La comptabilisation des notes de frais
Toute entreprise peut être amenée à rembourser à ses salariés des frais qu’ils ont supportés dans le cadre de leur fonction ou de leur emploi. Le remboursement est conditionné par la production d’une note de frais. Elle fait l’objet d’un traitement spécifique en comptabilité.
Cet article de Compta-facile aborde donc la comptabilisation des notes de frais.
Les remboursements de frais de déplacements, de missions, de réception et de cadeaux
Les comptes à utiliser afin d’enregistrer des notes de frais de salariés comprenant des frais de déplacements, de missions, de réception, de cadeaux (etc.) sont les comptes de la classe 6 selon la nature de la dépense ; citons par exemple :
- Le compte 6251 « Voyages et déplacements » doit être utilisé pour les frais de transport du personnel (train, péage, avion) ;
- Le compte 6256 « Missions » doit être mouvementé lorsque les déplacements du salarié contiennent d’autres frais (nourriture, logement) ;
- Le compte 6257 « Réceptions » peut être utilisé lorsque le salarié a, par exemple, invité des clients de l’entreprise au restaurant ;
- Le compte 6234 « Cadeaux » comprend tous les articles remis à titre gracieux à des tiers.
L’entreprise est autorisée à utiliser ces comptes, peu importe que le remboursement soit basé sur le montant des dépenses réellement supportées par le salarié (refacturation « au franc le franc ») ou en application d’un barème forfaitaire (indemnités kilométriques par exemple).
Lorsqu’une partie de l’indemnisation ou du remboursement est soumise à cotisations sociales (tel est le cas, par exemple, des frais de défraiements), il est possible d’utiliser un compte 6414 « indemnités et avantages divers » pour la fraction soumises à cotisations sociales. La partie exonérée peut rester dans les comptes de charges par nature.
L’équipe des rédacteurs de Compta-facile a abordé en profondeur les comptes de charges par nature ; pour obtenir des précisions supplémentaires à ce sujet, vous pouvez consulter nos deux articles :
En général, les remboursements de frais sont mentionnés sur les bulletins de paie des salariés concernés (ils figurent en bas du bulletin en « net » s’ils ne sont pas soumis à cotisations sociales ou, au contraire, en haut du bulletin en « brut » s’ils sont assujettis aux cotisations sociales). La contrepartie du débit d’un compte de la classe 6 est donc, dans ce cas, un compte 421 « Personnel – rémunérations dues ». L’entreprise va donc régler à son salarié le montant de son salaire net augmenté des remboursements de frais auxquels il peut prétendre.
Remarque : lorsque l’entreprise est tenue de souscrire le relevé des frais généraux (n° 2067), elle doit y mentionner l’ensemble des remboursements de frais accordés aux dirigeants/salariés les mieux rémunérés.
Les remboursements de frais de transport domicile-travail
L’employeur doit prendre en charge une fraction des frais de transports (titres d’abonnement) exposés par le salarié pour ses déplacements entre son domicile et son lieu de travail. La prise en charge s’élève à 50 % du prix du titre d’abonnement (basée sur les tarifs de la 2ème classe). Ces remboursements doivent être mentionnés sur les bulletins de paies des salariés.
En comptabilité, les remboursements de frais de transport domicile-travail doivent être comptabilisés au débit du compte 647 « Autres charges sociales ».
Information utile : Le Coin des Entrepreneurs aborde dans un article les règles liées aux notes de frais : la gestion des notes de frais.
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6 commentaires
Amelie Garnier
Bonjour
Je suis président en fondateur d'une SAS. Pour les besoins de mon activité j'ai un abonnement mensuel sncf entre Paris et ma ville de résidence. Je ne me verse pas de salaire pour cette première année d'exploitation. Comment puis-je déduire ces frais d'un point de vue fiscal ? Je souhaiterais les faire passer en charges de manière à diminuer mon bénéfice imposable. Cela est-il possible ? Si oui quelle écriture comptable dois-je passer ?
Merci pour votre aide.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Quels sont les motifs précis de ces déplacements Paris-province ? S'ils sont justifiés par des déplacements en clientèle, vous pouvez les faire supporter par la société. S'il s'agit de vos déplacements domicile-travail, ces derniers ne sont pas déductibles du bénéfice imposable de votre société étant donné qu'ils ne sont pas exposés dans l'intérêt de la société mais uniquement dans l'intérêt de son dirigeant personne physique.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Romain D
Bonjour,
Merci pour votre site qui regorge d'excellents articles pour appréhender la compta.
Concernant les notes de frais, je me posais des questions : je suis en EIRL à l'IS et j'ai avancé des frais de mission (déplacement à l'étranger, frais d'hébergement, repas...) ainsi que des frais de création (antérieurement à la création de l'entreprise) pour le compte de l'EIRL. Je comptais me les faire rembourser :
- peut-on utiliser un compte courant (455xx) dans le cadre d'une EIRL à l'IS. Si ce n'est pas le cas, quel genre de compte utilisé lorsque je vais des avances professionnelles de ce type ?
- Si oui, puis-je décider de rémunérer ce compte courant (dans le cadre de la loi) et si oui, quel code comptable utiliser ?
Merci à vous !
Romain
Thibaut Clermont
Bonjour,
Tout d'abord, merci pour vos encouragements. Pour répondre à vos questions point par point :
1- vous pouvez (et devez) utiliser le compte 455 "Associés - Comptes courants" car le droit comptable assimile l'EIRL à une société hormis pour le patrimoine affecté dont la contrepartie est représentée par le compte 108. Pour plus d'informations : la comptabilité d'une EIRL.
2- concernant la faculté de rémunérer ce compte courant, je n'en ai aucune idée (à priori, je pense que non mais cela n'engage que moi). Je vous avoue ne jamais l'avoir pratiqué dans mes dossiers. Je vous invite à faire part de cette question à votre expert-comptable.
Excellente fin de journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Druard
Bonjour,
Je suis président de ma SASU, j'ai un téléphone personnel que j'utilise uniquement pour le travail.
Je paie mon forfait sur mon compte perso. Comment me faire rembourser et quelles écritures dois-je passer en comptabilité ?
Par ailleurs, si mon téléphone tombe en panne et que je dois le changer, puis-je le changer au frais de la société ?
Merci d'avance de votre retour.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Vous pouvez effectivement comptabiliser vos factures de téléphone en note de frais (uniquement si ces frais sont justifiés et exposés dans l'intérêt de votre SASU) :
- débit du compte 626 "Frais postaux et de télécommunication",
- débit du compte 445661 "TVA déductible sur autres biens et services",
- crédit du compte 4551 "Associés - comptes courants".
Puis vous vous rembourserez depuis le compte bancaire professionnel de la société :
- débit du compte 4551 "Associés - comptes courants",
- crédit du compte 512 "Banque".
Enfin, si votre téléphone tombe en panne, vous pourrez, bien évidemment, faire supporter le nouvel achat par votre société, s'il n'est utilisé que pour vos besoins professionnels.
Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Simon
Bonjour,
Je suis président d'une SAS. En déplacement à l'étranger pour une mission professionnelle, j'ai été hébergé gracieusement. En remerciement j'ai fait un cadeau à mon hôte.
Comment puis-je comptabiliser cette dépense ?
Compte 6256 ou 6234 ?
En vous remerciant pour vos précieux conseils.
Bien cordialement,
Simon V.
Thibaut Clermont
Bonjour,
A mon sens, vous pouvez enregistrer cette opération dans le compte 6256 "Missions" si le déplacement concernait effectivement une mission professionnelle. En revanche, je vous conseille de ne pas déduire la TVA sur ce cadeau étant donné qu'il rémunère un service ne permettant normalement pas de déduire la TVA.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
sam
Bonjour,
Je suis jeune créateur de SASU, président sans rémunération, je souhaite faire ma propre comptabilité. Je me demande si pour faciliter ma gestion des comptes (notamment à sa création avant l'ouverture définitive du compte de la société) je peux payer directement mes fournisseurs (immobilisation, équipement divers, fournitures ou encore biens destinés à la revente) avec mon compte personnel et me faire rembourser ensuite par l'entreprise dès qu'elle aura les liquidités ? Ou suis-je obligé de réaliser des mouvements de banque pour qu'ensuite la société paye avec son compte ?
Merci d'avance pour votre aide
Thibaut Clermont
Bonjour,
Vous pouvez effectivement avancer ces sommes à titre personnel pour le compte de votre société. Ce paiement sera assimilé à un apport qui doit figurer au crédit de votre compte courant d'associé (sous réserve que les conditions pour bénéficier de l'ouverture d'un compte courant d'associé soient satisfaites).
Dans votre cas, il pourra également s'agir des dépenses engagées pour le compte de la société en formation. Celles-ci doivent être annexées aux statuts et vous seront remboursées.
Bonne fin de journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Caroline
Bonjour,
Un billet d'avion acheté en N pour un voyage en N+1, doit il être comptabilisé en N ou en N+1 ?
Merci d’avance pour votre aide
Thibaut Clermont
Bonjour,
Le billet doit être comptabilisé à la date de facture. Puis, s'il concerne un voyage dont la date est postérieure à l'exercice comptable, la charge doit être neutralisée. Pour cela, vous devrez enregistrer une charge constaté d'avance (CCA).
Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Ichiaka
Bonjour,
J'aimerais juste ajouter à votre réponse qu'au début de l'exercice N+1, cette écriture de neutralisation en N de la charge se rapportant à l'exercice N+1 (CCA) doit faire l'objet d'une extourne qui n'est autre que son "annulation" par l'écriture inverse.
Merci pour votre site