Les comptes d’abonnement en comptabilité

Le Plan Comptable Général offre la possibilité aux entreprises d’utiliser un système d’abonnement. Pour les charges et les produits récurrents, qui s’étalent sur toutes les périodes composant un exercice comptable (mois, bimestre, trimestre ou semestre), il est possible d’adopter un traitement comptable différent de celui pratiqué habituellement (comptabilisation d’une facture puis de son paiement).

Il faut avoir recours à un compte d’abonnement : le compte 488 « Comptes de répartition périodiques des charges et des produits ».

Cet article de Compta-Facile aborde les écritures liées à l’utilisation des comptes d’abonnement pour les charges et les produits.

1. Présentation du système de compte d’abonnement

Certains produits et certaines charges peuvent être connus ou fixés d’avance avec une précision suffisante ; tel est le cas, par exemple, des loyers, des primes d’assurance, des dotations aux amortissements ou de certains impôts (la CFE par exemple).

Les entreprises qui établissent des situations comptables intermédiaires (mensuelles, trimestrielles ou semestrielles) peuvent avoir un grand intérêt à recourir au système de l’abonnement. En effet, correctement paramétré, ce système ayant recours à des comptes de répartition périodique peut permettre de faire gagner un temps considérable.

Le système de l’abonnement ne peut être utilisé que s’il est possible de répartir les charges / produits par fractions égales entre les périodes comptables.

2. Utilisation des comptes d’abonnement

Le principe du système de l’abonnement est simple :

• On détermine le montant de la charge ou du produit abonné en début d’exercice (pour la période souhaitée)
• On comptabilise une écriture comptable permettant de constater la charge ou le produit abonné tout au long de l’exercice (chaque mois, chaque trimestre ou chaque semestre par exemple)
• On solde le compte d’abonnement en fin d’exercice comptable

Le Plan Comptable Général (PCG) a prévu deux comptes :

• Pour les charges abonnées, le compte 4886 « Comptes de répartition périodique des charges » ;
• Pour les produits abonnés, le compte 4887 « Comptes de répartition périodique des produits ».

Attention, à la clôture de l’exercice comptable, le compte 488 doit obligatoirement être soldé (la différence doit être viré dans le compte de charge/produit concerné.

L’utilisation de comptes d’abonnement induit une certaine rigueur et une bonne organisation.

3. Exemple d’utilisation des comptes d’abonnement

Une entreprise ouvre son exercice comptable le 1^er janvier de chaque année pour le clôturer le 31 décembre de la même année. Au 1^er janvier N, elle estime que ses primes d’assurance annuelles représenteront 24 000 euros (elle s’est fiée à son échéancier prévisionnel établi par son assureur). Elle établit des situations comptables intermédiaires tous les mois. Elle souhaite utiliser le système de l’abonnement et les comptes de répartition périodique des charges.

Le montant de la charge abonnée est de 2 000 euros par mois ( 24 000 / 12 ).

Elle va donc comptabiliser tous les mois l’écriture suivante :

• Débit du compte 616 « Primes d’assurance » pour 2 000 euros
• Et crédit du compte 4886 « Comptes de répartition périodique des charges » pour 2 000 euros ; une subdivision du compte pouvant être spécialement créée

Si elle paie ses factures de manière semestrielle, elle va comptabiliser au cours de l’exercice l’écriture suivante (deux fois) :

• Débiter le compte 4886 « Comptes de répartition périodique des charges » pour 12 000 euros ;
• Et créditer le compte 512 « Banque » pour 12 000 euros.

Enfin, si elle reçoit au mois de décembre une facture complémentaire de 500 euros (qui ne concerne que le mois de décembre et qui sera payée au cours de l’exercice comptable suivant), elle devra :

• Débiter le compte 4886 « Comptes de répartition périodique des charges » pour 500 euros ;
• Et créditer le compte 401 « Fournisseurs » pour 500 euros.

A la clôture de l’exercice, elle devra solder le compte 4886 en procédant à la comptabilisation de l’écriture suivante :

• Débit du compte 616 « Primes d’assurance » pour 500 euros ;
• Et crédit du compte 4886 « Comptes de répartition périodique des charges » pour 500 euros

Ainsi, au final :

• Le compte 4886 « Comptes de répartition périodique des charges » est soldé (il a été crédité douze fois de 2 000 euros et une fois de 500 euros et débité deux fois de 12 000 euros et une fois de 500 euros)
• Le compte 401 « Fournisseurs » est créditeur à hauteur de 500 euros (il contient la dette d’assurance payée en N+1)
• Le compte 616 « Primes d’assurance » est débiteur de 24 500 euros ( 12 * 2 000 + 500 ) ; ce qui correspond à la charge réellement supportée sur l’exercice comptable.

Remarque : l’abonnement peut être modifié en cours d’exercice comptable et ajusté jusqu’à la fin de l’exercice comptable.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.