La saisie comptable
La saisie des pièces comptables, couramment appelée saisie comptable ou enregistrement comptable constitue la base de la comptabilité. Elle est essentielle puisqu’elle alimente les états financiers : le bilan et le compte de résultat. Compta-Facile répond ici aux questions suivantes : qu’est-ce que la saisie comptable ? Qui peut l’effectuer ? Quelles sont les pièces comptables qui doivent être saisies ? De quoi se compose une écriture comptable ?
Qu’est-ce que la saisie comptable ?
La saisie comptable constitue un encodage et plus particulièrement la traduction en termes comptables des opérations affectant le patrimoine d’une entreprise ou son activité. Elle est représentée par une opération manuelle consistant à mouvementer les comptes concernés par l’opération.
La saisie comptable génère des écritures comptables, qui sont enregistrées dans un logiciel de comptabilité dans un document appelé « journal » (dans le langage courant, on s’attarde à passer une écriture comptable). Une entreprise peut créer autant de journaux qu’elle le souhaite : journal des achats, journal de ventes, journal de banque, journal des opérations diverses, journal des salaires, journal de TVA, journal de reprise des Reports A Nouveaux (RAN), etc. Elle peut même décliner un journal en différents journaux.
Exemple : lorsqu’une entreprise exerçant une activité de négoce reçoit de nombreuses factures d’achats, elle peut créer un journal d’achat intitulé « journal d’achats de marchandises » et un autre journal intitulé « journal des frais généraux ».
La saisie comptable constitue la « matière première » de la comptabilité. En effet, ce sont ces accumulations d’enregistrements comptables qui vont alimenter le bilan et le compte de résultat de l’entreprise chaque année.
Qui peut effectuer la saisie de la comptabilité ?
Toute personne justifiant d’un minimum de connaissance en comptabilité peut saisir les pièces comptables d’une entreprise. Toutefois, cette activité étant généralement couplée à la gestion (tout au moins partielle) de la trésorerie, il est vivement recommandé de confier cette tâche à une personne de confiance : le dirigeant, un employé de l’entreprise. Il est également possible d’externaliser (c’est-à-dire de sous-traiter) la saisie de la comptabilité à un professionnel : un expert-comptable.
Quels documents doit-on saisir en comptabilité ?
Tous les documents générés et émis par l’entreprise doivent être saisis, au même titre que ceux qui émanent des tiers ; on les appelle les pièces comptables. Concrètement, devront être comptabilisés : les factures d’achats, les factures de ventes, les relevés bancaires, les déclarations de TVA, les avis d’impôts et taxes, les journaux de paie, etc. Ne doivent jamais être saisis en comptabilité les devis, les bons de commandes ainsi que les bons de livraison (ils devront toutefois être conservés pendant un certain délai et mis à disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle).
Nos équipes ont rédigé deux articles au travers desquels sont formulés des conseils pour bien saisir sa comptabilité :
On notera simplement ici que les travaux de saisie comptable peuvent, dans certains cas et pour certains professionnels, être allégés grâce au processus de récupération automatique des relevés bancaires en comptabilité.
De quoi se compose une écriture comptable ?
La saisie comptable se matérialise par l’enregistrement d’une écriture comptable composée de plusieurs lignes et de plusieurs colonnes et justifiée par une pièce comptable (pour plus d’informations : qu’est-ce qu’une écriture comptable ?). Chaque écriture comptable doit comporter :
- Une date (théoriquement la date du document),
- Les numéros de comptes mouvementés,
- Le libellé de l’opération,
- les montants au débit et au crédit.
Une écriture comptable doit être équilibrée, cela signifie que la somme des débits doit être égale au total des crédits. Elle suit le principe fondamental de la comptabilité en partie double.
Exemple d’écriture comptable : l’entreprise a reçu une facture de matériel informatique du fournisseur « F » datée du 01/01/N d’un montant de 12 000 euros (dont TVA déductible 2 000 euros). Voici l’écriture comptable qui va être générée par l’opération
| Date | N° Pièce | N° Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 01/01/N | FA001 | 404000 | Fournisseur « F » – matériel informatique | 12 000 | |
| 01/01/N | FA001 | 445620 | Fournisseur « F » – matériel informatique | 2 000 | |
| 01/01/N | FA001 | 218300 | Fournisseur « F » – matériel informatique | 10 000 |
Une fois que l’écriture est saisie, elle doit être validée puis reportée sur le grand-livre (en pratique, les logiciels de comptabilité reportent automatiquement les écritures comptables dans le grand-livre). L’écriture comptable ainsi enregistrée pourra être modifiée à posteriori en cas d’erreur, sauf si l’exercice comptable a été clôturé.
Conclusion : la saisie comptable est une procédure manuelle permettant de traduire en comptabilité des opérations ayant un impact sur le patrimoine de l’entreprise ou son activité. Elle constitue le socle de la comptabilité et ne doit, à ce titre, jamais être négligée. Elle représente la matière première des états financiers d’une entreprise.
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3 commentaires
Christine
Bonjour,
Au 31 décembre 2016, se fera la clôture du premier exercice de ma SASU. Il s'agit d'une activité secondaire et je n'ai donc que peu de rentrées d'argent (une dizaine de factures depuis sa création) et très peu de sorties : la TVA, les divers impôts, une seule note de restaurant, une location de voiture et un billet d'avion. J'avais donc prévu de tenir seule ma comptabilité, j'ai donc conservé toutes mes factures, relevés de banque etc.
Mais à l'approche du 31/12 je suis perdue... Que dois je faire ? Prendre un logiciel de compta ? Pour pouvoir répondre aux obligations légales...
Thibaut Clermont
Bonjour,
Si vous souhaitez tenir seule votre comptabilité, vous devez effectivement vous équiper d'un logiciel de comptabilité (voici une fiche exposant nos conseils en la matière : comment choisir son logiciel de comptabilité). Vous devrez saisir vos opérations courantes (factures d'achats, factures de ventes, relevés bancaires), réviser vos comptes, passer vos écritures d'inventaire, établir votre déclaration de TVA annuelle (le cas échéant), effectuer votre cadrage de TVA, éditer vos comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) et clôturer votre exercice.
Bonne soirée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Liudmila
Bonjour,
Actuellement, je suis en recherche du poste "Aide Comptable". Et souvent je vois dans des annonces "saisie en masse des factures". J'ai une petite expérience dans un un cabinet et je n'ai jamais entendu cette phrase. Pouvez*vous m'expliquer, s'il vous plait, ce que cela veut dire.
Merci d'avance !
Thibaut Clermont
Bonsoir,
Cela signifie qu'en tant qu'aide comptable, vous allez être amené à saisir un nombre important de factures (factures clients, factures fournisseurs notamment). Vous aurez divers moyens d'optimiser ce processus de saisie comptable (utilisation de guides de saisie notamment).
Bonne soirée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Anne
Bonjour,
Je suis en projet de création d'entreprise pour proposer des prestations administratives et commerciales en tant qu'assistante indépendante.
J'ai rencontré un prospect qui souhaite me confier de la saisie comptable simple.
Or, visiblement cette tâche serait considérée comme de la comptabilité et donc illégale car réservée aux experts comptables ou salarié comptable ? Pourriez-vous me le confirmer ?
Peut-il y avoir une tolérance dans la mesure où je n’effectue pas de révision, de certification…et que l'expert de mon prospect valide les comptes chaque mois ?
J'ai aussi trouvé sur la Revue Fiduciaire la mention suivante : "les simples travaux matériels tels que la saisie purement administrative ne relèvent pas de l'exercice illégal. Lorsque des données comptables qui nécessitent une option intellectuelle d'imputation ont été précodifiées, la saisie des écritures comptables correspondantes par un professionnel non membre de l'Ordre n'en relève pas non plus."
Merci d'avance.
Anne
Lison Jacquet
Bonjour Anne,
Cela n’est pas possible, « la saisie comptable simple » est une activité exclusivement réservée aux experts comptables exerçant à titre libérale, conformément au code de déontologie des experts-comptables.
Le seul fait de tenir la comptabilité par la simple saisie d’écritures, informatiques ou non, a fortiori en les codifiant conformément au plan comptable, constitue l’exercice illégal : « la seule intervention dans la tenue suffit à caractériser l’infraction » (Cass. Crim. 8 mars 1979, 13 novembre 1980, 22 février 1990).
Cordialement, Lison Jacquet.