Faire sa comptabilité soi-même : le guide complet

Nombreuses sont les entreprises qui envisagent de tenir elles-mêmes leur comptabilité et qui se posent des questions concernant cette stratégie. Une telle décision, non sans conséquences, doit être prise en toute connaissance de cause. Compta-Facile vous présente un guide pour faire sa comptabilité soi-même, organisé en trois parties d’égale importance et répondant aux questions :

1. Peut-on faire sa comptabilité soi-même ?
2. Quels sont les avantages et les inconvénients ?
3. Quelles sont les étapes à suivre pour faire sa comptabilité soi-même ?

Peut-on faire sa comptabilité soi-même ?

La réponse à cette question est, bien évidemment, oui. Toutes les entreprises, quelles que soient les obligations comptables auxquelles elles sont soumises, peuvent décider de tenir elles-mêmes leur comptabilité. Le choix de la gérer par leurs propres moyens résulte d’une décision de leur part.

D’un point de vue légal, aucun texte n’impose aux entreprises d’avoir recours à un expert-comptable pour tenir leur comptabilité. Attention toutefois, si elles choisissent d’être accompagnées par un professionnel (même partiellement), elles ne peuvent déléguer leurs travaux qu’à un expert-comptable titulaire du diplôme d’expertise comptable et inscrit au tableau de l’ordre des experts-comptables.

Faire sa comptabilité soi-même est une solution qui s’avère intéressante mais qui est déconseillée dans certaines situations. En effet, la comptabilité est une science à part entière qui nécessite la maîtrise de nombreuses connaissances (pas uniquement comptables mais également fiscales, sociales, juridiques, etc.) et la pratique d’une veille (les règles évoluant assez fréquemment dans le temps). Il est assez rare de réunir toutes les compétences et l’accompagnement par un professionnel est, en pratique, très largement répandu. Sa mission peut être limitée à une simple révision des comptes et un établissement des comptes annuels.

Pour plus d’informations à ce sujet : peut-on faire sa comptabilité soi-même ?

Quels sont les avantages et inconvénients de faire soi-même sa comptabilité ?

Les avantages

On en dénombre généralement trois avantages : le coût, la gestion des affaires et la sensibilisation à la comptabilité.

Le coût, et plus particulièrement les économies réalisables en assurant la comptabilité en interne, est généralement le facteur déclencheur du rapatriement d’une comptabilité. En effet, faire soi-même permet de réaliser des économies et de ne pas prendre le risque de s’engager avec un expert-comptable, lorsque certaines incertitudes existent sur la pérennité du projet.

Ensuite, en matière de gestion des affaires, faire sa comptabilité soi-même permet de mieux suivre le niveau de l’activité et son évolution. Il faut avoir à l’esprit que la comptabilité n’est pas seulement une contrainte administrative, elle va bien au-delà de ce simple aspect. Elle représente un véritable outil de gestion, d’information et d’aide à la décision. Assurer sa comptabilité en interne et la mettre à jour régulièrement permet d’être plus réactif et de prendre les bonnes décisions au bon moment grâce au développement d’outils (tableaux de bord, prévisionnels financiers, etc.).

Enfin, faire soi-même présente l’avantage de se sensibiliser à la comptabilité et de comprendre ses principes de fonctionnements, et plus globalement ses rouages.Cela permet d’ouvrir les portes de la compréhension dans de nombreux autres domaines, notamment en matière d’optimisation juridiques ou fiscales.

Pour plus d’informations à ce sujet : quels avantages trouve-t-on à faire soi-même sa comptabilité ?

Les inconvénients

Les inconvénients existent malheureusement et ils sont au nombre de quatre : le temps, les risques, le surcoût et le manque de conseil.

Faire sa comptabilité soi-même est une activité généralement très consommatrice de temps. En s’en occupant lui-même, le dirigeant ou le chef d’entreprise consacre moins de temps à d’autres activités, comme la recherche de nouveaux marchés et plus globalement le développement de son chiffre d’affaires.

Par ailleurs, elle peut occasionner un surcoût pour l’entreprise. Elle contient différents coûts cachés qu’il est important de maîtriser pour que cette solution reste intéressante d’un point de vue financier : achat ou location d’un logiciel de comptabilité, formation du personnel au paramétrage et à l’utilisation du logiciel…

Elle s’avère également plus risquée pour l’entreprise. La probabilité de commettre des erreurs est plus importante : erreur de comptabilisation (inversion hors taxes – TVA, passage d’une écriture à l’envers, erreur d’imputation comptable…), erreur d’interprétation de texte, etc.

Enfin, cette solution prive l’entreprise d’un accompagnement et principalement de conseils. Un accompagnement, même partiel, lui permet de bénéficier d’un panel non-négligeable de prestations : optimisation du cadre fiscal, rationalisation du cadre juridique, arbitrage rémunération/dividendes.

Pour plus d’informations à ce sujet : quels inconvénients y-a-t-il à faire soi-même sa comptabilité ?

Quelles étapes doit-on respecter pour faire sa comptabilité soi-même ?

Avec le développement des solutions de gestion en ligne, il est dorénavant beaucoup plus rapide et plus simple de faire sa comptabilité soi-même. Voici les étapes à suivre.

Prendre connaissance de ses obligations comptables

Avant toute chose, faire sa comptabilité soi-même implique de prendre connaissance des obligations comptables de son entreprise. Il est nécessaire de connaître l’étendue des travaux à effectuer. Sans surprise, ces derniers seront nombreux dans les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC, SCA, SCS…) et assimilées (sociétés d’exercice libéral). Ils seront un peu moins importants pour les commerçants et artisans exerçant leur activité au sein d’une entreprise individuelle, peu nombreux pour les professions libérales exerçant en nom propre. Enfin, ils seront quasi-inexistants pour les micro-entrepreneurs, anciennement appelés les auto-entrepreneurs.

Trouver un logiciel de comptabilité

C’est l’étape la plus délicate de la démarche. Il convient, à ce stade, de choisir le logiciel de comptabilité qui répond de la manière la plus adéquate possible aux besoins exprimés par l’entreprise. Il est primordial de faire un point préalable afin de déterminer le périmètre des besoins de l’entreprise en matière d’utilisation et de budget. A cette occasion, l’entreprise pourra se rendre compte, par exemple, qu’il est possible de choisir un logiciel de comptabilité qui gère également la facturation et qui permet une intégration automatique des factures dans les comptes.

Paramétrer son logiciel de comptabilité

Une fois le logiciel de comptabilité choisi, il est nécessaire de le paramétrer. Il est important d’y consacrer le temps qu’il faut car le paramétrage est essentiel pour le logiciel de comptabilité, comme pour toute autre solution de gestion d’ailleurs. Il sera question de renseigner toutes les caractéristiques de l’entreprise, de créer des profils d’utilisateurs et de leur attribuer des droits, de choisir un plan comptable et de le personnaliser, d’ouvrir les journaux accueillant les écritures comptables et de programmer toutes les fonctionnalités qui permettent de gagner du temps : guides automatiques de saisie comptable, lettrage automatique, récupération automatique des relevés bancaires, intégration automatique des factures, etc.

Saisir ses opérations et faire son bilan de fin d’année

Au cours de l’année, tous les documents comptables affectant le patrimoine des commerçants et artisans doivent être enregistrés en comptabilité : factures, relevés bancaires, déclarations fiscales, journaux de paie, brouillards de caisse… Un livre-journal ainsi qu’un grand-livre doivent être tenus. S’agissant des professions libérales, elles sont pour la plupart autorisées à tenir une comptabilité de trésorerie : seuls les relevés bancaires sont comptabilisés. Cette procédure est appelée la saisie comptable.

En fin d’année, les commerçants ainsi que les artisans doivent compter et évaluer leurs stocks, chiffrer les éventuels risques qu’ils encourent, enregistrer des écritures d’inventaire (charges et produits constatés d’avance, factures non parvenues, factures à établir…), établir des comptes annuels et les déposer au greffe du tribunal de commerce. Les professionnels libéraux doivent remplir un livre des recettes ainsi qu’un registre des immobilisations et des amortissements.

Pour plus d’informations à ce sujet : comment faire sa comptabilité soi-même ?

Conclusion : toutes les entreprises peuvent faire elles-mêmes leur comptabilité. Cette méthode de gestion présente des avantages mais comporte aussi quelques inconvénients. Quoiqu’il en soit, elle nécessite de suivre des étapes dans un ordre bien précis.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.