La comptabilisation des fournitures de bureau et administratives

Les entreprises sont généralement amenées à acheter des fournitures de bureau ainsi que des fournitures administratives : ramettes de papier, papier à en-tête, cartouches d’encre ou toner d’imprimante… Ces biens génèrent un traitement comptable spécifique. Compta-Facile le présente et répond à la question : comment comptabiliser des fournitures de bureau et des fournitures administratives ?

Comptabilisation de l’achat des fournitures de bureau et administratives

Toutes les fournitures de bureau et les fournitures administratives sont consommées intégralement lors de leur premier usage et disparaissent instantanément après avoir été utilisées. Elles représentent ce que l’on appelle des emplois en comptabilité et sont enregistrées dans des comptes de charges (comptes de la classe 6 « Charges ») et plus spécialement dans le compte 6064 « Fournitures administratives ».

Attention, des règles différentes s’appliquent en ce qui concerne le mobilier de bureau et le matériel informatique (ordinateur, imprimante, tablette, smartphone). Dans la plupart des cas, ils doivent être immobilisés, c’est-à-dire enregistrés dans un compte de la classe 2 « Immobilisations » et précisément dans le compte 2184 « Mobilier » ou le compte 2183 « Matériel de bureau et matériel informatique ». Des exceptions existent toutefois, notamment pour les biens de faible valeur qui peuvent être laissés en charges et déduits immédiatement dans le compte de résultat.

Voici l’écriture de comptabilisation d’une facture d’achat de fournitures de bureau et administratives :

• On débite :
  • Le compte 6064 « Fournitures administratives »,
  • Le compte 44561 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Au moment où la facture est payée :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Exemple : une entreprise achète des ramettes de papier pour un montant de 300 euros hors taxes le 15/01/N. A ce montant s’ajoute la TVA pour 60 euros que l’entreprise est en mesure de récupérer sur le Trésor Public. La facture est payée le 31/01/N par chèque. L’écriture suivante sera enregistrée dans un journal d’achat à la date du 15/01/N :

• Débit du compte 6064 « Fournitures administratives » pour 300 €,
• Débit du compte 44561 « TVA déductible sur autres biens et services » pour 60 €,
• Et crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour 360 €.

Au 31/01/N, dans son journal de banque cette fois-ci, l’entreprise devra enregistrer l’écriture qui suit :

• Débit du compte 401 « Fournisseurs » pour 360 €,
• Crédit du compte 512 « Banque » pour 360 €.

Comptabilisation de la régularisation des fournitures de bureau et administratives non utilisées

A la clôture de chacun de ses exercices comptables, toute entreprise (commerçants, artisans et industriels, à l’exception des professions libérales autorisées à ne tenir qu’une comptabilité de trésorerie) doit effectuer des travaux d’inventaire. Ils consistent notamment à recenser tous les biens présents dans l’entreprise, en quantité (réalisation d’un inventaire physique) et en valeur (valorisation des stocks). Les fournitures de bureau et administratives n’échappent à cette règle mais il existe une nuance étant donné le caractère « non stockable » de ces charges. En effet, au lieu de comptabiliser des stocks pour la fraction correspondant aux fournitures qui ne sont pas consommées à la clôture de l’exercice, il sera nécessaire d’enregistrer une charge constatée d’avance. Voici l’écriture à passer en comptabilité :

• On débite le compte 486 « Charges constatées d’avance »,
• Et on crédite le compte 6064 « Fournitures administratives ».

Cette écriture doit être contre-passée à l’ouverture de l’exercice suivant (on parle d’extournes en comptabilité) :

• On débite le compte 6064 « Fournitures administratives »,
• Et on crédite le compte 486 « Charges constatées d’avance ».

Exemple : une entreprise achète 20 toners d’imprimante à 100 euros hors taxes l’unité. Elle les reçoit le 25/06/N. Elle clôture son exercice comptable le 30/06/N, réalise son inventaire et s’aperçoit qu’elle n’en a utilisé aucun. La facture d’achat a correctement été comptabilisée au 25/06/N. Au 30/06/N, l’entreprise doit donc comptabiliser des charges constatées d’avance dans un journal d’opérations diverses :

• Débit du compte 486 « Charges constatées d’avance » pour 2 000 €,
• Crédit du compte 6064 « Fournitures administratives » pour 2 000 €.

La charge initiale de 2 000 euros est ainsi complètement neutralisée dans le compte de résultat ( 2 000 – 2 000 = 0 ).

Conclusion : les achats de fournitures de bureau et administratives sont comptabilisés dans le compte 6064 « Fournitures administratives ». A la clôture de l’exercice, lorsque leur montant est significatif, les fournitures non utilisées donnent naissance à des charges constatées d’avance (CCA).

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.