Comment classer ses pièces comptables ?

Lorsqu’une entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle procède à l’enregistrement des pièces comptables. Ses justificatifs comptables peuvent prendre différentes formes (factures d’achats, factures de ventes, relevés bancaires) mais ils doivent, dans tous les cas, faire l’objet d’un classement rigoureux. Compta-Facile vous dévoile les bonnes pratiques à adopter en la matière et répond à la question : comment classer ses documents comptables ?

Les pièces comptables à classer

Traditionnellement, toutes les pièces qui font l’objet d’un enregistrement comptable doivent être classées ; citons notamment :

• Les factures d’achats et les factures de ventes ;
• Les relevés bancaires, les justificatifs d’opérations bancaires et les brouillards de caisse ;
• Les bulletins de paies, bordereaux de charges sociales, déclarations annuelles ;
• Les déclarations fiscales (déclarations de T.V.A, d’impôt sur les sociétés etc.).

Le classement des pièces comptables présente un intérêt indéniable : il contribue à la bonne gestion d’une entreprise et limite le risque de se perdre dans sa comptabilité. Il génère un gain de temps considérable en permettant, par exemple, à une entreprise de retrouver très rapidement une facture fournisseurs/clients.

Le format des justificatifs comptables à classer

Le classement peut être effectué :

• En format papier

Il convient, dans ce cas, d’utiliser des classeurs en fonction des journaux comptables utilisés par l’entreprise. Il est nécessaire de porter une attention particulière au lieu de stockage/archivage afin de ne pas altérer la qualité des documents (humidité) et de restreindre leur accès à quelques membres seulement. Par exemple, si l’entreprise tient un journal « achats », un journal « ventes » et un journal « banque », elle va utiliser 3 classeurs qui porteront la même dénomination et qui contiendront les pièces justificatives de chaque journal.

• En formation dématérialisé

Les pièces comptables sont numérisées et stockées sur des espaces sécurisés. L’entreprise doit se prémunir contre le risque de perte de données (sauvegarde sur des disques durs externes ou CDROM par exemple) et également protéger l’accès à ces informations confidentielles. Il est tout de même fortement conseillé de conserver les originaux en format papier.

La méthode de classement des documents comptables

Un bon classement doit permettre de retrouver rapidement un justificatif à partir du numéro qui lui a été attribué dans la comptabilité.

Il existe plusieurs méthodes de classement des pièces comptables, selon la périodicité de saisie et les caractéristiques propres à l’entreprise. Voici une des pratiques les plus utilisées.

Tout d’abord, une ventilation des pièces comptables selon leur nature est indispensable (achat, vente, banque). Avant tout enregistrement dans les comptes, elles peuvent être classées, par exemple, par ordre chronologique croissant et ce afin de simplifier le processus de saisie comptable. Après avoir été comptabilisées, elles peuvent être classées directement dans des classeurs distincts :

• Les factures d’achats sont classées dans un classeur « Achats »,
• Les facture de ventes sont classées dans un classeur « Ventes »,
• Les relevés bancaires sont classés dans un classeur « Banque »,
• Les brouillards de caisse sont classés dans un classeur « Caisse »,
• Les journaux de paie et bordereaux de charges sociales sont classés dans un classeur « Paie »,
• Les déclarations de TVA sont classées dans un classeur « TVA »,
• Etc.

Une autre méthode de classement des documents comptables peut être retenue par les entreprises autorisées à pratiquer une comptabilité de trésorerie. Ces dernières peuvent agrafer derrière chaque relevé bancaire les justificatifs de  tous les mouvements qui y sont mentionnés, par ordre chronologique.

Ensuite, la numérotation des pièces comptables selon une codification propre à l’entreprise elle-même est vivement recommandée. Ainsi, le service comptable attribue un numéro au justificatif (généralement les factures fournisseurs/clients), le saisit (en indiquant dans la colonne « numéro de pièce » le numéro qu’il a attribué au justificatif), y appose un cachet « comptabilisé » et le range dans son classeur.

En pratique, selon la fréquence de saisie de l’entreprise, la numérotation peut être fondée, tout simplement, sur une séquence de chiffres (exemple : 001, 002, 003 etc.) ou sur d’autres critères (exemple : pour une facture d’achat datée de mai 2018, si l’entreprise utilise des intercalaires mois par mois avec une numérotation remise à zéro tous les mois : « 2018-05-001 »). Pour les factures de ventes, l’entreprise pourra suivre la même numérotation que celle de sa facturation (elle renseignera donc le champ « numéro de pièce » de son logiciel comptable par le numéro porté par sa propre facture). Pour les opérations bancaires, il pourra, par exemple, être retenu le numéro de la remise de chèque, le numéro de chèque émis.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre fiche sur les délais de conservation des documents comptables, celle sur les modes de classement des factures ou encore celle sur les modalités de conservation des factures.

Conclusion : un bon classement de pièces comptables est indispensable pour assurer une gestion correcte de l’entreprise et le suivi de ses opérations. La numérotation des pièces comptables permet, quant à elle, de rapprocher plus rapidement une écriture comptable de son justificatif.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.