Bien utiliser les comptes auxiliaires clients et fournisseurs
Certains comptes généraux, les comptes de tiers, peuvent être déclinés en comptes auxiliaires. Il s’agit essentiellement des comptes clients et fournisseurs. Cette subdivision va permettre d’assurer un meilleur suivi comptable des factures et des paiements. Compta-Facile fait ici le point sur la gestion des comptes de tiers clients et fournisseurs : comment créer un compte auxiliaire ? Comment le paramétrer correctement ? Quel est l’intérêt d’utiliser les comptes auxiliaires ?
Qu’est-ce qu’un compte auxiliaire en comptabilité ?
En comptabilité, un compte auxiliaire représente une subdivision d’un compte général. En pratique, les comptes auxiliaires ne sont créés que pour les comptes de tiers ; il s’agit des comptes 401 « Fournisseurs » et 411 « Clients ».
Il ne doit jamais être créé de comptes auxiliaires pour les comptes de gestion (comptes des classes 6 et 7) ni pour les autres comptes de bilan (sauf pour le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » qui peut être ventilé par salarié).
L’utilisation de comptes auxiliaires va permettre un meilleur suivi comptable des postes concernés.
Voici un exemple d’écriture comptable avec utilisation d’un compte auxiliaire :
| Date | Numéro pièce | N° compte général | N° compte auxiliaire | Libellé | Débit | Crédit |
| 01/01/N | FA001 | 401000 | 0DURAN | Durand | 12000 | |
| 01/01/N | FA001 | 445661 | TVA déductible | 2000 | ||
| 01/01/N | FA001 | 607000 | Achats | 10000 |
Pourquoi utiliser des comptes auxiliaires clients et fournisseurs ?
Lorsque le nombre d’opérations enregistrées en comptabilité prend de l’importance, les mouvements comptables se démultiplient. Recourir aux comptes auxiliaires va permettre d’assurer un meilleur suivi comptable des opérations pour chaque tiers, et notamment de repérer facilement :
- Les factures fournisseurs non réglées (ou les commandes fournisseurs payées pour lesquelles la facture n’a pas été éditée et devra être réclamée) ;
- Les factures clients non encaissées qui seront à relancer (ou les commandes clients encaissées pour lesquelles il est nécessaire d’établir une facture et de la communiquer au client) ;
- Les doublons (facture enregistrée deux fois dans la comptabilité).
L’utilisation de comptes auxiliaires clients et fournisseurs, correctement paramétrés, va permettre de :
- Ne pas se perdre dans sa comptabilité,
- Limiter le nombre d’écritures par compte de tiers,
- Gagner du temps lors de la révision des comptes,
- Faciliter le lettrage des comptes de tiers,
- Bien préparer le bilan comptable annuel.
Ainsi, lorsque l’entreprise consultera ses comptes (on parle de « consultation de comptes »), elle aura le détail des opérations réalisées avec chaque client / fournisseur concerné.
Il est déconseillé d’utiliser des comptes auxiliaires lorsque la comptabilité comporte peu d’écritures comptables.
3. Comment bien utiliser des comptes auxiliaires clients/fournisseurs ?
Les comptes auxiliaires doivent être rattachés aux bonnes racines, c’est-à-dire aux comptes généraux concernés. Un compte auxiliaire client doit être rattaché au compte général client (c’est-à-dire le compte 411). A l’inverse, un compte auxiliaire fournisseur doit être rattaché au compte général fournisseur (le compte 401). La création et le paramétrage des comptes auxiliaires se fait directement dans le logiciel de comptabilité.
En général, les comptes auxiliaires suivent une codification propre à l’entreprise. En pratique, les entreprises retiennent une codification numérique ou alphabétique. Il est également possible de combiner les deux codifications.
Exemple de comptes auxiliaires : l’entreprise a deux fournisseurs principaux : la SAS DUPONT et l’entreprise individuelle MONAY Jean. Si elle retient une codification numérique, elle va créer les comptes auxiliaires 1000 (ayant pour libellé « DUPONT SAS ») et 9000 (ayant pour libellé « MONEY JEAN EI »). Si elle opte pour une codification alphabétique, elle va créer les comptes auxiliaires DUPO et MONA. Elle pourra également choisir de combiner les deux : 0DUP et 0MON.
Conclusion : l’utilisation de comptes auxiliaires clients et fournisseurs est indispensable lorsque la comptabilité d’une entreprise comporte de nombreuses écritures.
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10 commentaires
Jrd
Bien, pour une première visite !
Mary isabelle
Bonjour. Dans votre article il est écrit" Il ne doit jamais être créé de comptes auxiliaires pour les comptes de gestion (comptes des classes 6 et 7) ni pour les autres comptes de bilan (sauf pour le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » qui peut être ventilé par salarié)." Je voudrais juste savoir si le compte 164 " emprunt auprès des établissements de crédit" ne peut pas être aussi ventilé en comptes auxiliaires si nécessaire ? Merci.
Thibaut Clermont
Bonjour.
Il est rare, en pratique, que des comptes auxiliaires soient utilisés pour des prêts bancaires. En général, ce sont les derniers chiffres des numéros de comptes généraux qui sont modifiés, en fonction du nombre de caractères que contient un compte général. Exemple : une entreprise a défini son plan comptable général. Les comptes généraux mesurent 6 caractères. Elle va créer des sous-comptes 164000 en fonction des prêts dont elle bénéficie : 164001 "Prêt X € banque X", 164002 "Prêt Y € banque Y", 164003 "Prêt Z € banque Z", etc. Vous en souhaitant bonne réception. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Mary isabelle
Merci pour cet éclaircissement Monsieur CLERMONT.
Longila
Bonjour Thibaut Clermont.
J'aimerais savoir si nous pouvons également créer des comptes auxiliaires pour le compte général 404 "Fournisseurs d'immobilisations" dans le même ordre d'idée que pour le compte 401 "Fournisseurs". Merci d'avance.
Thibaut Clermont
Bonjour.
Oui, si votre logiciel de comptabilité le permet, vous pouvez tout à fait créer des subdivisions du compte 404 "Fournisseurs d'immobilisations" en ayant recours aux comptes auxiliaires. Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Gaba
Bonjour,
Peut-on créer des comptes auxiliaires pour le compte général 408 pour mieux suivre ses FNP ?
Merci.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Oui effectivement, il est possible de créer des comptes auxiliaires dans le compte 408 (même si cela ne se rencontre que très rarement en pratique). Il conviendra, dans ce cas, de paramétrer correctement votre compte général 408.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
GUERIN
Nous avons de nombreux fournisseurs qui sont aussi des clients. Faut-il leur créer un compte client ET un compte fournisseur ? Est-il possible de leur créer un seul compte ? Lequel privilégier ?
Thibaut Clermont
Bonjour,
En vertu du principe de non compensation, vous devez malheureusement créer, d'une part un compte fournisseur et d'autre part un compte client. En cas de règlement par compensation, vous devrez enregistrer une OD (opération diverse) afin de les solder.
Bon weekend. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Dabire Toussaint
Quelle différence y a-t-il entre compte auxiliaire et compte tiers ?
Thibaut Clermont
Bonjour,
Un compte de tiers est un compte général (compte de la classe 4). L'arborescence des comptes généraux est prévue par le Plan Comptable Général (PCG). Un compte auxiliaire est un supplément aux comptes de tiers. Par exemple, pour le fournisseurs DURAND, le compte de tiers est le compte 401 tandis que le compte auxiliaire peut-être le compte 0DURAN ou FDURAND (la typologie est celle retenue par l'entreprise, aucune norme n'est imposée en la matière).
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Moncada
Bonjour,
Est-ce que les comptes généraux regroupent toutes les écritures des comptes auxiliaires ?
ex : est ce que dans les écritures du compte 401, je dois retrouver toutes les écritures du compte 401001 d'un fournisseur particulier ?
Merci.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Oui, les comptes auxiliaires sont centralisés dans les comptes généraux. Toutefois, la typologie des comptes n'est pas la même. Exemple : le compte 401 "Fournisseurs" comprend des comptes auxiliaires fournisseurs "0DURAND", "0DUPONT", etc. Lors de la saisie d'une facture d'achat, le compte fournisseurs débité sera le compte général "401" et le compte auxiliaire "0NOM" par exemple.
Si vous créez des comptes généraux fournisseurs différents, la centralisation ne se fera pas (exemple : 40101 "Fournisseurs DURAND", 40102 "Fournisseurs DUPONT", etc.). Il faut que les comptes auxiliaires soient rattachés à la racine du compte général 401 "Fournisseurs".
Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Novice
Bonjour,
Pour rebondir sur votre réponse :
"Si vous créez des comptes généraux fournisseurs différents, la centralisation ne se fera pas (exemple : 40101 « Fournisseurs DURAND », 40102 « Fournisseurs DUPONT », etc.). Il faut que les comptes auxiliaires soient rattachés à la racine du compte général 401 « Fournisseurs »."
Je comprends pas là, si je demande une balance globale avec centralisation des comptes clients/fournisseurs les comptes généraux qui ont différents noms (exemple : 40101 « Fournisseurs DURAND », 40102 « Fournisseurs DUPONT », etc.) seront bien centralisés via la racine 401 et 411...?
Pas besoin de compte auxiliaire pour ça, non ?
Cordialement.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Tout dépend du type de logiciel comptable que vous utilisez.
Mais dans la plupart d'entre eux, il vous faut créer des comptes auxiliaires rattachés aux comptes généraux.
Par exemple, les comptes auxiliaires 0DURAND et 0DUPONT seront rattachés au compte général 401000 "Fournisseurs".
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Cresus
Merci de votre article, ça me sauve !
El Haj
Bonjour,
Je viens de lire votre présentation sur comptes auxiliaires, ainsi que les différents échanges questions/réponses.
C'est vraiment clair et pertinente.
Cela m'a aidé à comprendre ces termes régulièrement utilisés par mes collègues :)
Je vous dis MERCI !