La comptabilisation des opérations de caisse

En comptabilité, la caisse est un poste présent dans de nombreuses entreprises. Cependant, les mouvements de caisse y sont généralement mal traduits.

C’est pourquoi Compta-Facile a choisi de faire le point dans cet article sur la comptabilisation des opérations de caisse.

1. Généralités sur la caisse en comptabilité

Au sens strict du terme, la caisse permet de retracer les mouvements d’espèces. Elle est augmentée du montant des espèces encaissées (ventes) et diminuée du montant des espèces décaissées (achats, remises en banque). Son solde comptable doit obligatoirement être débiteur ou nul. Il ne peut, à aucun moment, être créditeur : cela signifierait qu’il a été sorti de la caisse plus d’argent qu’il n’en est rentré.

En pratique, par commodité (notamment dans les commerces de détail), la caisse peut inclure la totalité des recettes de la journée, quels que soient les moyens de paiement (chèques, cartes bancaires, espèces). C’est le cas dans la plupart des comptabilités des entreprises. Cela implique que le compte de caisse soit crédité des chèques remis effectivement en banque et que chaque mouvement de fonds fasse l’objet d’un enregistrement comptable distinct.

Les recettes doivent être justifiées à l’aide de différents moyens :

• bandes de caisse enregistreuses (la bande doit mentionner la date de la vente, la désignation du bien vendu ou du service rendu, le prix et la T.V.A) ;
• brouillard de caisse (document manuscrit recensant le détail des ventes quotidiennes qui doit contenir les mêmes informations que les bandes de caisse enregistreuse) ;
• agenda de caisse : lorsque les mouvements de ventes journaliers sont nombreux, l’agenda de caisse peut être utilisé afin de ne mentionner que le récapitulatif des recettes journalières. Les autres documents ayant permis de calculer les recettes journalières doivent être conservés (bandes de caisses enregistreuses et brouillard de caisse).

2. Comptabilisation des mouvements de caisse

La caisse est débitée du montant des espèces encaissées et créditée du montant des espèces décaissées.

A. Comptabilisation des encaissements

Ainsi, lorsque des ventes sont faites au comptant et payées en espèces :

• on débite le compte 53 « Caisse »,
• et on crédite les comptes :
  • 70 « Ventes de produits, prestations de services, marchandises »,
  • et 44571 « TVA collectée ».

Lorsque les ventes sont payées avec un autre moyen de paiement (carte bleue, chèque), il conviendra de remplacer le compte 531 par :

• le compte 5112 « Chèques à encaisser »,
• le compte 511X « Cartes bleues à encaisser » (subdivision du compte 511).

Les modalités de comptabilisation des encaissements dépendent de l’établissement ou non d’une facture de vente :

Si les ventes sont justifiées par des factures :

L’entreprise a le choix : elle peut soit enregistrer les opérations individuellement au jour le jour soit comptabiliser un état récapitulatif mensuel. Dans ce dernier cas, la comptabilité ne sera pas détaillée. Il conviendra donc de tenir un livre spécial aux pages numérotées sur lequel chaque opération sera inscrite dans l’ordre chronologique des factures (il devra comporter de nombreuses mentions, notamment : la date, la désignation du bien vendu ou du service rendu ou encore le prix de vente). Ce registre ne devra contenir ni rature, ni blanc.

Si les ventes ne sont pas justifiées par des factures :

Chaque opération doit être comptabilisée de manière détaillée. Une mesure de simplification est toutefois admise fiscalement : les opérations au comptant de faible valeur (inférieures à 76 euros TTC) peuvent être inscrites globalement sur le livre à la fin de chaque journée. Toutes les opérations sont totalisées à la fin du mois et comptabilisées.

En cas de contrôle fiscal, l’entreprise devra notamment présenter l’ensemble des brouillards de caisse et des bandes enregistreuses.

B. Comptabilisation des décaissements

Au fur et à mesure de ses ventes, l’entreprise va accumuler des espèces, des chèques et des cartes bleues qui vont être remis à l’encaissement sur son compte bancaire.

Pour les chèques et les cartes bleues créditées sur le compte bancaire professionnel :

• on débite le compte 512 « Banque »
• et on crédite les comptes :
  • 5112 « Chèques à encaisser » pour les encaissements de chèques,
  • et 511 « Cartes bleues à encaisser » pour les encaissements de cartes bleues.

Lorsque des espèces sont remises en banque, on les retire de la caisse :

• on débite le compte 58 « Virements internes »,
• et on crédite le compte 53 « Caisse ».

Et on constate l’encaissement sur le compte bancaire :

• on débite le compte 512 « Banque »,
• et on crédite le compte 58 « Virements internes ».

Enfin, dans l’hypothèse où l’entreprise paierait en espèces un ou plusieurs de ses fournisseurs :

• on débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• et on crédite le compte 53 « Caisse ».

Attention : les paiements en espèces sont réglementés (il existe des plafonds à ne pas dépasser).

C. Contrôle du solde de caisse journalier

A la fin de chaque journée, un rapprochement doit être effectué entre :

• le solde théorique de la caisse (solde à l’ouverture + encaissements – décaissements),
• le solde réel compté physiquement dans la caisse.

Si un écart apparaît, il convient d’en analyser la cause (erreur due à un écart de rendu de monnaie, vol dans la caisse, erreur de saisie sur la caisse enregistreuse).

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.