Les autres charges externes (comptes 62)

Cet article s’inscrit dans la continuité du précédent article intitulé les autres charges externes (compte 61). Il vient clôturer le thème des autres charges externes (comptes 61 et 62) en comptabilité. Il s’attarde sur toutes les dépenses figurant en compte 62, notamment : le personnel extérieur à l’entreprise, les honoraires, les frais d’actes, les cadeaux, les frais de publicité, les dépenses de mécénat, les frais de transport, les frais de mission et de réception, les frais postaux, les frais de télécommunication et les frais bancaires.

Le personnel extérieur à l’entreprise (compte 621)

Doivent être comptabilisés dans ce compte toutes les mises à disposition temporaires de personnel salarié par un tiers (entreprises de travail temporaires ou encore autre entreprise appartenant au même groupe) au profit de l’entreprise. On distingue le compte 6211 « personnel intérimaire » lorsque le personnel est mis à disposition par une entreprise de travail temporaire et le compte 6214 « personnel détaché » lorsque le personnel est prêté par une autre entreprise du groupe.

Les honoraires et commissions (compte 622)

Cette catégorie comprend l’ensemble des frais supportés au titre de conseils comptables, juridiques, fiscaux, organisationnels ou encore de l’audit. Sont exclues de ce compte les commissions versées au personnel (à figurer en compte 641) et les commissions versées aux établissements bancaires (à comptabiliser en compte 627).

Les commissions versées à des intermédiaires non-salariés de l’entreprise sont enregistrées en compte 6222 lorsqu’elles se rapportent à des ventes ou au débit du compte 6221 lorsqu’elles portent sur des achats (il s’agit notamment des commissions d’apporteurs d’affaires).

Les honoraires doivent, quant à eux, être comptabilisés en compte 6226 « honoraires ». Il s’agit par exemple des honoraires versés à votre expert-comptable.

Les frais d’actes (compte 6227)

Il s’agit de frais particuliers : frais d’hypothèque, frais d’inscription de privilèges (nantissement, gage etc.). Ne doivent pas être portés ici les droits d’enregistrement versés au Trésor Public. Ils doivent figurer en compte 6354 « droits d’enregistrement et de timbres ».

Les frais divers (compte 6228)

Peuvent être enregistrés dans ce compte les frais de formations lorsque celles-ci apportent une contrepartie autre que celle visant à se libérer d’une obligation de formation de la part de l’entreprise.

Les frais de publicité (compte 6231)

Sont comprises dans ce poste comptable les annonces et insertions publicitaires (compte 6231). Il peut s’agir de la location d’un espace publicitaire dans un journal, sur des panneaux ou encore sur Internet. Cela concerne également les frais de réalisation d’un spot publicitaire.

Doivent également être comptabilisés dans ce poste les frais de foires et d’exposition (et plus précisément en compte 6233). Il s’agit des frais d’inscription à des salons, de montage des stands etc.

Les imprimés et catalogues publicitaires figurent, quant à eux, en compte 6236 (il en est de même concernant les cartes de visite).

Les cadeaux d’entreprises (compte 6234)

Tous les articles spécifiquement destinés à être remise gracieusement à des tiers doivent être enregistrés en 623. Lorsque ces biens sont achetés, ils doivent être comptabilisés en compte 6234 « cadeaux à la clientèle », même s’ils sont offerts à des fournisseurs (s’ils sont remis à des salariés, le traitement comptable est différent. Pour plus d’informations : comptabiliser des cadeaux offerts au personnel). Lorsqu’ils sont fabriqués par l’entreprise, ils peuvent figurer en compte 6232 « échantillons ». La comptabilisation des cadeaux obéit à des règles précises.

Remarque : des règles fiscales particulières s’appliquent aux cadeaux (notamment en termes de récupération de T.V.A). De plus, lorsque le poste de cadeaux excède un certain montant (3 000 €), l’entreprise est tenue de fournir un relevé de frais généraux (imprimé n° 2067). A défaut de production de ce relevé à l’administration fiscale, celle-ci peut infliger une amende de 5 % des sommes omises. Enfin, tout cadeau doit être offert dans l’intérêt de l’exploitation et son montant ne doit pas être excessif.

Les dépenses de mécénat (compte 6238)

Les dépenses de mécénat sont principalement constituées par les dons effectués au profit de certains organismes (on pourra notamment citer les fondations, associations reconnues d’utilité publique). Ces dépenses peuvent être enregistrées en compte 6238 ou en compte 6713 « dons, libéralités » selon leur caractère récurrent ou non et leur lien avec l’exploitation.

Remarque : fiscalement, ces dépenses ne sont pas déductibles mais elles ouvrent droit, sous conditions, à une réduction d’impôt de 60 % du montant des versements effectués, dans la limite de 5 pour mille du chiffre d’affaires de l’entreprise. Cette réduction d’impôt s’impute sur l’impôt sur les bénéfices dû.

Sont également enregistrés dans ce compte les pourboires versés à une entreprise (exerçant généralement son activité dans les domaines de l’hôtellerie, la restauration…) et rémunérant la qualité d’un service rendu.

Les frais de transports (compte 624)

Les frais de transports sur achats sont comptabilisés en 6241 (le compte 6242 est utilisé pour le transport sur ventes, même s’il donne lieu à une refacturation au client final).

Les frais de transports d’immobilisations doivent, dans la plupart des cas, être incorporés au coût d’acquisition des immobilisations concernées.

Les frais de déplacements, de missions et de réceptions (compte 625)

Les frais de transport du personnel doivent être comptabilisés en 6251 « voyages et déplacements », lorsque le déplacement ne comporte pas d’autres frais. C’est notamment le cas des frais de stationnement, de péages, de train, d’avion etc. Lorsque les frais de déplacements comportent d’autres frais (nourriture, logement), ils doivent être enregistrés dans le compte 6256 « missions ».

Lorsque l’entreprise déménage, les frais liés au transport des actifs (stocks, immobilisations) doivent être enregistrés en compte 6255 « frais de déménagement ».

Enfin, la comptabilisation des notes de restaurant peut effectuée dans le compte 6257 « Réceptions » lorsque des clients sont invités à un repas d’affaires (ou le compte 6256 « Missions » lorsque ces frais sont engagés par les salariés au cours de leurs missions professionnelles).

Les notes de frais sont, en général, comptabilisées dans ce compte.

Remarque : lorsque les frais de voyages et déplacements excèdent 15 000 euros (et lorsque les rémunérations des personnes les mieux rémunérées dans l’entreprise excèdent certains seuils), l’entreprise doit souscrire une déclaration n° 2067 « relevé de frais généraux ». Cette obligation vaut également si le poste de frais de réception excède 6 100 euros. Une amende de 5 % est également encourue, en l’absence de production de cet état.

Les frais postaux et frais de télécommunication (compte 626)

Ce compte regroupe l’ensemble des dépenses suivantes : les timbres-poste et Lettres Recommandées avec Avis de Réception, les frais de téléphone, de fax, les coûts de connexion à Internet etc. Pour plus d’informations : la comptabilisation des frais postaux et de télécommunication.

Les coûts liés à l’acquisition ou à la location d’un smartphone ou d’une tablette sont comptabilisés séparément. Pour plus d’informations : la comptabilisation des smartphones et des tablettes.

Les services bancaires et assimilés (compte 627)

Doivent être enregistrées en compte 627 les frais bancaires suivants :

• Les droits de garde de titres (compte 6271 « frais sur titres »)
• Les commissions sur émissions d’emprunt (compte 6272 « commissions et frais sur emprunt)
• Les frais sur effet (compte 6275) tels que virements, lettre de change relevé (LCR)…
• Les frais liés aux locations de coffres (compte 6276)
• Les autres commissions sur prestations de services (compte 6278)

Remarque : certains frais, pourtant prélevés par la banque, doivent figurer en compte 661 « charges d’intérêts » car ils rémunèrent de l’argent mis à disposition par la banque (ils présentent donc un caractère financier, et non un caractère lié à l’exploitation). En général, la pratique veut que les frais bancaires assujettis à la TVA soient enregistrés en compte 627 (et ceux non assujettis en 661). C’est notamment le cas des intérêts débiteurs et AGIOS bancaires.

Les frais « divers » (compte 628)

Doivent être comptabilisées en 6281 les cotisations professionnelles (dont le caractère peut être rendu obligatoire par le secteur d’activité dans lequel est positionnée une entreprise) et les cotisations à un centre de gestion. Les frais de recrutement du personnel peuvent être portés au débit du compte 6284.

Doivent également être comptabilisées dans une subdivision du compte 628 :

• • Certains frais de télésurveillance, de sécurité ou de gardiennage,

• Les facturations de prestations de management (ou management fees).

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.