Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est une solution informatique permettant, pour une entreprise, de gérer tout ou partie de son processus de facturation. Il permet donc d’établir des factures de ventes mais pas seulement. En effet, il peut être enrichi de différentes fonctionnalités supplémentaires en fonction des besoins de l’entreprise. Compta-Facile effectue une présentation de cette notion en répondant à la question : qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Définition du logiciel de facturation

Le logiciel de facturation est un programme informatique dont l’objectif est de faciliter la gestion commerciale des factures de ventes. La simplification porte sur diverses tâches comme l’édition des factures, leur transmission, leur archivage ou encore leur intégration dans le système comptable. En d’autres termes, il permet de simplifier les tâches administratives d’une entreprise.

Il s’agit d’un outil de gestion indispensable pour une entreprise qui n’est toutefois pas obligatoire. En effet, toute entreprise peut choisir de gérer sa facturation avec des facturiers papiers ou encore à l’aide de tableurs. Toutefois, lorsque le volume de factures devient important, il convient de s’équiper d’un tel logiciel. Cela étant dit, un logiciel de facturation peut être utilisé par n’importe quelle entreprise (micro-entreprise, TPE, PME ou grande entreprise).

Cette application peut être développée par l’entreprise elle-même (cas assez rare en pratique, sauf pour les grandes entreprises ou celles présentant des besoins spécifiques), ou également être achetée ou louée à un éditeur de logiciels.

Fonctionnalités du logiciel de facturation

La première fonctionnalité d’un logiciel de facturation est de permettre à une entreprise d’éditer des factures de ventes en bonne et due forme et de les transmettre à ses clients et partenaires. Il comprend de nombreuses informations concernant les clients qui sont regroupées au sein de fiches (adresse, taux de TVA, conditions tarifaires…). Son paramétrage est, à ce titre, essentiel.

En pratique, la plupart des logiciels de facturation présents sur le marché proposent des services complémentaires, parfois payants, comme :

• L’édition et la gestion des devis,
• Le suivi des factures, c’est-à-dire la gestion des impayés et des relances,
• L’intégration automatique des factures dans le système comptable,
• Le suivi de l’évolution des affaires avec la génération de tableaux de bord simplifiés.

Utilité d’un logiciel de facturation

Les avantages d’un logiciel de facturation sont multiples pour une entreprise. Parallèlement à cela, il ne présente quasiment aucun inconvénient.

Tout d’abord, il lui permet de gagner un temps considérable en automatisant l’ensemble du processus de facturation. L’entreprise n’a, par exemple, plus à insérer sur chaque facture des informations de façon manuelle (identification du client, mentions obligatoires, etc.). Elle peut également transformer rapidement ses documents commerciaux. Un devis se transforme en bon de commande puis en bon de livraison et enfin en facture de vente.

Ensuite, il réduit considérablement le risque d’erreurs (erreurs de taux de TVA, erreur de calculs), d’omissions et d’inexactitudes. Il permet également de se conforter aux dispositions légales (mentions obligatoires ou numérotation). Il atténue également le risque d’oubli de facturation.

Par ailleurs, il assure une meilleure gestion des affaires. Il permet à l’entreprise de gérer plus efficacement son processus de facturation et donc son poste « clients » : suivi du recouvrement des créances (paiement des factures), mise en avant des retards de paiement, envoi automatique de relances, etc. Ces éléments peuvent avoir des effets bénéfiques pour l’entreprise et, par exemple, réduire considérablement son délai de paiement des clients et donc son besoin en fonds de roulement (BFR).

Enfin, il offre une réelle visibilité à l’entreprise quant à l’évolution de son activité. Grâce à l’édition de tableaux de bord simplifiés, il permet à l’entreprise de savoir où elle en est et où elle va. L’entreprise aura à définir des indicateurs pertinents : chiffre d’affaires facturé, chiffre d’affaires encaissé, délai de paiement moyen des clients, produits ou services les plus vendus, etc.

Conclusion : le logiciel de facturation permet de gérer l’ensemble du processus de facturation d’une entreprise. D’ailleurs, il simplifie considérablement l’ensemble des tâches administratives qui gravitent autour de cette fonction. Non-obligatoire, il n’en demeure pas moins essentiel pour une entreprise puisqu’il permet notamment d’améliorer sa gestion commerciale.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.