Changer de logiciel de comptabilité, pourquoi et comment faire ?
Un changement de logiciel comptable nécessite une préparation complète et sans faille. La migration des données peut s’avèrer délicate et il convient de ne rien rater. Compta-Facile vous dévoile la démarche à suivre afin de changer de logiciel comptable avec succès.
Pourquoi changer de logiciel de comptabilité ?
La décision de changer de logiciel comptable peut résulter de motifs internes ou externes à l’entreprise.
Motivations internes d’un changement de logiciel comptable
Une société peut voir ses besoins évoluer et ainsi se doter d’un logiciel plus ou moins performant. Elle, peut, par exemple, changer de logiciel comptable afin d’opter pour un logiciel qui comprend un module de prévisions financières ou un module de comptabilité analytique.
Un changement de logiciel comptable peut intervenir lorsqu’une société devient membre d’un groupe fiscalement intégré. La société mère impose alors son propre logiciel de comptabilité pour harmoniser les procédures comptables de son groupe.
Par ailleurs, l’entreprise peut également changer de logiciel comptable pour intégrer l’ensemble de son système d’information au sein d’un seul et unique programme : un PGI.
Enfin, un entrepreneur peut décider de changer de logiciel lorsqu’il exprime un certain mécontentement vis-à-vis du logiciel qu’il utilise : logiciel peu ergonomique, assistance injoignable ou inefficace, coût important, non-conformité à la loi…
Motivations externes d’un changement de logiciel comptable
Le principal facteur externe entraînant un changement de logiciel comptable est la technologie. L’évolution des systèmes d’exploitation peut également pousser vers la sortir certaines solutions de gestion comptable.
Ces changements induisent toutefois une amélioration du confort de travail et donc de la productivité.
Comment préparer son changement de logiciel comptable ?
Réussir son changement de logiciel de comptabilité suppose de bien le préparer en amont. Voici la démarche pour changer de logiciel comptable avec succès.
Choisir la bonne période pour changer de logiciel comptable
C’est la clé d’un déploiement réussi. Il faut absolument choisir la période adaptée pour procéder à des changements qui vont bouleverser toute l’organisation de l’entreprise. Généralement, les entreprises finissent leur exercice comptable entamé avec l’ancien logiciel avant de changer. Cela permet d’archiver une année comptable complète sous le même logiciel et de terminer les travaux sur celui-ci. Quoiqu’il en soit, l’éditeur du nouveau logiciel comptable doit être en mesure d’accompagner son client dans cette migration parfois difficile.
Définir avec précisions ses besoins
La deuxième étape consiste à définir les attentes de l’entreprise vis-à-vis de son nouveau logiciel et ses besoins en termes de fonctionnalités : nombre d’utilisateurs, mobilité, sécurité, droits d’accès, etc. La réponse à ces questions permettra notamment de déterminer le support technologique du logiciel (en monoposte, sur un réseau ou en mode SaaS). Enfin, l’entreprise doit déterminer son budget, c’est-à-dire la somme qu’elle est prête à investir dans son nouveau logiciel comptable.
Faire participer son expert-comptable
Il est fortement recommandé de faire intervenir l’expert-comptable dans le processus de changement. Spécialisé notamment dans ce domaine, il se trouve en mesure d’accompagner l’entreprise dans sa démarche de changement de logiciel comptable (d’autant plus qu’il connaît les solutions comptables présentées sur le marché). Il pourra également s’assurer que les exportations générées seront compatibles avec son propre logiciel.
Sélectionner l’éditeur de logiciel comptable
S’en suit une phase d’émission de demandes de propositions commerciales. A l’issue d’analyses et de comparaisons, l’entreprise se trouvera en mesure de choisir son logiciel de comptabilité. L’entreprise doit respecter son cahier des charges tout en étudiant avec précision les caractéristiques techniques du logiciel ainsi que celles de l’offre (coûts de maintenance, de mise à jour et de SAV…). Lorsque l’entreprise opte pour une solution « Cloud », elle doit s’assurer du haut niveau de sécurité quant à l’hébergement des données.. Enfin, le logiciel devra respecter certaines conditions imposées par la réglementation, notamment en ce qui concerne le fichier des écritures comptables (FEC).
Former le personnel à l’utilisation du nouveau logiciel comptable
C’est l’une des dernières étapes clés d’un changement de logiciel comptable réussi. Une utilisation correcte et adaptée suppose une formation appropriée du personnel concerné. En général, c’est l’éditeur de logiciel qui procède à son installation et à son paramétrage. C’est également lui qui assure la formation des équipes quant à son utilisation. L’équipe de direction doit, quant à elle, veiller à l’adéquation entre le contenu de la formation et la mission des salariés.
Mettre en place différents travaux comptable
Le changement de logiciel comptable représente l’opportunité de nettoyer certaines données comptables (comptes non utilisées, racines de comptes non adaptées, changement dans la numérotation des comptes auxiliaires) afin de les harmoniser.
Par ailleurs, il est généralement conseillé de conserver l’ancien logiciel comptable sur une machine (c’est-à-dire en monoposte sur un ordinateur) afin de pouvoir consulter des éléments anciens (consultations de comptes, rééditions d’états comptables) à la demande de l’entreprise ou en cas de contrôle fiscal.
Enfin, il convient de mettre à jour régulièrement le nouveau logiciel afin notamment d’anticiper tout changement de réglementation.
A lire également sur le thème des logiciels de comptabilité :
- Présentation du logiciel de comptabilité
- Avantages et inconvénients du logiciel de comptabilité
- Cible du logiciel de comptabilité
- Test d’un logiciel de comptabilité
- Paramétrage du logiciel de comptabilité
- Utilisation du logiciel de comptabilité
- Achat ou location d’un logiciel de comptabilité, les critères de choix
- Intérêt de tester un logiciel de comptabilité avant de l’acheter
Conclusion : l’anticipation et la préparation sont les clefs de la réussite d’un changement de logiciel comptable. Elles consistent essentiellement à attendre le bon moment pour changer de logiciel de comptabilité, bien définir ses besoins, éventuellement se faire accompagner par son expert-comptable et enfin former le personnel à l’utilisation de la nouvelle solution de gestion.
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