La comptabilisation d’une avance ou d’un acompte
Les relations financières qu’entretient une entreprise avec ses clients et fournisseurs peuvent l’amener à verser ou à recevoir des avances et acomptes. Compta-Facile fait le point sur leur enregistrement en répondant à la question : comment comptabiliser une avance ou un acompte ?
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Avant toute chose il convient de définir chaque terme et de les distinguer : une avance est une somme d’argent versées avant tout commencement d’exécution d’une commande. Un acompte, en revanche, est versé dès lors que la commande commence à être exécutée.
Comptabilisation d’une avance ou d’un acompte versé
Le schéma de comptabilisation d’une avance ou d’un acompte versé est assez simple. Il convient :
- D’enregistrer le paiement de l’acompte,
- Puis de comptabiliser la facture d’achat définitive,
- Ensuite de virer l’acompte versé dans le compte fournisseur approprié,
- Et enfin d’effectuer le règlement final (en déduisant le montant de l’acompte versé).
Voici comment enregistrer un acompte versé :
- On débite le compte 4091 « Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes »,
- Et on crédite le compte 512 « Banque ».
Ensuite, il convient de comptabiliser la facture définitive de manière « classique » :
- On débite :
- le compte de classe 6 « Charges » concerné,
- le compte 4456 « TVA déductible »,
- Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs ».
Enfin, il est nécessaire de virer l’acompte versé dans le compte 401 :
- On débite le compte 4011 « Fournisseurs » ,
- Et on crédite le compte 4091 « Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes ».
Le différentiel sera ainsi réglé par l’entreprise et le compte fournisseur sera soldé :
- On débite le compte 4011 « Fournisseurs »,
- Et on crédite le compte 512 « Banque ».
Attention, en matière de TVA, il convient d’analyser l’opération lorsque l’acompte est versé :
- S’il s’agit d’une livraison de biens, l’acompte versé ne comprend pas de TVA (l’intégralité de la taxe sera mentionné dans la facture définitive et sera déductible, en principe, à cette date)
- S’il s’agit d’une prestation de services (ou assimilé) pour laquelle la TVA est exigible sur les encaissements chez le fournisseurs, l’acquéreur peut déduire la TVA lorsqu’il effectue un règlement d’acompte. Il convient, dans ce cas, d’isoler dans un compte particulier (une subdivision du compte 4456 par exemple) la TVA déduite et de la rapporter au compte 4456 « TVA déductible » lors de l’enregistrement de la facture finale si le fournisseur n’a pas établi de facture d’acompte mentionnant la TVA.
Comptabilisation d’une avance ou d’un acompte reçu
La comptabilisation d’une avance ou d’un acompte reçu suit un traitement symétrique à celui exposé pour les fournisseurs :
- Enregistrement de la réception de l’acompte :
- On débite le compte 512 « Banque »,
- Et on crédite le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes ».
- Comptabilisation de la facture de vente définitive :
- On débite le compte 411 « Clients »,
- Et on crédite le compte de classe 7 « Ventes » concerné, ainsi que le compte 44571 « TVA collectée ».
- Transfert de l’acompte reçu dans le compte client adéquat :
- On débite le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes »,
- Et on crédite le compte 411 « Clients ».
- Constatation du règlement final (sous déduction de l’acompte reçu) :
- On débite le compte 512 « Banque »,
- Et on crédite le compte 411 « Clients ».
Fiscalement et en matière de TVA, lorsque l’acompte se rapporte à une prestation dont la TVA est exigible sur les encaissements (et, sauf si l’entreprise a opté à l’imposition à la TVA selon les débits), la réception des fonds rend la TVA exigible (et l’entreprise doit procéder à son reversement au Trésor Public).
A lire également sur le thème des créances et dettes :
- L’enregistrement comptable du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu,
- La comptabilisation des rabais, remises et ristournes,
- Le écritures comptables des abandons de créances,
- Le traitement comptable du prélèvement forfaitaire unique sur les dividendes.
Conclusion : les avances et acomptes reçus sur commandes figurent dans le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes » tandis que les avances et acomptes versés doivent être comptabilisés dans le compte 4091 « Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes ».
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8 commentaires
Labayle
Bonjour,
J'ai un logiciel de comptabilité où je rentre le détail de toutes mes remises de chèques. Il faut aussi détailler les différents montants de TVA, mais quand il s'agit d'un acompte comment dois-je l'enregistrer ?
D'avance merci pour votre aide
Codialement,
C.L
Thibaut Clermont
Bonjour,
Quelle est la nature de vos chiffre d'affaires donnant lieu à l'encaissement d'acomptes ? Est-ce des ventes de biens ou des prestations de services ? Dans le premier cas, il n'y a aucun intérêt à enregistrer la TVA sur l'acompte. Dans le second, il peut y avoir un intérêt si l'acompte n'a pas fait l'objet d'une facturation. Car, si vous êtes prestataire de services, et à défaut d'option pour la TVA sur les débits, vous devez reverser la TVA au Trésor Public dès qu'un paiement est encaissé (peu importe qu'il s'agisse d'un acompte ou d'un solde). Pour faciliter le traitement de la TVA pour les prestataires de services, il est possible d'éditer des factures d'acomptes qui seront enregistrées en comptabilité.
Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Le Meteyer
Bonjour,
Attention en cas d'imposition à la TVA d'après les débits, les sommes encaissées sur acompte sont exigibles dès l'acompte versé. L'option pour le paiement de la TVA d'après les débits ne peut pas reporter l'exigibilité de la TVA !
Bien cordialement.
Thibaut Clermont
Bonsoir,
Votre remarque est très judicieuse mais elle nécessite un complément d'information.
Les règles sont assez complexes mais on peut les résumer ainsi. En cas de ventes de marchandises, la TVA est due lorsque la propriété est transférée (généralement à la date de livraison donc aux alentours de la date de facturation). Pour les services, la TVA doit être reversée lors de l'encaissement des acomptes, du prix, de la rémunération (sauf option pour la TVA sur les débits car, dans ce cas, la TVA est exigible lors de la facturation).
Bonne soirée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
EstelG
Bonjour,
Dans quel journal doit-on saisir le transfert de l'avance/acompte dans le compte client concerné (débit du 4191 et crédit du 411) ? Un journal de BANQUE ou un journal de VENTE ?
Merci pour votre aide.
Thibaut Clermont
Bonsoir,
L'écriture de transfert du compte d'avances & acomptes vers le compte client peut être comptabilisée dans un journal de ventes ou dans un journal d'opérations diverses.
Bonne soirée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Souleymane
Bonjour dans quel journal faut il passé les écriture de virement le l'acompte versé dans le compte du fournisseur concerné. Merci cordialement
Lison Jacquet
Bonjour Souleymane,
Je ne suis pas sûr de comprendre à quelle écriture vous faites allusion mais voici ce que je peux vous préciser au vu de l'article.
Voici chacun des journaux à utiliser pour les 4 écritures comptables.
Ecriture n°1 : journal de banque
Ecriture n°2 : journal d'achats
Ecriture n°3 : journal d'achats
Ecriture n°4 : journal de banque
Bonne journée à vous.
Ado
Bonjour, Thibaut
On a un client qui doit payer deux factures. Il solde la première facture et fait une avance pour la deuxième. Comment dois-je procéder ?
Lison Jacquet
Bonjour Ado,
Vous devez séparer le paiement en deux parties.
Pour le paiement de la première facture, vous enregistrez ce versement dans le compte fournisseur correspondant. Quant à l'avance, vous enregistrez ce montant dans le compte fournisseurs avances reçues.
Voici le schéma de comptabilisation :
Débit : 512 - banque
Crédit : 4111 - client X (pour le montant de la première facture)
Crédit : 4191 - clients – avances et acomptes reçus
Bonne journée !
DJIRE
L'avance recu à fait l'objet d'une facture à elle seule et ensuite les factures mensuelles suivent.
Comment comptabliser la facture de l'avance recue et les factures mensuelles tout en tenant compte des remboursements effectués sur chaque facture du mois.
Lison Jacquet
Bonjour DJIRE,
Il me manque des éléments pour vous répondre. Pouvez-vous m'expliquer votre situation plus en détails ?
Merci d'avance.
ZIAO
Bonjour à vous,
J'aimerais avoir la différence entre une avance recue et un produits constatés d'avance?
Lison Jacquet
Bonjour ZIAO,
Une avance reçue est une somme d'argent versée en avance. Par exemple, un client verse 50 % de la somme de la prestation de services avant que celle-ci ne soit facturée.
Un produit constaté d'avance est un produit comptabilisé en avance, c'est-à-dire avant que la prestation ne soit réalisée. Par exemple, un informaticien peut facturer 3 ans de maintenance dans une seule et même facture. Cependant, au moment de son bilan, il constate un produit d'avance pour les années de maintenance qui ne sont pas encore écoulées.
Bonne journée à vous !
Assielou
Très bon merci sa ma permis de bien comprendre les étapes à suivre