Les autres charges externes (comptes 61)

En comptabilité, les autres charges externes comprennent toutes les charges en provenance des tiers autres que les achats (enregistrés en compte 60). On peut notamment citer : la sous-traitance, les loyers, les redevances de crédit-bail, les travaux d’entretien et de réparation, les primes d’assurances, la documentation etc. Cet article traite uniquement des charges externes figurant en comptes 61, un autre article traite les autres charges externes figurant en compte 62.

La sous-traitance générale (comptes 611)

La sous-traitance est une opération par laquelle un entrepreneur confie, sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant l’exécution de tout ou partie d’un contrat avec son propre client (le maître de l’ouvrage). Les frais devant figurer en compte 611 sont les frais payés aux tiers afin d’effectuer des opérations n’entrant pas dans le coût de production des produits / services proposés par l’entreprise. Il peut s’agir, par exemple, de travaux de sous-traitance dans le domaine du BTP ou de la télésurveillance, de la sécurité et du gardiennage.

Précision : lorsque les prestations de sous-traitance s’intègre directement dans le cycle de production (et qui entrent dans le coût direct de production), elles peuvent être enregistrées en comptes 604 et 605. Pour plus d’informations : comptabiliser des factures de sous-traitance.

L’éco-participation (ou éco-contribution) est également enregistrée dans ce compte lorsqu’elle est directement versée à un organisme collecteur (« éco-systèmes » ou « Ecologic »).

Le crédit-bail (comptes 612)

Le crédit-bail est un moyen de financement des entreprises. Il leur permet d’acquérir un bien en fin de contrat, moyennant le paiement d’un prix convenu à l’avance. En comptabilité, les redevances versées à l’organisme de crédit-bail sont enregistrées en compte 612 redevances de crédit-bail. Le compte 612 est subdivisé en deux sous comptes : le compte 6122 pour le crédit-bail mobilier et le compte 6125 pour le crédit-bail immobilier. Pour plus d’informations, consultez notre article : la comptabilisation du crédit-bail.

Remarque : lorsque le preneur du crédit-bail achète le bien en fin de contrat de crédit-bail (il paie la « valeur résiduelle » du bien prévue dans le contrat), le prix d’achat doit figurer en immobilisation corporelle ou en immobilisation incorporelle selon la nature du bien.

Les locations (comptes 613)

Le loyer versé qu’il soit mobilier (location d’un véhicule, d’un matériel) ou immobilier (location de locaux à usage professionnel) est une charge et doit être enregistré en compte 613 (et plus exactement en compte 6132 pour les locations immobilières et le compte 6135 pour les locations mobilières). La comptabilisation des locations mobilières et immobilières suit un schéma précis.

Remarque : le dépôt de garantie éventuellement versé au début de la location (par exemple, la caution de 3 mois de loyers dans le cadre d’un bail commercial) constitue une immobilisation financière qu’il convient d’enregistrer en compte 275.

Les charges locatives (comptes 614)

Doivent être comptabilisées dans le compte 614 toutes les charges résultant d’un contrat de location (bail commercial, bail professionnel) conclu entre un propriétaire et son locataire, quelle que soit la nature des dépenses (électricité, gaz, taxe foncière, taxe d’enlèvement des ordures ménagères). Pour plus d’informations : la comptabilisation des charges locatives et de copropriété. Lorsqu’elles sont prises à la charge de l’entreprise de manière directe (C’est en général le cas lorsque l’entreprise est propriétaire de ses locaux par exemple), elles doivent être comptabilisées dans le compte 60 « Achats » (pour plus d’informations : comptabiliser une facture d’eau, d’électricité ou de gaz).

Les travaux d’entretien et de réparations (comptes 615)

Ce poste de charges comprend l’ensemble des dépenses liées à l’entretien et à la réparation des locaux professionnels (compte 6152) mais aussi de tout bien matériel appartenant à l’entreprise (compte 6155). Figurent également dans ce poste les prestations de maintenance informatique (compte 6156).

Remarque : lorsque des dépenses ont pour effet d’augmenter la durée de vie (au-delà de 12 mois) d’un bien figurant à l’actif de la société, celles-ci doivent être comptabilisées en immobilisation et non en compte 615. Le compte 615 peut également être utilisé dans certains cas afin de comptabiliser les franchises d’assurance.

Les primes d’assurance (comptes 616)

Ce poste comptable regroupe de nombreuses charges :

• L’assurance décès (contrat d’assurance sur la vie prévoyant le versement d’un capital en cas de décès d’un dirigeant)

Cette assurance permet de couvrir le risque de décès de personnes importantes de l’entreprise (ces contrats sont dits « hommes-clefs »). La prime versée à l’assureur doit être enregistrée en compte 6169 assurance décès.

• L’assurance décès au profit de la banque (assurance contractée au profit de la banque en vue de garantir le remboursement d’un prêt en cas de décès d’un dirigeant)

Lorsque l’entreprise s’endette auprès des établissements bancaires, elle peut être amenée à souscrire à une assurance décès couvrant le risque de non remboursement d’un emprunt suite au décès de l’un de ses dirigeants. Les primes versées pendant le contrat doivent être enregistrées dans le compte 61616).

• L’assurance perte d’exploitation

Les primes d’assurance perte d’exploitation doivent être comptabilisées en compte 6164. Lorsqu’un sinistre survient, l’entreprise comptabilise en charges les coûts indispensables au maintien de l’activité (et qui seront couverts par l’indemnité d’assurance).

• L’assurance dommage construction

Il s’agit précisément de la garantie décennale. La prime doit être enregistrée dans le compte 6162.

• L’assurance insolvabilité clients

Ce type de contrat permet à l’entreprise de se couvrir contre le risque d’impayé auquel elle est exposée face à sa clientèle. Les primes versées à l’organisme assureur sont enregistrées en compte 6165.

• L’assurance responsabilité civile des salariés

Cette catégorie regroupe tout contrat souscrit et permettant de couvrir le risque d’engagement de la responsabilité civile de l’entreprise bénéficiaire. Les primes versées doivent être comptabilisées en 6168.

Le compte 616 pourra également être utilisé pour enregistrer les primes versées à COFACE ainsi que les primes d’assurance automobile.

Les frais de recherche et d’études (comptes 617)

Comme son nom l’indique, ce poste est destiné à contenir l’ensemble des charges qu’une entreprise supporte au titre d’études et de recherches.

Remarque : certains frais de recherche peuvent être immobilisés, s’ils répondent à de nombreuses conditions. Un article abordera prochainement ce sujet.

Les frais de documentation (comptes 618)

Toute documentation (générale ou technique) doit être enregistrée dans ce compte. Le Plan Comptable Général a prévu deux sous comptes : 6181 « documentation générale » et 6183 « documentation technique ».

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.