Comment faire une facture ?

Une facture est un document écrit établi par un commerçant, un artisan ou un professionnel libéral (on parlera plutôt, dans ce cas, de note d’honoraire). Une facture doit respecter certaines conditions tenant à sa forme, à son contenu, à son émission ou encore à sa conservation. Compta-Facile vous présente sa fiche permettant de savoir comment faire une facture en bonne et due forme. Elle répond à plusieurs questions :

• La facture est-elle obligatoire ?
• Quand faire une facture ?
• Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
• Sous quel support émettre une facture ?
• Combien de temps faut-il la conserver ?

Est-il obligatoire de faire une facture ?

Toute personne qui réalise une activité économique à titre indépendant (vente ou prestation de services) avec un autre professionnel doit remettre une facture. Celle-ci est établi par ses soins, par son client (autofacturation) ou encore par un tiers (sous-traitance de facturation) en son nom et pour son compte et sous réserve qu’un mandat ait été accepté et signé par le vendeur.

Même l’auto-entrepreneur, bénéficiant pourtant d’importantes dispenses comptables, est soumis à ces obligations (pour consulter les règles qui lui sont applicables : la facture d’une auto-entreprise ou d’une micro-entreprise).

Quand faire une facture ?

La facture doit, en principe, être faite dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services et, au plus tard :

• le jour de la livraison des marchandises ;
• le dernier jour de l’exécution du service.

Pour les livraisons intracommunautaires de biens exonérées de TVA et les prestations de services pour lesquelles la taxe est autoliquidée par le preneur, la facture doit être délivrée au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la marchandise a été livrée ou le service exécuté.

Quelles sont les mentions obligatoires pour faire une facture ?

Les factures émises à l’attention d’un professionnel doivent comporter les mentions obligatoires suivantes :

• Nom et adresse du vendeur ou du prestataire de services (raison sociale et siège social pour une société),
• Numéro individuel d’identification à la TVA du fournisseur (sauf pour certaines factures dont le montant hors taxes est inférieur à 150 euros),
• Nom, adresse (raison sociale et siège social) du client,
• Forme de la société du vendeur ou du prestataire suivie de sa dénomination sociale,
• Montant du capital social,
• Numéro d’identification et mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe du vendeur / prestataire,
• Diverses mentions relatives à l’état de la société (« en liquidation » par exemple ou « location gérance »),
• Numéro de la facture (elle doit être numérotée de façon unique et selon une séquence chronologique et continue),
• Date d’émission de la facture,
• Date de la vente ou de la prestation de services (si elle est différente de la date d’émission),
• Pour chaque bien livré ou service rendu, l’indication de la quantité et de la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et tout rabais, remise ou ristourne acquis,
• Taux de TVA applicable ou, le cas échéant, la mention du bénéfice d’une exonération,
• Montant de la TVA à payer,
• Mention « Autoliquidation » pour les opérations bénéficiant de ce régime,
• Mention « Autofacturation » lorsque la facture est établie par le client,
• Date à laquelle le règlement doit intervenir,
• Conditions d’escompte applicable en cas de paiement anticipé,
• Taux des pénalités de retard,
• Montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Sous quel support faire une facture ?

Une facture peut être générée en format papier ou en format électronique. Elle doit être délivrée à l’acheteur, même si celui-ci n’en fait pas la demande. Le support initial a un impact sur les modalités de conservation des factures.

L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Ainsi, en cas de transmission par voie électronique, il est recommandé d’utiliser une signature électronique « qualifiée » ou un message structuré selon une norme convenue entre les parties.

Remarque : une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée et envoyée par courrier électronique constitue, sur le plan fiscal, une facture papier. Pour qu’elle soit considérée comme électronique, la facture papier numérisée doit être sécurisée par une signature électronique de quelque niveau que ce soit et l’émetteur doit conserver la facture sous les deux formats (papier et électronique). Le récepteur sera considéré comme ayant reçu une facture électronique et il pourra la conserver en format dématérialisé. Cette tolérance devait prendre fin du 31 décembre 2014 mais elle a été reconduite :
– jusqu’au 1er janvier 2020 pour les microentreprises (moins de 10 salariés et chiffre d’affaires ou total de bilan n’excédant pas 2 000 000 €) ;
– jusqu’au 1er janvier 2019 pour les PME (moins de 250 salariés et chiffre d’affaires n’excédant pas 50 000 000 € ou total de bilan n’excédant pas 43 000 000 €) ;
– jusqu’au 1er janvier 2018 pour les ETI (moins de 5 000 salariés et chiffre d’affaires ne dépassant pas 1 500 000 € ou total de bilan ne dépassant pas 2 000 000 €) ;
– jusqu’au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (chiffre d’affaires supérieur à 1 500 000 € ou total de bilan supérieur à 2 000 000 € ou effectif d’au moins 5 000 salariés).

La gestion des factures peut être effectuée directement sur un facturier papier, sur un tableur ou un traitement de texte ou encore à l’aide d’un logiciel de facturation.

Combien de temps une facture doit-elle être conservée ?

Le vendeur et l’acheteur doivent conserver chacun un exemplaire de la facture pendant un délai d’au moins 3 ans à compter de la vente ou de la prestation de services. Toutefois, fiscalement, le délai est de 6 ans. En pratique, il est même recommandé de les conserver pendant au moins 10 ans.

Conclusion : l’établissement d’une facture est obligatoire entre professionnel. Une facture doit contenir de nombreuses mentions obligatoires et être conservée au minimum 10 ans. Le défaut de facturation, les omissions ou les inexactitudes qui seraient constatées dans les factures occasionnent de lourdes sanctions.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.