutile de vous procurer un logiciel de comptabilité complet permettant de saisir des pièces comptables et d’établir des comptes annuels.

Obligations fiscales

Déclarations d’un professionnel relevant du régime micro

Même type de dispense dans le domaine fiscal, les auto-entrepreneurs ne doivent déposer aucune déclaration de résultats ou annexes. Vous êtes simplement tenus de déclarer vos recettes selon une périodicité que vous choisissez. C’est sur la base de cette déclaration que vont être calculés vos cotisations sociales ainsi que vos impôts dûs (après application d’un abattement sur le chiffre d’affaires, le solde est soumis au barème progressif de l’impôt sur le revenu, sauf option pour le prélèvement forfaitaire libératoire). Par ailleurs, vous êtes exonérés de TVA et ne doivez pas établir de déclarations à ce sujet.

-> Tout module de génération ou d’édition de la liasse fiscale et/ou de déclaration de TVA n’a aucune utilité dans un logiciel pour auto-entrepreneur.

Livres obligatoires prévus dans le régime micro

Les auto-entrepreneurs ont l’obligation d’établir deux livres selon leur situation :

Tous les auto-entrepreneurs, peu importe leur activité, doivent tenir un livre des recettes retraçant chronologiquement toutes les recettes encaissées au cours d’une année civile,
Les auto-entrepreneurs qui exercent une activité de vente de marchandises, fourniture de denrées à consommer sur place ou à emporter, ou des prestations d’hébergement sont tenus de remplir un registre des achats qui récapitule les dépenses effectuées chaque année.

Règles à respecter en matière de facturation

Enfin, vous devez remettre à vos clients une facture lors de chaque vente ou prestation. Cette facture doit respecter la législation et contenir des mentions obligatoires ; citons notamment :

Date d’émission de la facture,
Numérotation de la facture,
Date de la vente ou de la prestation de service,
Identité de l’acheteur,
Identité du vendeur ou prestataire,
Adresse de livraison,
Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel,
Désignation du produit ou de la prestation,
Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni,
Prix catalogue,
Majoration éventuelle de prix,
Indication de l’exonération de TVA au moyen de la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ou, à défaut, mention du taux de TVA applicable et du montant de la TVA facturée,
Réduction de prix,
Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture,
Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).

Lorsque la facture est adressée à un professionnel, elle doit également contenir la date ou le délai de paiement, les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, le taux des pénalités de retard en cas de non-paiement à la date de règlement ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire.

Auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs, définissez correctement vos besoins avant de choisir un logiciel

Il ressort donc de l’ensemble des obligations évoquées ci-dessus que l’auto-entrepreneur a intérêt à choisir un logiciel qui couvre un ou plusieurs des besoins suivants : gestion des stocks, établissement des devis et de la facturation, suivi des encaissements, génération du livre des recettes et du registre des achats, et éventuellement édition de tableaux de bords. L’ensemble des autres fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité lui est généralement d’aucune utilité.

Les besoins en matière de gestion des stocks

Lorsque vous exercez une activité de négoce (achat-revente), vous pouvez avoir intérêt à suivre vos stocks en temps réel afin d’éviter toute rupture d’approvisionnement. Vous vous trouverez ainsi en mesure d’anticiper des commandes en rupture de stocks. Un logiciel spécialisé peut assurer ce suivi. Pour cela, vous devez compléter au préalable des « fiches produits », des « fiches fournisseurs » et éventuellement indiquer un seuil critique en deçà duquel un ré-approvisionnement sera nécessaire. Des avertissements pourront être générés automatiquement.

-> Un module de gestion des stocks n’a d’intérêt que si vous exercez une activité de négoce ou de production. Les prestataires de services doivent généralement s’en affranchir.

Les besoins en matière de gestion des devis et de la facturation

Tous les auto-entrepreneurs présentent un besoin en la matière, peu importe l’activité qu’ils exercent (prestataires de services, auto-entreprise de production ou de négoce). Le recours à un logiciel de facturation va permettre d’établir des devis ainsi que des factures d’auto-entrepreneur en bonne et due forme et notamment en respectant l’ensemble des mentions obligatoires à porter sur ces documents. En optant pour une solution paramétrable, vous n’aurez pas à vous soucier des évolutions de la législation puisque la plupart des logiciels en ligne proposent des mises à jour en temps réel dorénavant. Les logiciels les plus aboutis permettent de transformer les devis acceptés par les clients en factures.

-> Le logiciel de facturation est, à notre avis, un outil indispensable pour tous les auto-entrepreneurs. Il vous permettra notamment de ne rien oublier de facturer à vos clients. Renseignez-vous, au préalable, sur ses fonctionnalités ainsi que sur son coût pour votre structure.

Les besoins en matière de gestion de la trésorerie

C’est également un point essentiel pour la plupart des auto-entrepreneurs, excepté pour ceux qui n’ont que très peu de flux de trésorerie entrants et sortants (comme, par exemple, les consultants qui n’établissent qu’une ou deux factures de vente par mois et qui n’ont quasiment aucune charge hormis leur rémunération). Satisfaire ce besoin vous permettra de prendre connaissance, en un rapide coup d’œil, du niveau de votre trésorerie et, dans certains logiciels, de son évolution prévisible (on peut l’assimiler à un budget de trésorerie). Il pourra également vous permettre de suivre avec efficacité le règlement de vos factures clients et éventuellement de relancer dans des délais appropriés ceux qui n’auraient pas honoré leurs dettes dans les délais impartis. Les solutions les plus évoluées proposent des prestations similaires à un tableau de bord pour auto-entrepreneur (taux de transformation des devis en facture, montant des créances clients à encaisser, montant des devis en cours, variation nette de trésorerie, etc.).

-> La fonctionnalité « gestion de la trésorerie » est très utile pour suivre l’encaissement de vos clients et bénéficier rapidement d’une visibilité quant à l’évolution des affaires mais elle n’est pas indispensable.

Les besoins en matière de formalisme

Autre besoin que doit satisfaire de préférence un logiciel pour auto-entrepreneur : la génération et l’édition des registres obligatoires. Il doit suivre certaines règles bien précises, notamment en matière de validation des données et d’altération du document.

-> Il est appréciable que cette fonction soit proposée par votre logiciel. Mais sachez que ces registres peuvent être tenus par d’autres moyens et qu’ils sont très simples et rapides à remplir.

La réponse à d’autres besoins spécifiques

Les besoins classiques recensés ci-dessus ne sont pas les seuls à exister. Certaines activités peuvent engendrer d’autres besoins et éventuellement nécessiter le recours à des logiciels plus spécialisés appelés « solutions métiers » (il s’agit, par exemple, du secteur du bâtiment).

Auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs, déterminez votre budget avant de choisir un logiciel

Il ne faut pas oublier qu’en tant qu’auto-entrepreneur, vous ne pourrez déduire aucune charge de votre chiffre d’affaires. Le coût généré par l’achat d’un logiciel de facturation ne l’est pas non plus. Cela implique que tout entrepreneur a intérêt à définir en amont son budget c’est-à-dire la somme qu’il va consacrer à l’acquisition de son logiciel.

Cette démarche pourra vous amener à :

Réaliser des rapports qualité/prix,
Effectuer des arbitrages
Et trancher en faveur de certaines solutions plutôt que d’autres.

Après avoir suivi l’ensemble de ces conseils, il ne vous reste plus qu’à trouver le logiciel qui vous convient le mieux. Il en existe une multitude sur le marché et tous ne se valent pas. Pour choisir « votre » meilleur logiciel, nous vous recommandons d’en tester le plus possible avant de faire votre choix. Choisissez des versions d’essai gratuites non limitées en termes de fonctionnalités (versions complètes utilisables gratuitement pendant un certain temps).

A lire également sur la micro-entreprise :

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Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.

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