Le lettrage des comptes clients et fournisseurs
Le lettrage est une opération comptable qui consiste à rapprocher des montants dans un compte de tiers (comptes de la classe 4). En général, on lettre les comptes clients ainsi que les comptes fournisseurs. Cette manipulation comptable présente un intérêt indéniable : la vérification du règlement effectif des factures émises ou reçues. Le lettrage des comptes clients et fournisseurs peut s’effectuer de manière automatique ou manuelle. Compta-Facile vous présente l’essentiel à retenir sur le lettrage en comptabilité.
Intérêt du lettrage comptable des fournisseurs et des clients
Le lettrage comptable consiste à attribuer une lettre à un ou plusieurs montants au débit pour les faire correspondre à un ou plusieurs montants au crédit. Traditionnellement, il permet de faire un lien entre une facture et son règlement.
Il permet d’être en mesure de n’afficher que des mouvements non-lettrés et de justifier le solde d’un compte de tiers en comptabilité. Cela signifie que seuls les montants n’ayant pas fait l’objet d’un paiement pourront être édités (clients ou fournisseurs). A l’issue d’un lettrage, l’entreprise est donc en mesure de connaître :
- les factures fournisseurs qui lui restent à payer,
- les factures clients en attente d’encaissement.
Elle pourra ainsi relancer ses clients en cas de retard de paiement par exemple.
Enfin, le lettrage permet de préparer correctement la clôture d’un exercice comptable et facilite l’établissement du bilan comptable.
Les méthodes de lettrage des comptes de tiers en comptabilité
Le lettrage peut se faire de deux façons différentes : manuellement ou automatiquement.
Le lettrage manuel
C’est une méthode de lettrage dans laquelle le responsable comptable rapproche lui-même les factures de leur(s) règlement(s), compte par compte. Cette opération souvent fastidieuse peut prendre un certain temps. Elle nécessite un suivi régulier.
Le lettrage automatique
Il s’agit d’une fonctionnalité offerte par certains logiciels. Ces derniers rapprochent automatiquement les factures de leur(s) paiement(s). Il est parfois possible que le logiciel rapproche un paiement avec plusieurs factures. Dans ce cas, il effectue lui-même les sommes arithmétiques des factures et les comparer au montant du paiement global. Ce mode de lettrage permet de gagner du temps mais peut s’avérer parfois dangereux, surtout lorsque l’entreprise reçoit ou émet des factures de montants généralement identiques.
Exemple de lettrage d’un compte fournisseur
Une entreprise a acheté des marchandises le 01/01/N pour 1 200 euros TTC et le 01/02/N pour 2 400 euros TTC. Elle procède au règlement des deux factures le 15/02/N pour 3 600 euros par chèque.
Voici les écritures comptables qu’elle va comptabiliser dans ses journaux :
Journal d’achat
Au 01/01/N :
| Compte | Libellé | Pièce | Débit | Crédit |
| 401 | Facture d’achat de marchandise | 001 | 1 200,00 | |
| 607 | Facture d’achat de marchandise | 001 | 1 000,00 | |
| 4456 | Facture d’achat de marchandise | 001 | 200,00 |
Au 01/02/N :
| Compte | Libellé | Pièce | Débit | Crédit |
| 401 | Facture d’achat de marchandise | 002 | 2 400,00 | |
| 607 | Facture d’achat de marchandise | 002 | 2 000,00 | |
| 4456 | Facture d’achat de marchandise | 002 | 400,00 |
Journal de banque
Au 15/02/N :
| Compte | Libellé | Pièce | Débit | Crédit |
| 401 | Règlement factures n° 001 et 002 | Chèque 01 | 3 600,00 | |
| 512 | Règlement factures n° 001 et 002 | Chèque 01 | 3 600,00 |
Ainsi, lorsqu’elle va consulter le compte fournisseur 401, l’entreprise verra s’afficher à l’écran les deux factures et leur règlement unique, qu’elle devra lettrer :
| Date | Libellé | Pièce | Débit | Crédit | Lettrage |
| 01/01/N | Facture d’achat de marchandise | 001 | 1 200,00 | AAA | |
| 01/02/N | Facture d’achat de marchandise | 002 | 2 400,00 | AAA | |
| 15/02/N | Règlement factures n° 001 et 002 | Chèque 01 | 3 600,00 | AAA | |
| Mouvements totaux | 3 600,00 | 3 600,00 | |||
| Solde comptable | 0,00 | ||||
Le lettrage permet ainsi de s’apercevoir qu’il ne reste plus aucune facture à régler pour le fournisseur 401. Sinon, le solde de ce dernier serait créditeur.
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7 commentaires
Ecritures comptables d'affacturage
Bonjour,
En affacturage c’est plutôt le lettrage automatique qui est utilisé vu le volume de créances gérées et donc le nombre de chèques ou virements reçus.
Cordialement
Thibaut Clermont
Bonsoir,
Oui, effectivement, parfois le volume justifie un lettrage automatique. Il sera d'autant plus opportun lorsque les créances n'ont pas le même montant.
Cordialement,
Thibaut CLERMONT.
LONGILA
Bonjour M. Thibaut Clermont, j'aimerais savoir si on peut se passer du lettrage que ce soit manuel ou automatique en comptabilité. Par exemple, si quelqu'un peut éditer le bilan comptable ou le résultat sans avoir eu à effectuer le lettrage.
Merci d'avance.
Thibaut Clermont
Bonjour. Oui, bien sur, le lettrage n'a aucun caractère obligatoire. Il permet principalement de justifier rapidement le solde d'un compte de tiers (en ne sélectionnant que les mouvements non lettrés) et de suivre l'état d'avancement des paiements clients/fournisseurs/salariés ; mais il est possible de ne pas les lettrer (surtout lorsque la comptabilité comporte peu d'écritures comptables). De plus, si vous avez un expert-comptable, en fonction de l'étendue de la mission qui lui est confiée, il pourra être amené à justifier le solde des comptes de tiers (et donc à effectuer lui-même un lettrage). Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Courteville Evelyne
J'essaie de faire la comptabilité d'un ami , il n'a pas de chéquier et paye donc toutes ses factures en espèces ou en Carte Bancaire. Dois-je faire le lettrage ? Ce sont souvent des facturettes (tickets de caisse) et pour de petits montants je sais donc que toutes les factures sont réglées. Un seul doute il a peut être perdu une facture qui a été réglée en CB. Je suis un peu paumée d'autant qu'il m'a donné toute l'année 2014 d'un seul coup environ 1500 facturettes à saisir alors le lettrage me semble un travail de dingue et il veut sa compta pour dans 8 jours. Conseillez-moi. Merci.
Thibaut Clermont
Bonjour.
Sous quelle forme juridique exerce-t-il son activité ? Est-ce en nom propre (entreprise individuelle) ?
Pour répondre à vos interrogations point par point :
Lettrage : le lettrage n'est pas obligatoire mais fortement conseillé (il permet notamment de justifier le solde des comptes clients/fournisseurs à la clôture de l'exercice, en ne sélectionnant que les mouvements non lettrés). Si les opérations sont nombreuses (et qu'elles sont de montants différents) vous pouvez procéder à un lettrage automatique. De nombreux logiciels proposent cette fonctionnalité très utile lorsque la saisie est fastidieuse et les opérations nombreuses.
Factures égarées : vous ne pouvez comptabiliser une opération que si vous possédez son justificatif comptable (facture). A défaut, il convient de la rechercher (demandez une copie au fournisseur concerné). Si aucune solution n'est trouvée et que votre ami exerce en entreprise individuelle, affectez le débit dans le compte de l'exploitant (compte 108).
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Dianifaba
Très bien expliqué, je vous remercie !
Nathalie
Bonjour,
Comment peut-on faire un lettrage si la facture est datée de décembre et le règlement de janvier de l'année suivante.
merci de votre réponse.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Dans ce cas, la facture datée de décembre figurera dans les à-nouveaux de votre nouvel exercice comptable et pourra être rapprochée sans problème de son règlement.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Eliana
Bonjour
J'ai commence à faire le lettrage pour la clôture d'un exercice, je doit commencer avec AAA pour chaque fournisseur ou je doit continuer avec la codification de précédent?
Merci d'avance pour votre réponse
Thibaut Clermont
Bonjour,
Normalement, les lettres s’incrémentent automatiquement dans votre logiciel (elles se suivent au delà de la durée d'un exercice comptable et ne reviennent généralement pas à 0 lors de l'ouverture de l'exercice suivant).
Par ailleurs, le code "AAA" que nous avons indiqué n'est qu'un exemple.
Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
ADOU GEOFROY
merci pour cette explication .je comprends plus mieux