Comment choisir son logiciel de comptabilité en ligne ?

Les entreprises qui souhaitent se tourner vers un logiciel de comptabilité en ligne (c’est-à-dire sur Internet, en mode SaaS, ASP ou Cloud) doivent prendre en compte, dans leurs critères de choix, des éléments de réflexion supplémentaires comparé à l’acquisition d’une licence « classique ». Compta-Facile a choisi de les présenter ici en répondant à la question : comment choisir son logiciel de comptabilité en ligne ?

Voici 5 conseils à suivre pour choisir un logiciel de comptabilité en ligne adapté à sa situation :

• Vérifier ses équipements informatiques
• Cadrer précisément ses besoins
• Observer et comparer différentes solutions
• Tester chacune d’entre elles
• Orienter son choix vers un éditeur reconnu

Vérifier la qualité des équipements informatiques

Cela paraît pourtant évident mais il est indispensable de le rappeler. Choisir un logiciel de comptabilité en ligne implique nécessairement de disposer d’une bonne connexion Internet. Le débit de celle-ci doit permettre de lancer les différentes applications sans difficultés depuis n’importe quel navigateur Internet. Il est généralement conseillé qu’il dépasse les 3 Mb/s et il doit être d’autant plus puissant que le nombre d’utilisateurs est élevé.

Par ailleurs, les installations informatiques doivent également être récentes, performantes et leur système d’exploitation à jour. Enfin, il est important de s’assurer de la compatibilité du logiciel de comptabilité en ligne avec le navigateur Internet utilisé par l’entreprise (Chrome, Safari, Internet Explorer, Firefox par exemple).

Définir l’étendue des besoins de son entreprise

C’est certainement l’une des phases les plus importantes dans la procédure de choix d’un logiciel de comptabilité en ligne : un investissement réussi est un investissement bien préparé. Ce travail de réflexion doit être mené en amont de la démarche de sélection du logiciel. En effet, l’offre présente sur le marché est tellement riche et diversifiée qu’il convient de s’interroger, au préalable, sur les besoins réels de l’entreprise en matière de comptabilité en ligne.

L’idée ici est d’avoir recours à la solution la plus adaptée à ses besoins, et donc d’éviter d’avoir à payer des services dont l’entreprise n’aurait aucune utilité. Voici les questions à se poser :

• Quels besoins l’entreprise souhaite-t-elle couvrir avec son logiciel de comptabilité (tenue des comptes simplement, établissement des devis et de la facturation, édition de tableaux de bord, etc.)  ?
• A combien estime-t-elle approximativement le volume de ses écritures comptables ?
• Va-t-elle stocker en ligne des documents numérisés (factures, relevés bancaires, etc.) ?
•  Souhaite-t-elle  automatiser sa comptabilité ?
• Combien d’utilisateurs devront avoir accès au logiciel de comptabilité en ligne ? Auront-ils des droits spécifiques ?
• Une application sur smartphone ou sur tablette est-elle indispensable ?
• L’entreprise exerce-t-elle son activité dans un domaine particulier nécessitant le recours à un logiciel spécialisé (comme le bâtiment par exemple ou encore l’hôtellerie, la restauration et les cafés) ?
• A-t-elle besoin d’apporter des modifications « sur-mesure » au logiciel s’il est standard (développements spécifiques) ?

Analyser les offres des différents logiciels de comptabilité en ligne

L’entreprise a défini l’étendue de ses besoins, elle sait donc ce qu’elle veut. Elle doit maintenant analyser ce qui est proposé sur le marché, c’est-à-dire l’offre, afin de savoir ce qu’elle peut avoir. Voici les principaux points à analyser :

• Quelles sont les conditions globales d’utilisation du service (nombre d’écritures autorisées, taille de l’espace de stockage disponible, etc.) ?
• Où sont implantés les serveurs de l’éditeur du logiciel (en France, dans l’Union Européenne ou à l’étranger) ?
• L’éditeur dispose-t-il d’un service technique ou d’une assistance joignable à tout moment en cas de problème ?
• Propose-t-il une formation afin de prendre en main le logiciel ? Si oui, celle-ci est-elle gratuite ?
• La résiliation est-elle possible à tout moment ou y-t-il des délais à respecter ? Des frais sont-ils à prévoir en cas de changement de logiciel ?

Essayer avant de louer un logiciel de comptabilité en ligne

Il est essentiel de pouvoir tester un logiciel de comptabilité en ligne avant de s’engager immédiatement avec lui. En effet, et même si, dans la plupart des offres, la résiliation est possible à tout moment, des frais peuvent être facturés en cas d’export de données. Par ailleurs, changer de logiciel de comptabilité est une démarche plutôt fastidieuse pour une entreprise ; il est donc préférable de s’assurer de faire le bon choix dès la souscription.

En pratique, la plupart des éditeurs de logiciels de comptabilité en ligne proposent des versions d’essai gratuites limitées dans le temps (en général 30 jours) ou au niveau des fonctionnalités (cette solution est moins préférable pour l’entreprise puisqu’elle n’a pas la faculté de tester toutes les possibilités offertes par le produit).

Favoriser le recours à un logiciel de comptabilité en ligne développé par un éditeur reconnu

Les logiciels de comptabilité en ligne, comme tout logiciel de comptabilité, sont des programmes extrêmement complexes et délicats à développer. Ils exigent des connaissances spécifiques, tant les règles qui encadrent la comptabilité sont nombreuses (certaines tirent leurs origines du droit comptable tandis que d’autres proviennent d’autres ramifications du droit comme le droit fiscal ou le droit social).

En optant pour un éditeur reconnu, l’entreprise met toutes les chances de son côté à plusieurs niveaux. Tout d’abord, sur le plan de la continuité du service. Un éditeur reconnu présente moins de risques d’abandonner le développement de son logiciel de comptabilité en ligne. Dans ce cas, des coûts de transfert son à prévoir et une perte de temps sera occasionnée. Ensuite, dans le domaine des mises à jour. Un éditeur reconnu assure une veille technologique et réglementaire ; il met ainsi à jour ses logiciels en temps réel et s’assure qu’ils soient conformes à la réglementation du pays dans lequel il vend/loue ses produits (fichier des écritures comptables par exemple). Enfin, un éditeur reconnu dispose généralement d’équipes techniques compétentes, joignables quasi-instantanément et à n’importe quel instant de la journée.

Conclusion : choisir un logiciel de comptabilité en ligne nécessite de disposer d’une bonne connexion Internet. Il faut également faire un point complet sur l’étendue des besoins de l’entreprise et prendre le temps d’analyser les différentes offres. Tester et comparer avant d’acheter sont deux pratiques indispensables.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.