La comptabilisation des frais de recherche et de développement (R&D)

De nombreuses entreprises (et notamment les start-ups ou les entreprises innovantes) supportent des frais de recherche et de développement internes importants. Quel traitement comptable doit leur être réservé ? Voici la réponse à cette question dans un article abordant les modalités de comptabilisation des frais de recherche et développement. Celles-ci sont différentes selon la phase dans laquelle se trouve l’entreprise : phase de recherche ou phase de développement.

Traitement comptable des frais de recherche

Définition des frais de recherche

Les frais de recherche s’apparentent à des travaux de recherche fondamentale. Le C.N.C (Conseil national de la comptabilité remplacé depuis 2009 par l’Autorité des normes comptables A.N.C) les avait défini comme l’ensemble des travaux qui « concourent à l’analyse des propriétés, des structures, des phénomènes physiques et naturels en vue d’organiser en lois générales, au moyen de schémas explicatifs et de théories interprétatives, les faits dégagés de cette analyse. Ces travaux sont entrepris par pure curiosité scientifique ou pour apporter une construction théorique à la résolution de problèmes techniques. »

Il s’agit, par exemple, des activités dont l’objectif est d’acquérir de nouvelles connaissance.

Comptabilisation des frais de recherche

Les frais de recherche doivent obligatoirement être comptabilisés en charges, dans leurs comptes de charges par nature (charges de personnel, charges externes, etc.). Ils ne peuvent être incorporés ultérieurement dans le coût de production d’une immobilisation.

En effet, ces frais ne répondent pas aux conditions d’immobilisation puisqu’il existe une incertitude quant aux avantages économiques futurs qu’ils conféreront à l’entreprise qui les a engagés.

Traitement comptable des coûts de développement

Définition des coûts de développement

La phase de développement a également été définie par le C.N.C. Elle comprend :

• le développement expérimental : ensemble de « travaux systématiques fondés sur des connaissances obtenues par la recherche ou l’expérience pratique, effectués en vue de la production de matériaux, dispositifs, produits, procédés, systèmes ou services nouveaux, ou encore leur amélioration substantielle » ;
• la recherche appliquée : recherche entreprise, soit pour discerner les applications possibles des résultats d’une recherche fondamentale, soit pour trouver des solutions nouvelles permettant d’atteindre un objectif déterminé choisi à l’avance ».

Attention : certaines dépenses de la recherche appliquée sont traitées comme des frais de recherche. Tel est le cas de frais de recherche de solutions alternatives ou d’applications de résultats de recherche.

Il s’agit, par exemple, des frais de conception d’outils, de gabarits, de moules ou de matrices impliquant une technologie nouvelle, des coûts de développement et de production des sites internet…

Comptabilisation des coûts de développement

Principes généraux

Les coûts de développement peuvent, du fait d’une option prévue par le Code de Commerce :

• soit être comptabilisés directement en charges,
• soit être inscrits à l’actif en immobilisations, s’ils répondent aux conditions requises (projets nettement individualisés ayant de sérieuses chances de réussite technique et de rentabilité commerciale ou de viabilité économique).

La comptabilisation à l’actif représente la méthode préférentielle. Par ailleurs, l’option est globale c’est-à-dire qu’une entreprise qui active ses coûts de développement doit homogénéiser ce traitement comptable à l’ensemble des projets qui remplissent ces conditions. Une fois adoptée, il ne peut être fait machine arrière.

Des traitements spécifiques sont prévus pour les développements de logiciels. Pour en prendre connaissance, consultez notre article : comptabilisation des logiciels.

Lorsque la phase de recherche ne peut être distinguée de la phase de développement pour un même projet, toutes les dépenses supportées doivent être laissées en charges.

Sur le plan fiscal, c’est l’option comptable qui conditionne le traitement fiscal.

Conditions d’activation supplémentaires

Pour être en mesure d’activer ses coûts de développement, l’entreprise doit respecter l’ensemble de ces critères cumulatifs :

• elle dispose de la faisabilité technique nécessaire à l’achèvement de l’immobilisation,
• elle a l’intention d’achever l’immobilisation et de l’utiliser ou de la vendre,
• elle est capable de vendre ou d’utiliser l’immobilisation,
• elle sait démontrer la façon dont l’immobilisation générera des avantages économiques futurs probables,
• elle dispose des ressources nécessaires pour achever le développement de cette immobilisation,
• et elle peut évaluer de façon fiable les dépenses de développement.

Détermination du coût de production

Les frais de développement vont être inscrits à l’actif pour un montant précis appelé « coût de production ». La tenue d’une comptabilité analytique est généralement indispensable puisque tous les frais immobilisables se trouvent disséminés dans les comptes de charges par nature de l’entreprise.

Les coûts qui peuvent être activés sont uniquement ceux qui ont été supportés pendant la période de production (on parle de période d’incorporation).

Les charges directes constituent toutes les dépenses directement attribuables à la production du bien, exposées pendant la phase de production et nécessaires à la mise en place et en état de fonctionner du bien. Ce sont des charges qu’il est possible d’affecter sans calcul intermédiaire. Il s’agit, par exemple, des salaires et coûts du personnel directement engagés pour produire l’actif, des droits d’enregistrement ou des coûts de dépôts de brevets.

Les charges indirectes représentent des dépenses directement attribuables à la production mais qui nécessitent des calculs intermédiaires. C’est notamment le cas des amortissements de brevets ou de licences et des coûts administratifs et autres frais généraux supportés.

Enfin, les coûts d’emprunt peuvent, sous certaines conditions (de délai et de montant), être incorporés au coût de production.

Fiscalement, les mêmes règles d’évaluation s’appliquent.

Écritures comptables de l’activation des frais de développement

Voici comment comptabiliser l’activation des frais de développement supportés en interne :

• On débite le compte 203 « Frais de recherche et de développement »,
• Et on crédite le compte 721 « Production immobilisée – immobilisations incorporelles »

Écritures comptables de l’activation des amortissements frais de développement immobilisés

Une fois immobilisés, les frais de développement doivent être amortis sur leur durée réelle d’utilisation. Lorsque cette durée excède 5 ans, une information doit être fournie dans l’annexe. Le point de départ des amortissements est la date de mise en service du bien c’est-à-dire la date de début d’utilisation ou de la location du résultat des développements.

Voici comment comptabiliser un amortissement de frais de recherche et développement (R&D) :

• On débite le compte 68111 « Dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles »,
• Et on crédite le compte  2803 « Amortissements des frais de recherche et de développement ».

En cas d’échec d’un projet, les frais de recherche et développment sont totalement amortis. L’écriture suivante doit être comptabilisée :

• On débite le compte 687 « Dotations aux amortissements exceptionnels sur immobilisations »,
• Et on crédite le compte  2803 « Amortissements des frais de recherche et de développement ».

Fiscalement, les frais de développement doivent être amortis sur la durée prévisible d’utilisation des résultats de la recherche et des développements immobilisés dans la limite de 5 ans (sauf quelques rares exceptions). Par ailleurs, la date de départ des amortissements est la date d’inscription des dépenses à l’actif (différente de la date « comptable »). Cette divergence entraîne la nécessité de comptabiliser des amortissements dérogatoires.

Incidences sur le crédit d’impôt recherche

Les modalités de comptabilisation des dépenses de recherche et de développement n’ont aucune incidence quant à l’éligibilité au crédit d’impôt recherche.

Incidences sur les distributions de dividendes

Lorsque le poste de frais de recherche et de développement n’est pas apuré, il ne peut être procédé à aucune distribution de dividendes sauf si le montant des réserves libres est au moins égal à celui des frais non amortis.

Conclusion : les frais de recherche et développement supportés en interne peuvent, sous certaines conditions, être comptabilisés au débit du compte 203 « Frais de recherche et de développement » et être amortis sur leur durée réelle d’utilisation.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.