La comptabilisation d’un retrait et d’un paiement en espèces

L’activité d’une entreprise peut l’amener à retirer des espèces et de les utiliser à différentes fins (paiement d’un fournisseur, règlement d’un salaire ou augmentation du fond de caisse). Compta-Facile fait le point sur ces opérations en répondant aux questions : comment comptabiliser un retrait d’espèces ? Comment comptabiliser un paiement en espèces ?

Veiller à respecter la réglementation sur les paiements en espèces

Avant toute chose, il convient de souligner que le maniement des espèces (pièces et billets) est très largement encadré, tant pour les particuliers que pour les professionnels et ce dans le but de lutter contre le blanchiment d’argent. Nous ne nous intéresserons ici qu’à la réglementation en vigueur pour les professionnels.

Les professionnels résidant fiscalement en France ne peuvent régler en espèces une dette supérieure à 1 000 euros. Par ailleurs, tout achat de métaux ferreux ou non ferreux doit obligatoirement être payé par chèque barré, virement bancaire ou carte de paiement, quel que soit le montant de la dette.

En ce qui concerne le paiement des salaires, un chèque ou un virement doivent être effectués lorsque le montant du salaire est supérieur à 1 500 euros net par mois (en dessous, le salarié peut demander à être payé en espèces).

Enfin, le règlement des impôts et taxes au guichet des centres de finances est plafonné à 300 euros.

Pour plus d’informations sur les plafonds : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F21791

Comptabiliser un retrait d’espèces

La comptabilisation d’un retrait d’espèces est très simple. Qu’elle soit faîte dans un distributeur au moyen d’une carte bancaire ou directement au guichet de la banque, cette opération sera enregistrée comme suit, dans un journal de banque :

• On débite le compte 58 « Virements internes »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque » concerné par l’opération de retrait d’espèces

Ce retrait est, en général, affecté directement à la caisse, pour venir augmenter le solde du fond de caisse. Il conviendra alors de se positionner dans le journal de caisse et de comptabiliser l’écriture suivante :

• On débite le compte 53 « Caisse »,
• Et on crédite le compte 58 « Virements internes ».

On remarquera ici que le compte 58 « Virements internes » s’en retrouve soldé (il conviendra notamment de le lettrer). Par la suite, le fond de caisse ainsi constitué pourra servir à payer des dettes fournisseurs, des salaires du personnel ou encore des rémunérations de dirigeants.

Pour plus d’informations sur la caisse : comptabiliser les opérations de caisse.

Comptabiliser un paiement en espèces

Comptabilisation d’un paiement en espèces d’une dette fournisseur

Voici comment comptabiliser le paiement en espèces d’une dette fournisseurs :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs » ou le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations »,
• Et on crédite le compte 53 « Caisse ».

On rappelle qu’au préalable, il convient de saisir la facture d’achat dans un journal approprié.

Exemple : une entreprise dispose d’un fond de caisse de 500 euros. Elle doit, à l’un de ses fournisseurs, la somme de 300 euros TTC. Ce dernier souhaite être payé en espèces. Voici l’écriture comptable qu’elle va enregistrer dans ses comptes : débit du compte 401 « Fournisseurs » pour 300 euros par le crédit du compte 53 « Caisse » pour 300 euros.

Comptabilisation d’un paiement en espèces d’un salaire

Voici le schéma d’enregistrement comptable du paiement en espèces d’un salaire :

• On débite le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » s’il s’agit d’un solde ou le compte 425 « Personnel – Avances et acomptes » s’il s’agit d’un acompte du salaire,
• Et on crédite le compte 53 « Caisse ».

Exemple : un salarié dont la rémunération nette s’élève à 1 200 euros souhaite être payé en espèces. L’entreprise qui le règle de la sorte doit comptabiliser l’écriture suivante : débit du compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » pour 1 200 euros par le crédit du compte 53 « Caisse » pour 1 200 euros.

Comptabilisation d’un paiement en espèces à un dirigeant ou un chef d’entreprise

Lorsque le paiement en espèces est appréhendé directement par le dirigeant ou le chef d’entreprise afin de se rétribuer, les écritures comptables à enregistrer sont différentes :

• S’il s’agit d’une entreprise individuelle, on débite le compte 108 « Compte de l’exploitant » et on crédite le compte 53 « Caisse » ;
• S’il s’agit d’un dirigeant associé de société (gérant de SARL par exemple), on débite le compte 455 « Associés – Comptes courants » et on crédite le compte 53 « Caisse » (en parallèle, il convient de comptabiliser la rémunération du dirigeant concerné).

Attention toutefois, dans les sociétés et contrairement à ce qui est prévu pour les entreprises individuelles et leur compte de l’exploitant, un compte courant d’un associé ne peut être débiteur.

Exemple : un gérant majoritaire de SARL perçoit une rémunération mensuelle de 1 000 euros nette. Il la prélève directement dans la caisse. L’entreprise va débiter le compte 455 « Associés – Comptes courants » et créditer le compte 53 « Caisse » pour la somme de 1 000 euros. 

Conclusion : les retraits d’espèces sont généralement constatés en banque par le biais du compte 58 directement en compte de caisse (53). Elles sont ensuite affectées à différentes opérations : paiement d’un salaire, apurement d’une dette fournisseur ou alimentation du fond de caisse.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.