Comptabilité d’un bar, tabac, dépôt de presse : obligations et spécificités comptables

Les débits de tabac exerçant également des activités complémentaires (bar, dépôt de presse) se trouvent dans l’obligation de tenir une comptabilité. Considérés comme des commerçants lorsque les activités autre que celles consistant à revendre du tabac sont prépondérantes, ils doivent respecter des obligations comptables particulières. Compta-Facile recense toutes les obligations comptables des entreprises exerçant une activité de bar, tabac et presse ainsi que les spécificités de leur comptabilité (principales écritures comptables).

Obligations comptables des débits de tabac, bars et dépôts de presse

Toute entreprise de débit tabac, bar et dépôt de presse exerce généralement une activité commerciale. Elle doit donc appliquer les obligations comptables prévues pour les commerçants. Elles sont plus ou moins étendues selon la forme juridique choisie (entreprise individuelle ou société en nom collectif). Par ailleurs, de nombreuses mesures de simplifications comptables ont été instituées afin d’alléger la comptabilité des plus petites structures.

En premier lieu, il convient de préciser qu’il revient au gérant ou au chef d’entreprise d’établir les comptes annuels (il pourra toutefois se faire aider par un expert-comptable). Lorsque la complexité de l’organisation comptable le justifie, il doit rédiger un manuel qui la décrit. Enfin, deux livres comptables doivent être obligatoirement tenus (sauf pour les micro-entreprises) : le livre-journal et le grand-livre.

Obligations comptables des sociétés de débit de tabac, bar et dépôt de presse

Lorsqu’elle est exercée par une société, il est important de souligner qu’une activité de débit de tabac ne peut être exercée qu’au sein d’une société en nom collectif (SNC). Les associés doivent être des personnes physiques et le gérant doit détenir la majorité des parts sociales. Les obligations de base en matière de comptabilité sont les suivantes :

• Obligation d’enregistrer de manière chronologique tous les mouvements qui touchent au patrimoine de la société,
• Obligation d’émettre, sous certaines conditions, des factures,
• Obligation d’effectuer un inventaire complet au moins une fois par exercice.

Une SNC de tabac-bar-presse peut être soumise :

• A l’impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) ou des bénéfices industriels et commerciaux (BIC),
• Ou à l’impôt sur les sociétés dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC).

En théorie, les bénéfices issus de l’activité de débit de tabac sont classés dans la catégorie des BNC et ceux provenant des autres activités (bar, presse, jeux) relèvent de la catégorie des BIC. Toutefois, lorsque les autres activités sont prépondérantes, celle relative au débit de tabac est considérée comme le prolongement des activités commerciales. L’ensemble est alors taxé selon les règles applicables aux BIC. Si, à l’inverse, l’activité de débit de tabac est prépondérante, l’entreprise doit tenir deux comptabilités : l’une qui applique les règles des BNC aux résultats générés par la vente de tabac, l’autre qui applique les règles des BIC aux résultats des autres activités. Une option pour l’imposition au régime des BNC est toutefois possible pour l’ensemble des revenus, sous certaines conditions.

Pour connaître précisément les règles applicables à chaque régime :

• La comptabilité d’un titulaire de bénéfices industriels et commerciaux (BIC),
• La comptabilité d’un titulaire de bénéfices non commerciaux (BNC).

Voici les règles comptables applicables en fonction du régime dont relève l’entreprise :

• BNC : tenue d’une comptabilité de trésorerie, constatation uniquement des amortissements à la clôture de l’exercice et comptabilisation de la TVA,
• BIC : tenue d’une comptabilité commerciale complète de type « créances et dettes » en partie double, enregistrement d’écritures de régularisation à la clôture.

Les SNC de débit de tabac relevant des BIC et plus particulièrement du régime simplifié d’imposition (RSI) peuvent tenir une comptabilité super-simplifiée. Elles sont autorisées à tenir une comptabilité de trésorerie tout au long de l’exercice et à ne constater les créances et les dettes qu’à la clôture de l’exercice comptable. Pour en bénéficier, leur chiffre d’affaires ne doit pas excéder 247 000 euros (pour les prestations de services) ou 818 000 euros (pour les activités d’achat-revente). Par ailleurs, elles ne doivent pas avoir opté pour le régime du réel normal (RN).

Enfin, elles doivent, à l’issue de leurs travaux de clôture, établir des comptes annuels composés :

• D’un bilan : tableau reflétant au mieux l’étendue et la nature de leur patrimoine ;
• D’un compte de résultat : tableau permettant d’identifier la richesse créée ou détruite au cours d’un exercice comptable ;
• D’une annexe : note donnant des informations complémentaires ne figurant pas dans le bilan ou le compte de résultat.

Chaque état peut être présenté de différentes façons. Une fois encore, de nombreux allègements sont prévus :

• Pour les micro-entreprises (entreprises qui ne dépassent pas deux des trois seuils : total bilan = 350 000 €, chiffre d’affaires = 700 000 €, salariés = 10) : dispense d’annexe et présentation d’un bilan et d’un compte de résultat sous la forme abrégée ;
• Pour les petites entreprises (entreprises qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : total bilan = 6 000 000 €, chiffre d’affaires = 12 000 000 €, salariés = 50) : présentation d’une annexe abrégée (RSI) ou d’une annexe simplifiée (RN) et présentation d’un bilan et d’un compte de résultat sous la forme abrégée ;
• Pour les moyennes entreprises (entreprises qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : total bilan = 20 000 000 €, chiffre d’affaires = 40 000 000 €, salariés = 250) : présentation d’un compte de résultat sous la forme abrégée.

Les grandes entreprises doivent présenter tous les états selon le modèle dit « de base ».

Obligations comptables des entreprises individuelles de débit de tabac, bar et dépôt de presse

Une activité de débitant de tabac peut également être exercée au sein d’une entreprise individuelle. Les règles comptables sont, dans ce cas, moins contraignantes (et presque inexistantes pour les micro-entreprises au sens fiscal).

Une micro-entreprise de débit de tabac est une entreprise dont le chiffre d’affaires n’excède pas 72 600 euros (prestations de services) ou 176 200 euros (achat-revente). Il convient de préciser que le montant à retenir n’est pas le montant global des recettes mais uniquement celui des remises brutes perçues par le débitant. Une micro-entreprise est dispensée de tenir une comptabilité et d’établir des comptes annuels. Différents registres doivent toutefois être tenus.

A défaut de relever du régime du micro, une entreprise de bar-tabac-presse pourra relever (si ses bénéfices sont classés dans les BIC) :

• Du régime simplifié d’imposition : elle peut tenir une comptabilité super-simplifiée et bénéficier d’allègements comptables beaucoup plus importants que ceux accordés à la SNC (évaluation simplifiée des stocks et en-cours, centralisation trimestrielle des écritures comptables, déduction des frais de carburant selon un barème forfaitaire) ;
• Du régime du réel normal : elle devra alors appliquer les mêmes règles que celles prévues pour la SNC (comptabilité en partie double sans aucun allègement).

En matière de présentation des comptes annuels, les obligations comptables sont également moins importantes que pour la SNC :

• Dispense de comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) si l’entreprise ne dépasse pas deux des trois seuils : total bilan = 350 000 €, chiffre d’affaires = 700 000 €, salariés = 10 ;
• Dispense d’annexe dans tous les cas sauf si l’entreprise relève du régime réel normal et que deux des trois seuils sont dépassés : total bilan = 350 000 €, total chiffre d’affaires = 700 000 €, salariés = 10).

L’entreprise individuelle qui ne peut bénéficier de ces allègements est autorisée à présenter un bilan abrégé si elle ne dépasse pas deux des trois seuils suivants : total bilan = 6 000 000€, chiffre d’affaires = 12 000 000 €, salariés = 50. Les seuils sont respectivement rehaussés à 20 000 000 €, 40 000 000 € et 250 salariés pour le compte de résultat abrégé. Pour les plus grandes, des états « de base » doivent être présentés.

Le débitant de tabac (l’exploitant ou la SNC si elle est soumise à l’impôt sur le revenu) a intérêt à adhérer à un centre de gestion agréé (CGA) afin de ne pas subir une majoration de son bénéfice imposable de 15% (base 2021 – cette majoration va être progressivement réduite, pour disparaître complètement à compter de 2023. Voir ici le calendrier de la réforme).

Tenir la comptabilité d’un débit de tabac, dépôt de presse et bar

La tenue de la comptabilité d’une entreprise de débit de tabac, bar et dépôt de presse est, dans la plupart des cas, une tâche très fastidieuse. Elle nécessite, en effet, une certaine expérience dans ce domaine tant les spécificités comptables de ce secteur d’activité sont nombreuses.

Cela étant, le chef d’entreprise ou le gérant de SNC peut choisir d’effectuer lui-même cette tâche. Il devra alors choisir un logiciel de comptabilité, saisir les opérations courantes tout au long de l’exercice comptable puis saisir les opérations d’inventaire lors de la clôture des comptes. Des comptes annuels devront être établis par ses soins. Il est nécessaire, dans ce cas, de s’assurer que les fonctionnalités du logiciel de comptabilité répondent bien aux besoins de l’entreprise (notamment en matière de génération de comptes annuels) et de se renseigner afin de savoir s’il peut être couplé à d’autres modules (gestion de la caisse par exemple).

Il peut également choisir de faire appel à un expert-comptable. Ce professionnel est également apte à l’assister dans toutes ses tâches administratives, sociales, juridiques et fiscales dans la mesure où il exerce une mission principale revêtant une nature comptable. Cette délégation de comptabilité est encadrée et elle occasionne la rédaction d’un document écrit et signé des parties appelé une lettre de mission. L’étendue de la mission de l’expert-comptable y est notamment consigné, tout comme le montant de ses honoraires où encore les règles à respecter pour résilier la mission du professionnel.

Par ailleurs, quelle que soit l’organisation comptable choisie, le recours à une caisse enregistreuse ou à un logiciel de caisse est indispensable. Pour plus d’informations à ce sujet : choisir son logiciel de caisse ~ logiciels de caisse non permissifs.

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Spécificités comptables des débits de tabac, dépôts de presse et bars

Comptabilisation des opérations liées à l’activité de débit de tabac

Les débitants de tabac n’agissent pas pour leur propre compte. Ils ont la qualité de préposés en ce qui concerne les achats et les ventes de tabac. Lors des achats de tabac, ils bénéficient d’une remise sur ventes calculée de façon provisoire et d’avance. Une redevance est ensuite déduite de cette remise. En pratique :

• On débite :
  • Le compte 651 « Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires »,
  • Le compte 4676 « Achats pour le compte du monopole » pour le montant brut des achats,
• Et on crédite :
  • Le compte 706 « Prestations de services » si l’activité de vente de tabac est prépondérante ou le compte 708 « Produits des activités annexes » dans le cas contraire,
  • Et le compte 401 « Fournisseurs » pour la somme nette à verser au fournisseur.

Lorsque le fournisseur est payé :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Ensuite, lors de la vente de tabac :

• On débite une subdivision du compte 511 « Valeurs à l’encaissement » (espèces, chèques ou cartes bleues),
• Et on crédite le compte 4677 « Recettes pour le compte du monopole ».

Lorsque la créance est encaissée :

• On débite le compte 512 « Banque »,
• Et on crédite le compte 511 « Valeurs à l’encaissement ».

Enfin, à la clôture de l’exercice, les remises sur ventes doivent faire l’objet d’une régularisation puisqu’elles sont attribuées d’avance sur la totalité du tabac acheté tandis qu’une certaine quantité figure en stocks à la clôture (un inventaire devra spécialement être effectué à cet effet). Il convient donc de neutraliser celle-ci en comptabilisant un produit constaté d’avance :

• On débite le compte 706 « Prestations de services » ou le compte 708 « Produits des activités annexes »,
• Et on crédite le compte 487 « Produits constatés d’avance ».

Remarque : la commission perçue par le débitant de tabac au titre des charges d’emploi (timbres fiscaux, vignettes, etc.) est comptabilisée de la même façon. Pour les jeux à gratter et le loto, le recours aux comptes 467 est également préconisé.

Comptabilisation des opérations liées à l’activité de dépôt de presse

S’agissant de la presse, un dédoublement du compte 467 est conseillé pour  gérer les invendus et la presse différée. Un relevé de presse est généralement comptabilisé de la façon suivante :

• On débite :
  • Le compte 4672 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » pour le montant des journaux et de la presse fournis,
  • Le compte 4675 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » pour le montant des invendus en matière de presse différée,
  • Le compte 706 « Prestations de services » ou le compte 708 « Produits des activités annexes » pour le montant de la commission à reverser sur la presse invendue différée,
• Et on crédite :
  • Le compte 706 « Prestations de services » ou le compte 708 « Produits des activités annexes » pour le montant de la commission,
  • Le compte 4672 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » pour le montant des invendus,
  • Le compte 4675 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » pour le montant des journaux et de la presse différés fournis,
  • Le compte 401 « Fournisseurs » pour le solde due.

Comptabilisation des opérations liées à l’activité de bar

Afin de ne pas risquer une taxation de l’ensemble de ses ventes au taux normal de TVA, et, si le bar ne propose pas que des boissons alcooliques mais également des boissons non alcooliques, l’entreprise a tout intérêt à distinguer ses achats et ses ventes en fonction du taux de TVA applicable. Cela permettra notamment de sécuriser une éventuelle vérification de comptabilité (contrôle fiscal), de mettre facilement en évidence les marges dégagées pour chaque catégorie de vente (sous réserve que les variations de stocks soient également comptabilisées de la même façon, c’est-à-dire en distinguant les stocks selon le taux de TVA qui leur sont applicables) et de procéder à un cadrage de la TVA déductible (en multipliant le solde du compte de charges par le taux de TVA applicable et en rapprochant le résultat obtenu de la somme figurant dans le compte de TVA déductible). En effet :

• L’eau et les boissons non alcooliques sont passibles du taux réduit de 5,5 % ;
• Les boissons alcooliques sont soumises au taux normal de 20%.

Pour les achats, il est possible d’utiliser des subdivisions du compte 607 « Achats de marchandises » et, par exemple, le compte 6071 pour les achats taxés au taux réduit et le compte 6072 pour les achats taxés au taux normal. Le même raisonnement s’applique pour les ventes et l’utilisation du compte 707 « Ventes de marchandises ».

L’activité de bar donne parfois lieu à l’encaissement de pourboires. Ces derniers font l’objet d’une comptabilisation particulière qui est détaillée ici : la comptabilisation des pourboires reçus.

Comptabilisation des principales dépenses d’un débit de tabac, bar ou dépôt de presse

Voici quelques schémas d’écritures comptables s’agissant des principaux postes de dépenses d’un débitant de tabac :

• Achat d’une licence (licence IV ou autre)
  • On débite le comptes 205 « Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires »
  • Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations »

• Achat d’un droit au bail
  • On débite le comptes 206 « Droit au bail »
  • Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations »

• Achat d’aménagements immobiliers
  • On débite les comptes 2181 « Installations générales, agencements, aménagements divers » et 44562 « TVA déductible sur immobilisations »
  • Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations »

• Achat d’un véhicule automobile
  • On débite les comptes 2182 « Matériel de transport » et 44562 « TVA déductible sur immobilisations »
  • Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations »

• Achat d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone
  • On débite les comptes 2183 « Matériel de bureau et matériel informatique » et 44562 « TVA déductible sur immobilisations »
  • Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations »

• Achat de mobilier (tables, chaises, etc.)
  • On débite les comptes 2184 « Mobilier » et 44562 « TVA déductible sur immobilisations »
  • Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations »

• Location de matériels (terminal de paiement électronique, véhicule, ordinateur ou autre)
  • On débite les comptes 6135 « Locations mobilières » (pour le crédit-bail, c’est le compte 6122 « Redevances de crédit-bail mobilier » qui doit être utilisé) et 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »
  • Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs »

• Location immobilière
  • On débite les comptes 6132 « Locations immobilières » et 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »
  • Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs »

• Autres dépenses courantes
  • On débite le compte 6061 « Fournitures non stockables (eau, énergie…) » pour les dépenses de carburant, et d’électricité, d’eau et de gaz lorsque l’entreprise est propriétaire de ses locaux (si elle en est locataire, elle devra utiliser le compte 614 « Charges locatives et de copropriété » à la place) ;
  • On débite le compte 6152 « Entretien sur biens immobiliers » pour tous les frais affectant l’immeuble d’exploitation (s’ils ne constituent pas des immobilisations) ;
  • On débite le compte 6064 « Fournitures administratives » pour les dépenses de fournitures de bureau et administratives ;
  • On débite le compte 6226 « Honoraires » pour les honoraires de l’expert-comptable ;
  • On débite le compte 626 « Frais postaux et de télécommunication » pour les frais de timbres et les dépenses d’abonnement téléphonique/Internet.

Remarque : les acquisitions de biens qui font l’objet d’une immobilisation (c’est-à-dire d’un enregistrement dans un compte de la classe 2 « immobilisations ») peuvent, sous certaines conditions, être comptabilisées directement en charges. Plus d’informations : la comptabilisation des biens de faible valeur.

Conclusion : la nature et l’étendue des obligations comptables d’un débit de tabac, dépôt de presse et bar dépendent de la forme de l’entreprise et de son régime fiscal. D’autre part, sur le plan des enregistrements comptables, il existe de nombreuses particularités pour cette activité.

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Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.