Le fichier des écritures comptables (FEC)
Le fichier des écritures comptables (FEC) doit être communiqué à l’administration fiscale en cas de vérification de comptabilité. Compta-Facile fait le point sur ce fichier : A quoi sert le fichier des écritures comptables ? Quelles sont les entreprises concernées par le FEC ? Que contient-il ? Quand faut-il le remettre au vérificateur de comptabilité ? Quelle est la sanction prévue en cas de non présentation ?
A quoi sert le fichier des écritures comptables (FEC) ?
Le FEC sert de base à certains contrôles de l’administration fiscale : tris, calculs (sommes, multiplications, divisions, soustraction, etc.), classement et recoupement des données. Il permet au vérificateur de comptabilité de :
- S’assurer de la correspondance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées,
- Gagner du temps lors de ses contrôles,
- Alléger son temps de présence dans l’entreprise.
Il est généré directement depuis le logiciel de comptabilité de l’entreprise ou de son expert-comptable.
La remise du fichier des écritures comptables fait courir le délai de 3 mois imparti à l’administration fiscale pour effectuer ses contrôles. A défaut de remise du FEC, le délai ne s’applique pas.
Qui est concerné par le fichier des écritures comptables (FEC) ?
Doivent remettre une copie du fichier des écritures comptables (FEC) les contribuables qui :
- Tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés,
- Sont soumis à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu, dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles (BA),
- Doivent tenir et de présenter des documents comptables en vertu d’une disposition du Code Général des Impôts (ou, autrement dit, qui relèvent d’un régime réel d’imposition),
- Font l’objet d’une vérification de comptabilité dont l’avis est adressé à compter du 1er janvier 2014.
Sont dispensées d’établir le fichier des écritures comptables (FEC) :
- Les auto-entrepreneurs, même s’ils tiennent leur comptabilité au moyen d’un système informatisé ;
- Les sociétés civiles immobilières (SCI) soumises aux revenus fonciers dont tous les associés sont des personnes physiques et qui ne sont pas astreintes à des obligations comptables commerciales.
Enfin, des mesures de simplification ont été spécialement instituées pour les entreprises relevant du régime du micro (micro-BNC ou micro-BIC) qui tiennent un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur et qui confient leur comptabilité à un tiers : le FEC peut ne pas comporter le détail des écritures comptables des recettes (le tiers peut saisir en comptabilité ces opérations par récapitulation au moins mensuelle, et non trimestrielle des totaux des opérations). Dans cette hypothèse, le contribuable doit également présenter, quelle qu’en soit la forme (papier ou tableur Excel), le détail de ses recettes, ainsi que toutes les pièces justificatives.
Depuis quand le fichier des écritures comptables (FEC) est-il obligatoire ?
Le fichier des écritures comptables (FEC) doit être communiqué à l’administration fiscale pour tous les contrôles pour lesquels l’avis de vérification de comptabilité est adressé après le 1er janvier 2014.
Que contient le fichier des écritures comptables (FEC) ?
Le fichier des écritures comptables est un document informatique qui contient l’ensemble des enregistrements du système comptable d’une entreprise. Voici le contenu du fichier des écritures comptables :
1. Code du journal de l’écriture comptable
2. Libellé du journal de l’écriture comptable
3. Numéro de l’écriture comptable (devant être basé sur une séquence continue)
4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable
5. Numéro de compte (compte réellement utilisée par l’entreprise, en fonction de son plan comptable)
6. Libellé de compte
7. Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
8. Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
9. Référence de la pièce justificative
10. Date de la pièce justificative
11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
12. Montant au débit
13. Montant au crédit
14. Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
15. Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
16. Date de validation de l’écriture comptable
17. Montant en devise (à blanc si non utilisé)
18. Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)
Lorsque certaines données ne sont pas remplies dans le logiciel comptable, les colonnes concernées doivent être laissées vides dans le FEC ; il ne faut pas les remplir avec des « 0 » ou des « espaces ».
Il doit être généré dans un format particulier et doit comprendre l’ensemble des journaux existants dans la comptabilité de l’entreprise. Les écritures d’inventaires et les écritures d’à-nouveaux doivent donc également y figurer.
Comment et quand remettre le fichier des écritures comptables ?
Le fichier des écritures comptables doit être remis au vérificateur de comptabilité lors de sa première intervention sur place (cette disposition est rappelée à l’entreprise dans l’avis de vérification qui lui est envoyé).
Il peut être intégré sur tout support physique : CD, DVD, Clé USB, disque dur externe, etc.
Quel est le sort du fichier des écritures comptables ?
A l’issue des travaux de l’administration fiscale (aboutissant à une mise en recouvrement ou à une absence de rectification), le fichier des écritures comptables est détruit.
Quelle est la sanction de défaut de présentation du FEC ?
En cas de non remise du fichier des écritures comptables ou de remise d’un fichier non conformes, le contribuable s’expose à une amende de :
- 5 000 euros lorsqu’une rectification n’a été apportée,
- 10% des droits mis à la charge du contribuable lorsqu’une rectification a été apportée (sans que l’amende ne puisse toutefois être inférieure à 5 000 euros).
Remarque : ces dispositions s’appliquent à compter du 10 août 2014 (auparavant, l’amende s’établissait à 1 500 euros). L’amende est infligée par exercice comptable.
Parallèlement, les bases d’imposition sont évaluées d’office par l’administration fiscale.
Conclusion : depuis le 1er janvier 2014, le fichier des écritures comptables doit obligatoirement être présenté à l’administration fiscale en cas de contrôle. Il convient de s’assurer que le logiciel de l’entreprise est en mesure de générer ce fichier ou que l’expert-comptable de l’entreprise le génère bien de son coté.
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13 commentaires
Kamel
Merci pour cet article très intéressant !
Mamoun
Merci pour cet article intéressant. Compta-Facile est un site que je recommande vivement !
Langlois
À quel moment je dois génèrer mon fichier FEC ? Il y a t il une date précise à respecter en fonction de la date de clôture de mon bilan ?
Thibaut Clermont
Bonjour,
Votre fichier des écritures comptables (FEC) doit être généré dès lors que vos journaux ont été validés et qu'ils ne peuvent plus faire l'objet de modification. Il est donc édité en même temps que vos comptes générés à la clôture de chacun de vos exercices comptables (états comptables définitifs).
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Olivier
Bonjour Thibaut,
Encore un grand merci à vous pour cette N-ième publication parfaitement claire :)
Au passage, j'ai une petite question de sens.
Quelle différence entre 4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable et 16. Date de validation de l’écriture comptable.
Lors de la production de mon fichier FEC, je n'ai aucune date au point 16. Pourtant, il me faut en mettre une pour valider ce fichier.
quelle est pour vous le plus logique ?
- la même que celle du 4 ?
- la date de clôture annuelle de ma compta (exemple : 31/12/2015) pour toutes les écritures ?
- la date de la pièce comptable ?
Merci encore de votre aide.
Thibaut Clermont
Bonjour Olivier,
Merci pour vos encouragements.
Ces dates sont effectivement différentes :
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous devez normalement clôturer votre exercice (et donc, de facto, valider vos écritures comptables) avant de générer le fichier des écritures comptables (FEC).
J'espère vous avoir éclairé sur la question. Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
olivier
Vraiment merci car c'est parfaitement clair. Très bonne continuation et au plaisir de vous lire à nouveau :)
PUJOL MURIEL
Bonjour,
Sur un article j'ai lu que les micro-entrepreneurs sont dispensés de produire le FEC, mais qu'en revanche, les entreprises n'ayant pas opté pour ce régime, mais imposables dans la catégorie micro-BIC ou micro-BNC doivent néanmoins transmettre le FEC en cas de demande. Pourriez vous nous confirmer cette obligation pour les micro BIC Merci
Thibaut Clermont
Bonjour,
A mon sens, les micro-BNC et les micro-BIC sont dispensés de produire le fichier des écritures comptables (FEC) étant donné qu'ils sont exemptés de comptabilité. Ils ne doivent donc enregistrer aucune écriture comptable.
Cordialement, Thibaut CLERMONT.
François Le normand
Merci pour vos explications :)
Mon expert-comptable importe un FEC en 2 minutes et construit un tableau de bord de gestion en ligne via une solution que nous utilisons mensuellement.
BOUVIER
Bonjour,
Je possède un salon de coiffure et depuis le 01 janvier de cette année, je suis en franchise en base de TVA.
Dois-je mettre en place le FEC ?
Merci
Thibaut Clermont
Bonjour,
Sous quel statut exercez-vous votre activité (société, entreprise individuelle au régime réel ou auto-entreprise) ? Si vous êtes soumis au régime du micro, le FEC ne doit pas être tenu. En revanche, si vous relevez d'un régime réel d'imposition, il est obligatoire et ce quel que soit la catégorie d'imposition des bénéfices (BIC, BNC ou BA).
Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
BOUVIER
Merci pour votre réponse. je dépends d'un régime réel d'imposition donc obligation d'avoir le FEC. Je suis obligée de changer mon logiciel. Je me permets de vous demander si vous pouvez me conseiller sur un logiciel à choisir. Je travaille sur EBP compta.
Merci. Cordialement.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Quelle version utilisez-vous du logiciel EBP ?
Si elle est antérieure à l'entrée en vigueur du FEC, sachez qu'EBP propose des mises à jour afin d'assurer la compatibilité de ses anciennes versions. Ainsi, vous n'avez pas besoin d'investir dans un nouveau logiciel mais simplement de mettre à jour celui que vous utilisez actuellement.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Valérie
Bonjour
Je possède CIEL COMPTA FACILE VERSION 2014 je voulais m'assurer que c'est bien un logiciel comptable sécurisé et conforme pour les nouvelles normes 2018.
Merci.
Thibaut Clermont
Bonjour,
L'exigence d'un caractère "anti-fraude" pour les logiciels de comptabilité a été abandonnée. Seuls les logiciels de caisse et de gestion sont concernés par cette obligation depuis le 1er janvier 2018. Dans votre cas, vous devez tout même vérifier que le logiciel propose l'édition du fichier des écritures comptables (FEC).
Plus d'informations : les logiciels de caisse sécurisés.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Tintori
Bonjour
Je suis en sarl depuis 2004, au régime réel simplifé regime (BIC-IS), et je viens de changer de cabinet d'expertise car l'ancien a mis un an pour me faire mon avant dernier bilan. Mon ancien cabinet refuse de me fournir le fichier FEC alors que je j'ai fais les chose comme demandé. Mon nouvel expert-comptable leur a bien indiqué qu'il reprenait ma comptabilité.
Quelle voie de recours puis-je avoir devant le refus de mon ancien cabinet ?
En vous remerciant d'avance
Thibaut Clermont
Bonjour,
L'expert-comptable dispose d'un droit de rétention mais celui-ci ne peut porter que sur les travaux qu'il a effectué. Il ne peut exercer ce droit que s'il n'a pas été payé pour l'exécution de ses travaux.
Si vous avez bien respecter toutes les règles pour résilier votre lettre de mission, je vous invite à envoyer une lettre recommandée à votre ancien expert-comptable afin de lui réclamer officiellement ce document. Sans réponse de sa part, contactez le Conseil Régional de l’Ordre des Experts-Comptables (CROEC) dont votre ancien expert-Comptable dépend. Il vous donnera la démarche à suivre pour résoudre ce litige.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Coudreuse
Je suis médecin libéral et j'utilise un logiciel "métier" pour le suivi de ma patientèle.
Ce logiciel a un volet comptable adapté pour mon métier mais l'éditeur ne s'est pas engagé sur la voie d'un agrément. En particulier, il ne fournit pas le fichier FEC que mon AGA me dit être obligatoire.
Mes écritures sont disponibles dans un fichier EXCEL, et il n'est pas difficile de le mettre à tout format demandé, mais je n'ai pas trouvé ni de description claire, ni de logiciel simple permettant cette transposition
Pouvez vous m'indiquer ou je peux trouver ces informations ?
Thibaut Clermont
Bonjour,
La documentation la plus complète que l'on peut trouver à propos du fichier des écritures écritures (FEC) est celle de l'administration fiscale et plus particulièrement celle contenue dans le BoFip.
La voici : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9028-PGP.
Bonne lecture ! Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Xavier BOUDET
Bonjour,
Dans l'article il est précisé :
* Numéro de l’écriture comptable (devant être basé sur une séquence continue)
Pour la numérotation des factures émises par l'entreprise, pas de problème, mais pour les factures d'achat ?
Nous avions l'habitude de mettre le numéro de la facture du fournisseur. Doit on gérer une numérotation continue pour les factures d'achat également?
Thibaut Clermont
Bonjour,
Non, l'obligation concernant la séquence ne concerne que les factures de ventes.
Toutefois, la méthode de classement que vous avez choisie pour vos factures d'achats doit vous permettre de retrouver rapidement le justificatif en question.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Rachel
Bonjour,
L'administration fiscale peut elle me demander de fournir le FEC n'importe quand au cours d'un l'exercice ?
Merci.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Le fichier des écritures comptables (FEC) ne doit être communiqué qu'en cas de contrôle fiscal. Il s'agit, plus précisément d'une vérification de comptabilité. Vous recevez un courrier vous prévenant de ce contrôle et des diligences à effectuer.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Kossi Afannou
Merci beaucoup C'est trés intéressant