Comptabilité des sociétés d’exercice libéral (SEL) : les obligations

Les sociétés d’exercice libéral (SEL) permettent à des professionnels libéraux d’exercer leur activité civile au sein d’une société considérée comme commerciale par la forme. Seules certaines activités, prévues par la loi et les règlements, peuvent être exercées sous ce statut. Il s’agit notamment des médecins, des architectes, des avocats, des experts-comptables, des notaires, des vétérinaires, des pharmaciens d’officine, etc. Ils doivent tenir une comptabilité particulièrement complexe. Compta-Facile détaille ici toutes les obligations comptables des sociétés d’exercice libéral (SEL) ; à savoir les :

1. Principes d’organisation de la comptabilité
2. Modalités de tenue de la comptabilité
3. Règles de publication des comptes annuels

Pour rappel, voici les différentes formes de SEL :

• La société d’exercice libéral à responsabilité limitée (SELARL) et sa forme unipersonnelle la SELURL,
• La société d’exercice libéral par actions simplifiée (SELAS) et sa forme unipersonnelle la SELASU,
• La société d’exercice libéral à forme anonyme (SELAFA),
• La société d’exercice libéral en commandite par actions (SELCA).

Organiser la comptabilité d’une société d’exercice libéral (SEL)

Les sociétés d’exercice libéral doivent organiser correctement leur comptabilité. Elle est, en effet, beaucoup plus complexe que celle qui serait applicable dans l’hypothèse où chaque membre exercerait son activité séparément (dans la catégorie des bénéfices non commerciaux). En réalité, toutes les règles régissant la comptabilité des sociétés commerciales s’appliquent ici. Voici leurs obligations comptables minimales.

L’arrêté des comptes par le dirigeant

Toute SEL doit désigner un dirigeant, c’est-à-dire une personne qui la représentera vis-à-vis des tiers et qui sera investie d’un certain nombre de pouvoirs et de responsabilités. Il s’agit, par exemple, du gérant de la SELARL (ou de la SELURL), du président de la SELAFA, de la SELAS (ou de la SELASU).

Ce mandataire social aura des responsabilités dans le domaine comptable. Il lui revient d’organiser la comptabilité de la société, d’en superviser la tenue et d’établir les comptes annuels. Il peut, bien évidemment, se faire assister par un expert-comptable mais il demeure responsable des comptes.

Il doit veiller à ce que la comptabilité soit régulière (conforme à la loi), sincère (de bonne foi) et qu’elle donne une image fidèle du patrimoine de la SEL et de ses résultats financiers.

La rédaction d’un manuel sur l’organisation comptable

Lorsque l’organisation de la comptabilité est assez complexe et présente des particularités, la loi impose aux SEL de rédiger un document décrivant les procédures comptables et l’organisation administrative.

Le contenu de ce manuel n’est toutefois pas fixé par les textes. En pratique, il est recommandé d’y décrire :

• L’organisation globale de l’entreprise,
• Les intervenants,
• L’organisation du service comptable,
• Les processus comptables,
• Les systèmes comptables,
• Les procédures d’établissement des comptes annuels.

La tenue de livres comptables obligatoires

Deux registres comptables doivent être tenus par une société d’exercice libéral (SEL). Il s’agit du livre-journal et du grand-livre.

• Le livre-journal

Le livre-journal contient l’ensemble des enregistrements qui affectent le patrimoine de la société (ce sont les écritures comptables). Il peut être unique, c’est-à-dire contenir toutes les écritures comptables, ou être décliné en différents journaux auxiliaires (il sera alors appelé le livre-journal centralisateur).

• Le grand-livre

Le grand livre contient les mêmes informations que le livre-journal mais il les présente différemment : les mouvements sont regroupées selon le plan comptable de l’entreprise. Chaque compte fait état d’un solde initial, de mouvements au débit, de mouvement au crédit et d’un solde de fin. Comme pour le livre-journal, il est possible de créer des livres auxiliaires (généralement clients et fournisseurs). Le grand-livre jouera alors un rôle de centralisateur.

A titre d’information, un troisième livre était obligatoire pour les exercices clos jusqu’au 31 décembre 2015 : le livre d’inventaire.

Tenir la comptabilité d’une société d’exercice libéral (SEL)

Saisie de la comptabilité d’une SEL

La comptabilité d’une SEL est beaucoup plus contraignante que celle d’un professionnel libéral qui exerce en nom propre. En effet, les SEL doivent obligatoirement respecter les dispositions du plan comptable général (PCG), comme les sociétés commerciales et contrairement aux titulaires de bénéfices non-commerciaux (BNC).

Ainsi, une SEL doit enregistrer tous les mouvements qui affecte son patrimoine, peu importe leurs origines. Les écritures comptables doivent contenir différentes informations comme le compte mouvementé, la référence de la pièce justificative, le libellé de l’opération, le montant et le sens (débit ou crédit).

La comptabilisation doit être effectuée selon le principe des créances acquises et des dettes engagées (on parle de comptabilité d’engagement), ce qui multiplie le nombre d’écritures ; contrairement à la comptabilité de trésorerie applicable aux titulaires de BNC. A la clôture de l’exercice, des créances dettes font leur apparition à l’actif et les dettes au passif.

Des allégements sont toutefois prévus pour les petites SEL en cas d’option pour la comptabilité super simplifiée. Elle permet de tenir une comptabilité de trésorerie tout au long de l’exercice et de constater les créances et les dettes à la clôture de l’exercice.

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Réalisation d’un inventaire annuel au sein de la SEL

Tous les ans, à l’occasion de la clôture de l’exercice comptable, les sociétés d’exercice libéral doivent réaliser un inventaire afin de contrôler l’existence physique ainsi que la valeur des éléments d’actif et de passif de leur patrimoine.

De nombreux travaux doivent être mis en œuvre : inventaire des stocks et évaluation, recensement des immobilisations et comptabilisation des dotations aux amortissements, vérification des comptes de tiers, recherche d’éventuels risques encourus, ajustement de certains comptes (charges constatées d’avance, charges à payer, produits constatés d’avance, produits à recevoir…), etc.

Établir et déposer des comptes annuels de SEL

Composition des comptes annuels des SEL

Une société d’exercice libéral (SEL) doit établir les mêmes documents que les sociétés commerciales : les comptes annuels. Ils comprennent :

• Un bilan : il reflète le patrimoine de la société ou, autrement dit, ce qu’elle possède et ce qu’elle doit ;
• Un compte de résultat : il donne une indication sur la performance réalisée par la société sur un exercice comptable  ;
• Une annexe : elle offre des informations complémentaires au bilan et au compte de résultat.

Différentes présentations existent pour ces états financiers. Les plus petites SEL étant autorisées à produire les états les plus simplifiés.

Si la SEL opte pour le système développé, elle doit produire un bilan et un compte de résultat de la même nature.

Publicité des comptes annuels des SEL

Après avoir établi les comptes, le dirigeant doit les faire approuver en assemblée générale et les déposer au greffe du tribunal de commerce. D’autres documents doivent être joints à l’envoi, comme la résolution d’affectation du résultat proposée et adoptée et l’éventuel rapport du commissaire aux comptes.

Le délai pour procéder au dépôt est d’un mois. Il commence à courir à compter de la date à laquelle l’assemblée s’est tenue. Il est augmenté à deux mois si le dépôt est réalisé sur Internet.

Les comptes seront publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Cette parution a pour effet de les rendre publics à toute personne qui en fait la demande.

Des mesures de confidentialité des comptes annuels sont, une fois encore, prévues pour certaines petites SEL. Les seuils applicables sont les mêmes que ceux présentés pour les présentations de comptes. Ainsi, la micro-SEL peut demander à ce que ses comptes ne soient pas publiés. La petite SEL bénéficie de la confidentialité de son compte de résultat. Au niveau du formalisme, une demande spéciale doit être jointe au dépôt.

Conclusion : les sociétés d’exercice libéral (SEL) ont les mêmes obligations comptables que les sociétés commerciales. Leur comptabilité est la plus complexe, étant précisé que certaines mesures d’allégements peuvent, dans certains cas, s’appliquer.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.