La comptabilisation des retenues de garantie

Lorsqu’une entreprise procède a certaines opérations (vente, achat ou affacturage), elle est parfois amenée à enregistrer en comptabilité des retenues de garantie. Compta-Facile les étudie en répondant à la question : comment comptabiliser une retenue de garantie ?

Comptabiliser une retenue de garantie dans le cadre d’une opération d’affacturage

L’affacturage (« factoring ») est une opération par laquelle une entreprise (appelée « le cédant ») transfère les créances commerciales qu’elle détient à l’égard de ses débiteurs à un factor (appelé « le cessionnaire ») moyennant le règlement de commissions et d’intérêts. En contrepartie, le factor avance les fonds à l’entreprise et peut prendre à sa charge la gestion du poste clients ainsi que le risque d’insolvabilité de ces derniers. Le traitement comptable de cette opération financière a été abordé dans un article séparé : comptabilisation de l’affacturage.

Nous nous intéresserons ici uniquement à l’enregistrement comptable de la retenue de garantie effectuée par le factor.

Lorsque le contrat est d’une durée supérieure à 1 exercices comptable, le traitement comptable suivant doit être appliqué à la retenue de garantie :

• On débite le compte 275 « Dépôts et cautionnements versés »,
• Et on crédite le compte 411 « Clients ».

Dans le cas contraire :

• On débite une subdivision du compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs »,
• Et on crédite le compte 411 « Clients ».

Enfin, lorsque le factor recouvre la créance pour laquelle il a effectué une retenue de garantie, il doit lui rembourser :

• On débite le compte 512 « Banque »,
• Et on crédite le compte 275 « Dépôts et cautionnements versés » ou le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ».

Comptabiliser une retenue de garantie accordées sur ventes

Cette pratique est généralement observée dans les entreprises de Bâtiments et Travaux Publics (BTP). Le client effectue une retenue de garantie (de l’ordre de quelques pourcents, et plus précisément 5% dans la plupart des cas) pendant un certain délai à l’issue de l’achèvement des travaux.

La retenue de garantie accordée à un client lors de la livraison doit être isolée dans le compte 4117 « Clients – Retenues de garantie » jusqu’au terme de la garantie, date à partir de laquelle l’entreprise pourra la réclamer à son débiteur et se faire rembourser (on parle de demande de levée de retenue de garantie).

Voici comment comptabiliser une retenue de garantie accordée sur ventes :

• On débite :
  • le compte 411 « Clients » pour le montant qui sera réglée rapidement par le client (hors retenue de garantie),
  • le compte 4117 « Clients – Retenues de garantie » pour le montant de la retenue de garantie,
• Et on crédite :
  • le compte 44571 « TVA collectée »,
  • le compte 7 « Ventes » concerné.

Remarque : la retenue de garantie ne doit pas être déduite de la vente étant donné qu’elle constitue une créance certaine.

Il s’agira, en dernier lieu, de comptabiliser le paiement intervenant à l’issue de la demande de levée de retenue de garantie :

• On débite le compte 512 « Banque »,
• Et on crédite le compte 4117 « Clients – Retenues de garantie ».

Comptabiliser une retenue de garantie accordées sur achats

A l’inverse de ce qui est prévu pour les clients, c’est le compte 4017 « Fournisseurs – Retenues de garantie » qui doit être utilisé :

• On débite :
  • le compte 6 « Charges » concerné,
  • le compte 4456 « TVA déductible »,
• Et on crédite :
  • le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant TTC de la facture hors retenue de garantie,
  • le compte 4017 « Fournisseurs – Retenues de garantie » pour le montant de la retenue de garantie.

Lorsque la retenue de garantie est remboursée :

• On débite le compte 4017 « Fournisseurs – Retenues de garantie »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Pour des opérations d’achats et de ventes, le versement d’acompte peut également intervenir. Pour connaître leur traitement comptable : comptabiliser un acompte versé ou un acompte reçu.

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Conclusion : une retenue de garantie est comptabilisée dans le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » (ou le compte 275 « Dépôts et cautionnements versés) si elle concerne une opération d’affacturage, le compte 4117 « Clients – Retenues de garantie » si elle se rapporte à une vente ou le compte 4017 « Fournisseurs – Retenues de garantie » si elle vise un achat.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.