Optimiser la gestion de son entreprise grâce à la comptabilité

La comptabilité est généralement perçue, par les entreprises, comme une contrainte administrative alors qu’elle peut représenter une véritable opportunité en matière d’optimisation de gestion. Elle en constitue d’ailleurs le socle. Compta-Facile a choisi de mettre en avant cet aspect plutôt méconnu de la comptabilité en répondant aux questions : pourquoi et comment utiliser la comptabilité pour optimiser la gestion de son entreprise ?

N.B : la comptabilité est entendue ici au sens de la comptabilité générale, discipline consistant à traduire et à enregistrer dans les comptes de l’entreprise tous les flux monétaires qui la concernent. Toutes les opérations qui en découlent sont donc visées et notamment : la saisie comptable (enregistrement des factures d’achats/ventes, des relevés bancaires, des déclarations sociales et fiscales, etc.), les travaux de révision de comptes et ceux d’établissement des comptes annuels.

Pourquoi utiliser la comptabilité pour optimiser la gestion de son entreprise ?

La comptabilité est le système d’information qui centralise le plus d’informations concernant l’entreprise. Elle collecte et produit des données qui concernent non seulement l’entreprise elle-même (indicateurs financiers comme le chiffre d’affaires, la trésorerie, etc.) mais également ses partenaires (fournisseurs, clients, administration fiscale, administration sociale).

De plus, pour la plupart des entreprises, la comptabilité est une obligation. Il serait donc dommage de se priver de ses effets bénéfiques en matière de gestion et de n’y avoir recours que pour satisfaire à ses obligations comptables.

Par ailleurs, la comptabilité est régie par des principes communs, c’est-à-dire des règles applicables à toutes les entreprises (appelées des principes comptables) et ayant pour objectif de produire une information :

• Qui se rapproche le plus possible de la réalité (on parle notamment d’image fidèle),
• Qui est homogène et constante au fil des années,
• Qui permet d’effectuer des comparaisons dans le temps et dans l’espace.

La comptabilité est donc le meilleur support d’optimisation de la gestion d’une entreprise.

Comment se servir de la comptabilité pour optimiser la gestion de son entreprise ?

Optimiser la gestion de son entreprise grâce à la comptabilité : les prérequis

Partir sur de bonnes bases

Pour que la comptabilité remplisse correctement son rôle d’optimisateur de gestion, elle doit se baser sur une matière première fiable et de qualité. C’est pourquoi il est indispensable de paramétrer correctement le logiciel de comptabilité en amont et notamment de s’assurer de l’absence de doublons (fiches fournisseurs créées deux fois par exemple).

Tenir sa comptabilité à jour

Produire une information utile et en temps voulu nécessite de saisir sa comptabilité régulièrement (ou de faire saisir sa comptabilité si celle-ci est confiée à un expert-comptable). La fréquence peut être journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Il est conseillé d’effectuer, à l’issue de chaque vague d’enregistrements comptables, un processus de révision comptable allégé.

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Gagner du temps au quotidien

Optimiser la gestion de son entreprise ne signifie pas forcément consacrer plus de temps à sa comptabilité. De très nombreux outils permettent de diminuer le temps qui y est consacré. Ils sont regroupés au sein d’une évolution technologique appelée l’automatisation de la comptabilité : récupération automatique des relevés bancaires, enregistrement automatique des écritures de paie, transformation des bons de commande clients/fournisseurs en facture et intégration automatique en comptabilité, création de trames d’écritures comptables, etc.

Optimiser la gestion de son entreprise grâce à la comptabilité : les outils

Suivre l’évolution du besoin en fonds de roulement (BFR)

En suivant de près ses comptes, le chef d’entreprise ou le dirigeant peut améliorer certains de ses ratios financiers et notamment son besoin en fonds de roulement (BFR). L’enjeux consiste ici à le maîtriser car cet indicateur a un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise (au plus il diminue, au plus la trésorerie augmente). Il représente le besoin financier dont elle est tributaire :

• Compte tenu des stocks invendus qu’elle doit financer et des créances qu’elle doit recouvrer,
• Sous déduction des dettes qu’elle n’a pas encore réglées.

Optimiser sa gestion, c’est, par exemple, ne pas attendre plusieurs semaines pour relancer un client qui n’a pas respecté le délai de paiement qui lui était accordé. Dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise, cela passe simplement par l’indication d’une date de règlement lors de la saisie du compte 411 « Clients ». Il est alors possible, selon l’échéance souhaitée, d’éditer une balance âgée distinguant, par client, les créances échues de celles non échues, avec indication du délai accordé (30 jours, 45 jours, 60 jours…). Certains logiciels proposent même des relances automatiques par email.

Mettre en place des tableaux de bord pertinents

Un tableau de bord est un outil de gestion dont l’objectif est de synthétiser le résultat des activités de l’entreprise sous forme d’indicateurs. Il existe différentes sortes de tableaux de bord mais celui le plus « en phase » avec la comptabilité est le tableau de bord de gestion. En effet, il puise généralement les informations dont il a besoin directement dans la comptabilité de l’entreprise.

Certains indicateurs financiers nécessitent des retraitements ou des calculs intermédiaires (le taux de marge, l’EBE, ou encore le délai de paiement des clients et fournisseurs) alors que d’autres peuvent être obtenus immédiatement (le chiffre d’affaires, la trésorerie nette, etc.). Il est intéressant de mettre en place un tableau de bord pour :

• Comparer les variations des indicateurs dans le temps,
• Se fixer des objectifs afin d’améliorer les indicateurs importants,
• Identifier les écarts entre les prévisions et les réalisations,
• Analyser les motifs de l’éventuelle non-atteinte des objectifs fixés.

Effectuer des prévisions les plus réalistes possibles

La comptabilité répond à la question « où en suis-je ? » mais il est également important de répondre à la question « où vais-je ? ». Et concrètement, c’est le prévisionnel financier qui permet d’y répondre. Composé d’un ensemble de tableaux (compte de résultat prévisionnel, bilan prévisionnel, budget de trésorerie, etc.), il est plus ou moins élaboré et complexe selon la taille des entreprises. Dans les plus petites d’entre elles, il peut ne comprendre qu’un bilan et un compte de résultat (voir même qu’un compte de résultat seulement).

La comptabilité joue ici un rôle fondamental car il est, en effet, difficile de voir là où on va sans savoir de là d’où on vient. Elle va donc fournir des informations nécessaires à l’élaboration du business plan et notamment le montant des créances et des dettes à répartir sur le plan de la trésorerie, le montant des amortissements prévisionnels lissés sur plusieurs années…

Conclusion : la comptabilité est un support de qualité permettant d’optimiser la gestion de son entreprise. Elle permet notamment de maîtriser son BFR, de mettre en place des outils de suivi et de pilotage de l’entreprise et d’anticiper l’avenir avec le plus d’objectivité possible.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.