L’automatisation de la comptabilité

La comptabilité est une discipline pouvant amener ses intervenants à effectuer des tâches basiques et, qui plus est, répétitives. Or, il existe certains mécanismes d’automatisation de la comptabilité qui permettent notamment de ne plus avoir à les réaliser mais également de limiter le risque d’erreur liée à l’intervention humaine. Compta-Facile dévoile ses conseils afin de gagner du temps sur la tenue de sa comptabilité en répondant à la question : comment automatiser la comptabilité d’une entreprise ?

Qu’est-ce que l’automatisation de la comptabilité ?

Définition de l’automatisation de la comptabilité

L’automatisation de la comptabilité est une démarche qui consiste à éviter d’avoir recours, dans la mesure du possible, à des processus manuels pour leur préférer des processus automatiques. Cette technique s’applique aussi bien à la tâche basique de saisie comptable (saisie des factures d’achats et de ventes, saisie des écritures de paie, saisie des relevés bancaires…) qu’aux autres services de l’entreprise (devis, facturation, paie, etc.).

Avantages de l’automatisation de la comptabilité

Automatiser sa comptabilité présente de nombreux avantages, et ce même si l’entreprise travaille avec un expert-comptable pour la tenue de sa comptabilité. Tout d’abord, cette technique permet, à l’entreprise comme à son expert-comptable éventuel, de dégager un temps précieux pour se consacrer à son cœur de métier. Le chef d’entreprise ou le dirigeant pourra s’occuper de développer son business et l’expert-comptable pourra offrir à son client (l’entreprise) des prestations à plus forte valeur ajoutée et notamment en termes de conseils. Ensuite, elle permet de réduire le risque d’erreur généré par l’intervention de l’homme et la saisie manuelle notamment (doubles saisies, recopies d’informations…). Enfin, elle permet généralement de centraliser l’information ; ce qui permet d’avoir accès plus rapidement à l’information et surtout d’avoir accès à une information à jour.

Entreprises concernées par l’automatisation de la comptabilité

Toutes les entreprises se trouvant dans l’obligation de tenir une comptabilité sont concernées par l’automatisation de leur comptabilité et ont intérêt à y opter. En fonction de leur statut juridique et de leur régime fiscal, certaines pourront accentuer ou non l’importance de l’automatisation (c’est notamment le cas des entreprises individuelles soumises au régime des bénéfices non commerciaux par exemple).

Quels sont les différents moyens d’automatiser sa comptabilité ?

Centraliser les informations de l’entreprise

La première chose à faire pour automatiser au mieux sa comptabilité est de favoriser la centralisation des informations de l’entreprise. Toutes les données de celles-ci doivent, de préférence, être regroupées au sein d’une seule et unique base de données. Différents modules viennent alors récupérer ces informations et ont ainsi la même source d’informations.

Concrètement, cela passe par le choix d’une solution de gestion comptable complète adaptée à l’entreprise. Les plus petites entreprises qui gèrent elles-mêmes leur comptabilité, l’établissement de leurs devis et de leurs factures auront tout intérêt à retenir l’éditeur de logiciel qui leur propose un logiciel de comptabilité couplé à un logiciel de gestion commerciale. Les plus grandes ont généralement recours à un PGI (progiciel de gestion intégré) regroupant de très nombreuses applications informatiques : module gestion des approvisionnements, module de gestion des stocks, module de gestion des ventes, module de gestion de la comptabilité, module de gestion de la paie, etc.

Automatiser le traitement comptable des factures

Enregistrement des factures d’achats

Les entreprises de taille moyenne et/ou importante organisée en différents services (service « achats », service « stocks », service « marketing », service « commandes fournisseurs », etc.) peuvent les faire intervenir de façon alternée ou concomitante au cours du déroulement d’un processus particulier (passation d’une commande fournisseurs notamment). Ainsi, par exemple, un service peut être amené à définir les besoins pour fabriquer un produit, un autre à commander les matières et produits appropriés, un autre à les réceptionner, un autre à recevoir et valider la facture. Dans ces conditions, il convient d’assurer une bonne traçabilité de l’information. Pour cela, il faut avoir recours à une solution de gestion assez complexe qui permet :

• De générer bons de commande à envoyer aux fournisseurs concernés,
• De confirmer la réception des biens commandés,
• D’émettre, le cas échéant, une demande d’avoir si un problème apparaît (erreur de quantité, mauvaise qualité…),
• De transformer les bons de commande en factures d’achats,
• D’intégrer automatiquement les factures d’achats dans le logiciel de comptabilité.

Pour les petites entreprises, ou celles dont l’organisation n’est pas complexe, ce rôle peut être assuré par le logiciel de gestion des approvisionnement et des stocks. Dans les plus grandes, c’est à un PGI qu’il faut généralement avoir recours.

Enregistrement des factures de ventes

La même logique s’applique ici pour l’automatisation du traitement comptable des factures de ventes. La solution de gestion doit permettre :

• De créer des devis et de les suivre jusqu’à leur validation par le client,
• De transformer ces devis en bons de commande puis en factures de ventes,
• De déverser automatiquement les factures de ventes dans la comptabilité.

Cette tâche pourra être assurée par un logiciel de gestion commerciale ou par un progiciel de gestion intégré.

A savoir : le processus d’analyse et d’enregistrement des factures d’achats et de ventes peut être intégralement automatisé au moyen de la reconnaissance automatique des factures.

Automatiser le traitement comptable de la paie

Lorsqu’une entreprise réalise elle-même la paie de ses salariés et qu’elle se charge d’établir ses bordereaux de charges sociales, elle a tout intérêt à choisir une solution de paie compatible avec son logiciel de comptabilité.

Si c’est le cas, la plupart des éditeurs offrent la possibilité, lors de la clôture des opérations de paie, d’enregistrer automatiquement toutes les écritures de paie dans le journal comptable approprié : enregistrement brut global, des charges sociales patronales, des charges sociales salariales, des divers avantages en nature et enfin du net à payer pour chaque salarié.

Automatiser le traitement comptable des relevés de banque

Certains logiciels proposent d’automatiser le processus de saisie des opérations bancaires en intégrant automatiquement les relevés bancaires d’une entreprise dans sa comptabilité. Les données bancaires sont récupérées et saisies sans intervention manuelle dans les journaux comptables appropriés, au moyen d’un procédé sécurisé appelé ETEBAC.

Cette technique est complètement fonctionnelle et spécialement adaptée aux entreprises autorisées à tenir une comptabilité de trésorerie. Elle nécessite toutefois un paramétrage préalable (il est possible d’apprendre au logiciel à classer automatiquement des opérations dans certains comptes en fonction du libellé qu’elles présentent sur le relevé bancaire). Elle aboutit à une affectation complète dans les comptes de bilan et les comptes de gestion, avec éclatement possible entre les montants hors taxes et la TVA.

Paramétrer des guides de saisie comptable

Pour les entreprises commerciales, industrielles ou artisanales devant tenir une comptabilité complète de type « créances et dettes », la récupération automatique des relevés bancaires et généralement moins intéressante car les opérations vont généralement être enregistrées dans des comptes de tiers : des comptes clients ou des comptes fournisseurs. Or, la plupart des logiciels ne permettent pas de les classer dans les bons comptes.

Celles qui ne peuvent automatiser le traitement comptable de leurs factures ont toutefois la faculté de créer des guides de saisie comptable. Ce sont des trames qui s’incrémentent automatiquement dans le journal comptable approprié (achat ou vente par exemple) lorsqu’un compte de tiers est sélectionné (compte client ou compte fournisseur) et que le montant TTC renseigné. Cette technique suppose d’avoir paramétré, au préalable, chaque compte de tiers en indiquant d’une part le compte de gestion à utiliser en contrepartie et d’autre part le taux de TVA applicable.

Conclusion : l’automatisation de la comptabilité est un enjeu pour toutes les entreprises. Elle permet de réaliser un gain de temps et d’assurer une meilleure fiabilité des informations comptables. L’automatisation favorise, entre autre, l’optimisation de la gestion d’une entreprise grâce à sa comptabilité.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.