Livre de caisse, logiciel de caisse, quelles sont les obligations des TPE ?
Logiciel de caisse obligatoire ? Conforme ou non ? Assujetti à la TVA ? Livre de caisse ? Vous avez entendu tout est son contraire, vous êtes perdu ! Pas de panique, Compta Facile revient sur les dispositifs de certification des logiciels de caisse issue de la loi de finances 2015, applicable depuis 1er janvier 2018.
Le logiciel de caisse, une obligation ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services. Elle a vocation à enregistrer et conserver toutes les données des opérations de ventes (date, montant, modification…). On entend par là, l’encaissement et la vente de biens ou de services liés. Il ne s’agit pas, ici, d’écritures comptables, ces opérations sont hors comptabilité.
Quelles sont les obligations de conformité du logiciel de caisse liées à la loi de finances de 2018 ?
Un logiciel de caisse est un système informatisé qui permet à un commerçant ou un prestataire d’enregistrer les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation, c’est-à-dire à destination de clients particuliers.
Cela signifie que le dispositif s’applique :
- aux assujettis qui réalisent l’intégralité de leur chiffre d’affaires avec des clients particuliers ;
- aux assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients particuliers et des clients professionnels.
En revanche, sont exclus du dispositif les assujettis qui réalisent l’intégralité de leurs opérations avec un ou des professionnels (B to B) dans la mesure où elles font obligatoirement l’objet d’une facturation.
Elle concerne uniquement les professionnels qui sont assujettis à la TVA.
Le dispositif ne concerne pas que les règlements effectués en espèce, tous les modes de règlement sont concernés (espèces, chèques, CB, virements, prélèvements). Puisque les commerçants réalisant des ventes en ligne doivent aussi se conformer à cette réglementation.
Ensuite et c’est certainement ce qu’il y a de plus important, la loi n’oblige pas les commerçants à se doter d’un logiciel de caisse ! Si vous utilisez un livre de caisse papier, nul besoin de vous doter d’un logiciel.
Elle impose aux entreprises assujetties à la TVA et qui utilisent un logiciel de caisse, de prouver sa conformité en cas de contrôle fiscal (il doit satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale).
Cette réglementation qui a pour objectif de lutter contre la fraude impose aux systèmes de caisse les obligations suivantes :
- Rendre les données saisies inaltérables
- Sécuriser les données et leurs modifications
- Conserver les données sur une période définie
- Archiver les données saisies
Si votre entreprise est assujettie à la TVA et que vous possédez un système de caisse, vous devez prouver sa conformité via un certificat. Faites-en la demande auprès de votre fournisseur de caisse ou éditeur de logiciel de caisse. Si votre fournisseur ne vous garantit pas sa conformité, migrez vers un logiciel de caisse conforme.
De même, les commerçants qui utilisent des instruments de mesure réglementés, (comme les balances qui sont munies d’un dispositif de mémorisation des règlements et qui sont utilisés à la fois pour déterminer le prix à payer et pour enregistrer le règlement) doivent être certifiés.
Les balances qui ont une fonction d’enregistrement des opérations d’encaissement entrent donc dans le champ d’application de la mesure.
Cependant, il existe des exceptions à cette obligation de conformité, les entreprises dans les cas suivants sont exclues de l’obligation les entreprises :
- qui réalisent des ventes uniquement avec des professionnels (B to B)
- dont les ventes sont exonérées de TVA
- en franchise de TVA
- profitant du remboursement forfaitaire de TVA agricole
Alors, qu’en est-il des commerçants qui n’ont pas de logiciel de caisse ?
Le livre de caisse, obsolète ?
Comme expliqué ci-dessus, l’obligation de conformité ne concerne que les entreprises utilisant une caisse enregistreuse et n’oblige en rien à en utiliser une. Donc pour les entreprises utilisant un livre de caisse papier, pas d’inquiétude, rien ne change pour vous.
C’est pourquoi, l’existence du livre de caisse n’est pas remise en question.
Le livre de caisse est un document papier dans lequel vous devez renseigner toutes les informations concernant les transactions réalisées en espèce (ventes et achats).
Voici les informations majeures à y inscrire :
- Le solde de la caisse à l’ouverture de la journée (solde de la veille lors de la fermeture)
- La date du jour de la transaction
- Le libellé de la transaction
- L’identité de l’acheteur (si possible) et du fournisseur
- Le montant HT de la transaction
- Le montant TTC de la transaction
- Le taux de TVA
- Le solde de la caisse à la fermeture de la journée (montant à reporter le lendemain)
Pour autant, même si l’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est pas devenue obligatoire, sachez que son usage simplifie le traitement des opérations, à l’inverse du livre de caisse. Le risque d’erreur est minimisé, le temps de traitement est diminué et de nombreux logiciels de caisse proposent des calculs de ratios pour mieux suivre votre activité. Certes, l’acquisition d’un tel système représente un investissement, c’est pourquoi vous devez réfléchir à son intérêt (sans le sous-estimer) pour votre activité et son suivi.
Comptabilisation des opérations de caisse
Dans les deux cas, vous devez enregistrer ces opérations en comptabilité. Il se peut que votre logiciel ou système de caisse est une option pour générer automatiquement ces écritures comptables.
Le compte comptable pour la caisse est le 530 – caisse.
Pour une parfaite maîtrise du sujet, je vous invite à lire cet article complet sur la comptabilisation des opérations de caisse.
Conclusion : toute entreprise assujettie à la TVA et effectuant des transactions avec des particuliers est soumise à la réglementation sur les systèmes de caisse. Pour les entreprises utilisant un livre de caisse papier, rien ne change, vous pouvez continuer à l’utiliser. Pour les entreprises utilisant un logiciel de caisse, vous devez vous assurer qu’il est conforme aux conditions énoncées dans la loi de finances de 2015, (demandez à l’éditeur ou à un organisme agréé le certificat de conformité). Outre les obligations, interrogez-vous sur l’intérêt de tenir une caisse via un logiciel ou un système de caisse, cela peut vous apporter une plus-value pour la gestion de votre entreprise.
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