Comment mettre en place sa comptabilité ?

Doivent mettre en place leur comptabilité les entreprises qui choisissent de ne pas l’externaliser en totalité auprès d’un Expert-Comptable. Compta-Facile propose une fiche sur les étapes clés de la mise en place d’une comptabilité :

• Choisir un logiciel de comptabilité
• Saisir les opérations courantes
• Réviser les comptes et préparer le bilan annuel
• Gérer le passage d’un exercice comptable à l’autre

Étapes de la mise en place d’une comptabilité

La mise en place d’une comptabilité se traduit par différentes tâches :

• Le choix, l’installation et le paramétrage de la solution comptable,
• La saisie comptable des opérations courantes de l’exercice,
• La révision des comptes et l’établissement des comptes annuels à la clôture de l’exercice,
• Et la clôture de l’exercice comptable et l’ouverture de l’exercice suivant (notamment la reprise des à-nouveaux).

Chacune de ces étapes va être décrite dans les paragraphes qui suivent.

Étape 1 de la mise en place d’une comptabilité : le choix et le paramétrage de la solution comptable

La première étape de la mise en place de la comptabilité est le choix de la solution comptable utilisée par l’entreprise : logiciel de comptabilité installé sur un ordinateur en monoposte ? Sur un réseau ? Solution comptable complète hébergée à distance (logiciel de comptabilité en ligne, cloud computing) ? Cette étape nécessite d’avoir préalablement défini les besoins en termes de fonctionnalités ainsi que les ressources dédiées à la solution comptable (moyens financiers, moyens humains, etc.). Nos équipes ont rédigé des articles complets pour vous aider dans cette prise de décision : comment choisir son logiciel de comptabilité, faire sa comptabilité en ligne.

Ensuite, lorsqu’elle est installée, il convient de la paramétrer. Cette étape passe par :

• L’adoption d’un plan de comptes 

Le plan de comptes doit être adapté au fonctionnement de l’entreprise. Il doit être cohérent avec celui du Plan Comptable Général (PCG) et suffisamment détailler pour permettre l’enregistrement des opérations conformément aux normes comptables en vigueur. Il peut (et, bien souvent, doit) être personnalisé. Le niveau de détail des comptes dépend de la taille de l’entreprise mais le PCG a prévu trois système de présentation des comptes : le système abrégé, le système de base ou le système développé

• L’ouverture et le paramétrage des journaux auxiliaires

En théorie, les entreprises pourraient enregistrer toutes leurs écritures comptables dans un journal unique. En pratique, cette méthode est totalement déconseillée car elle multiplie le risque de commission d’erreurs (sauf pour les petites entreprises). Seront donc créés des journaux auxiliaires selon la nature des opérations qui y figureront : journal de ventes, journal d’achats, journal de banque, journal des opérations diverses, journal des salaires, etc.

• La création et le paramétrage des comptes auxiliaires clients et fournisseurs

Le conseil est identiques à celui formulé pour les journaux : les clients et les fournisseurs pourraient être regroupés dans les comptes généraux classiques (respectivement les comptes 411 et 401) mais il est conseillé de créer des subdivisions appelées « comptes auxiliaires » afin d’assurer un suivi rigoureux des transactions effectuées avec chaque tiers concerné. Le lettrage doit y être autorisé.

Étape 2 de la mise en place d’une comptabilité : la saisie des opérations courantes de l’exercice

Au fur et à mesure de l’évolution de son activité, l’entreprise va émettre et recevoir des documents qu’il conviendra de traduire dans la comptabilité de l’entreprise : ces travaux sont appelés la saisie comptable de pièces justificatives. A titre d’exemple, devront notamment être comptabilisés : les factures ainsi que les avoirs clients et fournisseurs, les relevés bancaires, les paies et charges sociales, les déclarations de TVA, etc.

Chaque opération devra être comptabilisée dans le journal qui lui correspond : les factures d’achats dans le journal d’achats, les relevés bancaires dans le journal de banque. Certaines entreprises pourront toutefois opter pour une comptabilité de trésorerie, ce qui allège de manière non négligeable les travaux de saisie. Pour optimiser au mieux le processus, il sera même possible, dans certains cas, d’opter pour la récupération automatique des relevés bancaires.

L’étape de saisie comptable nécessite une bonne organisation administrative : numérotation et classement rigoureux des pièces comptables , conservation pendant un délai suffisamment long, etc.

Étape 3 de la mise en place d’une comptabilité : les travaux de révision et d’établissement des comptes annuels

Les travaux de révision comptable peuvent être effectués, pour partie pendant l’exercice comptable. Il s’agira notamment de lettrer les comptes clients et fournisseurs, de vérifier les soldes des comptes de bilan et des comptes de gestion (afin d’identifier les éventuelles erreurs d’imputation comptable). Parfois, des situations comptables intermédiaires pourront être réalisées.

Avant de clôturer ses comptes, l’entreprise doit établir des comptes annuels composés généralement d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe.  Pour se faire, elle doit effectuer des travaux de révision appelés travaux d’inventaire en comptabilité :

• Réalisation d’un inventaire physique des stocks et des immobilisations (comptabilisation des amortissements) ;
• Ajustement de certains postes du bilan et du compte de résultat (charges constatées d’avance, produits constatés d’avance, factures non parvenue, factures à établir, estimation des provisions, etc.) ;
• Calcul et comptabilisation de différents impôts (impôt sur les sociétés, contribution sur la valeur ajoutée des entreprises).

Étape 4 de la mise en place d’une comptabilité : la clôture de l’exercice et l’ouverture de l’exercice suivant

Une fois que les documents de synthèse définitifs ont été générés, l’entreprise doit générer certaines éditions (appelées éditions définitives en comptabilité). Il s’agit principalement d’éditer les livres comptables obligatoires.

Elle va ensuite procéder à la clôture de l’exercice, à l’ouverture du nouvel exercice comptable et à la reprise des à-nouveaux. Certaines opérations d’inventaire devront être extournées (c’est-à-dire faire l’objet d’une contre-passation). Les travaux de saisie comptable visés à l’étape 2 vont pouvoir démarrer une nouvelle fois…

Conclusion : le processus de mise en place d’une comptabilité nécessite une attention particulière ainsi qu’un minimum de connaissances. Correctement déployé, il permettra de ne pas se perdre dans la comptabilité de son entreprise.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.