Les travaux d’inventaire en comptabilité

Lorsqu’une entreprise approche de sa date de clôture, elle doit organiser des travaux d’inventaire comptables. Ces derniers doivent être correctement préparés et suivent une démarche quasi-universelle. Compta-Facile vous apporte ses conseils sur l’organisation des travaux d’inventaire en comptabilité, également appelés travaux de clôture de l’exercice.

La préparation des travaux d’inventaire comptables

Avant de se lancer dans la démarche des travaux d’inventaire, il convient d’avoir saisi l’ensemble des pièces justificatives de l’exercice comptable (saisie des factures d’achat, des factures de ventes, comptabilisation des charges de personnel, comptabilisation des déclarations de T.V.A). Voici nos conseils à ce niveau :

• Bien saisir une facture
• Bien saisir un relevé bancaire

La phase de préparation des travaux d’inventaire est généralement caractérisée par l’édition d’une balance comptable générale  avant inventaire, qui sera conservée et annotée tout au long des travaux de révision (elle est généralement appelée « balance comptable provisoire » ou « balance comptable de révision »).

Le premier contrôle à effectuer à ce stade est de rapprocher les sommes figurant sur les balances auxiliaires et grands-livres auxiliaires (clients et fournisseurs) avec celles figurant sur la balance générale (compte 411 et 401). Ensuite, il conviendra de terminer le lettrage des comptes de tiers clients et fournisseurs et d’effectuer une sorte de « pré-révision » du dossier.

Pour plus d’informations : bien préparer son bilan comptable.

Les travaux d’inventaire sont, en général, caractérisés par la succession de quatre phases : la réalisation d’un inventaire de l’existant, l’évaluation de la valeur d’inventaire de différents éléments, l’ajustement de certains postes comptables et la comptabilisation de divers impôts.

La mise en oeuvre des travaux d’inventaire

L’inventaire matériel

Cette démarche permet de contrôler l’existence des éléments d’actifs et de passifs tels que les immobilisations, les stocks, les comptes de trésorerie ainsi que les comptes clients et fournisseurs. A ce stade, compte tenu de l’activité de l’entreprise, il pourra être procédé à :

• un inventaire des immobilisations : l’inventaire des immobilisations va permettre d’identifier les biens qui sont sortis du patrimoine de l’entreprise du fait d’une cession ou d’une mise au rebut. Cette démarche va générer des enregistrements comptables : écritures de sorties d’immobilisations, comptabilisation des dotations aux amortissements ;
• un inventaire des stocks : à l’issue du comptage et de la valorisation des stocks, il conviendra de les comptabiliser et éventuellement de les déprécier ;
• une vérification de certains soldes de comptes de tiers : lorsqu’une entreprise veut s’assurer du solde d’un compte client ou fournisseur, elle peut solliciter le service comptable de l’entreprise en question pour obtenir un extrait de compte. Cela permet de s’assurer de la réciprocité des comptes dans les comptabilités respectives ;
• une vérification des soldes bancaires : Lorsque le solde du dernier relevé bancaire ne coïncide pas avec le solde du compte « Banque » en comptabilité, il est indispensable d’établir un état de rapprochement bancaire.

L’évaluation de la valeur d’inventaire de certains éléments

C’est la partie la plus délicate à aborder. Le service comptable de l’entreprise, éventuellement assisté par son Expert-Comptable, va devoir évaluer la valeur d’inventaire de certains éléments afin de les comparer à leur valeur comptable. Si ces éléments ont perdu de la valeur, il conviendra d’en tenir compte. On  appelle cela des régularisations d’inventaire. Elles permettent de respecter le principe d’image fidèle.

Doivent notamment être évalués à la clôture de l’exercice comptable (et être comparés à leur valeur comptable) :

• les stocks (en cas de perte de valeur, il conviendra de pratiquer une dépréciation) ;
• les immobilisations (une dépréciation trouvera également à s’appliquer en cas de perte de valeur) ;
• les créances clients (des difficultés liées au recouvrement de créances peuvent générer des écritures de provisions pour créances douteuses, voir des comptabilisations de créances irrécouvrables) ;

Enfin, lorsque l’entreprise encoure certains risques à la clôture de l’exercice, il convient de se questionner sur l’opportunité de constituer une provision (provision pour litiges, provision pour garanties données au client, provision pour amendes et pénalités, provision pour restructuration etc.).

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L’ajustement de certains postes du bilan et du compte de résultat

Cette étape permet de s’assurer du respect du principe de séparation des exercices : les charges et produits figurant dans le compte de résultat doivent se rapporter à l’exercice en question. Il conviendra donc de recenser l’ensemble des produits et des charges qui sont comptabilisés :

• dans l’exercice comptable mais qui s’étendent sur une durée supérieure à celui-ci : il s’agit d’identifier des charges constatées d’avance ou encore des produits constatés d’avance ;
• dans l’exercice suivant mais qui concernent l’exercice actuel : il sera ici question de comptabiliser des factures non parvenues, des charges à payer, ou encore des factures à établir ou des produits à recevoir ;

Ces enregistrements représentent des écritures comptables de régularisation.

De plus, lorsque l’entreprise commerce avec des pays tiers (pays non membres de l’Union Européenne ou pays membres n’ayant pas opté pour la monnaie unique), elle doit procéder à un ajustement de ses créances et dettes libellées en devises.

Lorsque l’entreprise a des salariés, elle doit également estimer une provision pour congés payés ainsi qu’une provision pour charges sociales sur congés payés (ce principe ne s’applique pas dans certaines activités pour lesquelles, par exemple, des cotisations sont versées à une caisse de congés payés).

La comptabilisation de différents impôts

A l’issue de la saisie des écritures d’inventaire, l’entreprise pourra estimer (et provisionner dans ses comptes) certains impôts tels que : la Taxes sur la Valeur Ajoutée (à ce titre, un cadrage de TVA devra être effectué) la Contribution sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE), la taxe sur les véhicules de tourisme (TVS), la comptabilisation de la C3S (Organic) etc.

Enfin, l’entreprise devra calculer son résultat fiscal et procéder à la comptabilisation de l’impôt sur les bénéfices si elle est soumise à l’impôt sur les sociétés.

Lorsque toutes ces étapes auront été effectuées, l’entreprise pourra éditer une balance définitive et commencer son travail d’établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe). Il conviendra, bien évidemment, de les contrôler au préalable.

Conclusion : les travaux d’inventaire regroupent l’ensemble des tâches comptables effectuées à compter de la fin de la saisie des pièces comptables, en vue de préparer la clôture de l’exercice comptable. Ils débouchent sur des travaux de révision des comptes. Ils aboutissent à l’établissement de comptes annuels.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.